ご利用の当日には
利用の有無の確認
訪問系の事業所であればサービス提供のため、通所系の事業所であれば送迎のため、利用者さんのお宅に訪問した時点で、当日の利用の有無を確認します。
もしキャンセルの意思表示が利用者さんやご家族からあれば、ケアマネさんに報告し、キャンセルとして扱います。
明確なキャンセルの意思表示があればいいのですが、問題になるのが、呼び鈴を押しても誰も出ない、利用者さんの家に誰もいないという時です。たまたま、何かで外出して戻りが遅れたり、あるいは独居の場合にはトイレなどで出られないなどというケースもありますので、明確な意思表示がない場合にどの時点でキャンセルと見なすのか、事前に決めておいて、利用者さんとケアマネさん、そして訪問する職員さんに周知しておく必要があります。
明確な意思表示のないキャンセルの場合にも必ずケアマネさんに報告します。
利用中・利用が終わってからの確認
利用者さんの利用が終わったところで、利用の内容について確認し、記録をしておきます。
請求上確認が必要なのは提供時間が提供表の通りか、加算がとれるかどうか（提供票で加算がついている場合）、通所系の食事代など保険適用外となる実費の有無です。
確認・記録は訪問系の事業所の場合、確認は基本的に訪問した職員さんが行うこととなると思います。
通所系の事業所の場合には、事前に誰が確認・記録を行うかを決めておく必要があります。例えば実費になるオムツの使用については、倉庫から取り出した職員が記録する、入浴についてはバイタルチェックを行った看護師が記録するなど、事前に役割分担をしておかないと、後から漏れがないかを全職員に確認して回る必要が出てしまいます。
なお、もし利用時間が提供表と変わったり、提供票についた加算がなくなった場合にはケアマネさんに報告する必要があります。
- 提供票が届いた時点で利用予定表を登録していれば、予定を実績にワンクリックで変えるだけで実績登録は完了です。
時間や加算の変更、追加は実績に変えた時点で変更、登録してもらえれば当日のチェックは完了です。
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こんなことがあったら、ケアマネさんに報告
利用の当日に利用者さんやご家族から直接、翌日以降の予定などの変更を依頼されたときにはかならずケアマネさんに報告しましょう。
特に、利用の予定のなかった日・時間への利用希望の追加については、必ず報告と確認が必要です。介護保険の制度上、サービス事業所はケアマネさんの提供票の記載を超えるサービスを保険請求できません。利用者さんから利用日・時間の追加の希望を受けたら、必ずケアマネさんに報告して、提供票（必要な場合にはサービス計画書も）を直してもらいましょう。
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