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グローバルナビ

これだけ効率化できた!福祉施設のケア記録のシステム化!
お困りではありませんか?

介護日誌やケース記録など、同じ内容の「文章」を2~3重に
手書きしていませんか?

手書きのファイルを探しに、事務所やステーションを走り回っていませんか?
介護日誌、ケース記録、申し送り、ヒヤリハット報告書、事故報告書など書類作成のために多くの残業をしていませんか?
職員間の情報共有と、記録時間の大幅な短縮が実現できました!!

まずはケア記録システムをご導入のお客様のお喜びの声をご覧ください
埼玉県 社会福祉法人芳清会
特別養護老人ホーム八瀬の里
鈴木様

神奈川県 社会福祉法人セイワ
介護老人福祉施設鷲ヶ峯
副施設長  佐藤様

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「記録のIT化」資料無料ダウンロード

介護福祉業界は、まだまだ多くの部分が介護従事者のマンパワーに支えられています。特に、記録という事務作業は、まだまだ手近で簡単な手段である「紙」に頼っているのではないでしょうか。
目的が果たせるならば、その手段が紙でもコンピュータでも特にこだわる必要はないと思いますし、多くの方はそのように考えていらっしゃると思います。それでも、年々IT化推進の波は大きくなってきています。
今回、記録をIT化する必要があるか?という視点で、記録のIT化の意義、紙とシステムの違い、システム(ソフトウェア)の選び方、IT化の運用など、の資料をまとめましたのでご利用ください。

資料ダウンロード

「記録のIT化」資料は無料でダウンロードいただけます。オールカラー全23ページ、約1.1MB、PDFファイルです。

資料「記録のIT化」 資料「記録のIT化」 資料「記録のIT化」 資料「記録のIT化」


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他にもたくさんのお喜びの声を頂いています!
喜びの声 山川 智子様
ゆとりのあるサービスができるように
なりました!
広島県 社会福祉法人三原福祉会
 特別養護老人ホーム三原慶雲寮 介護係長 山川 智子様


ソフト導入前は、介護日誌・看護日誌・相談員日誌・その他申し送り事項やヒヤリハット報告書など、全ての書類を手書きで記入し、必要な事項については、その都度各担当者に確認して記入していた状態でした。 その為、全ての日誌、報告書を仕上げるのに膨大な手間と時間を必要としていました。 しかし、「ほのぼのSilver」導入と同時に社内LANを導入したことで書式の統一化が図れ、以前より圧倒的に短時間かつ一度に複数の情報が確認できることで、各日誌の確認などの業務効率化と時間短縮に繋がり「ゆとりのあるサービス」が提供できるようになりました。 また、統計機能を活用することで健康管理はもちろん、リスク管理等も容易になり再発防止に大変役立っています。



喜びの声 佐藤副施設長 様
記録した内容からいろんな情報を読み取り、分析し、次回のサービスへつなげる事ができるのでシステム化は成功です!
神奈川県 社会福祉法人セイワ
 介護老人福祉施設 鷲ヶ峯 佐藤様

  (現:同法人 介護老人福祉施設 みやうち 副施設長)


鷲ヶ峯では、現場職員がサービス実施終了後、ND社の「ケア記録支援システム」の統合メニューより、担当利用者分のみの実績登録を一括で記録します。その際、実施の有無「○/×」のみ記録しています。その後、フロア責任者が現場職員より報告を受けた内容を備考欄に登録します。現場職員が登録し各項目のサービス実施の有無とフロア責任者が登録した備考欄の情報を収集し、「フロア日誌」「ケース記録」の作成を行うという運用を行っています。

ケアの継続性が何よりも大切!
例えば、食事を食べた/入浴を行った/服薬した…という記録だけであれば、システムで登録しても手書きの記録と変わらない。 手書きから手間をかけてシステム化するメリットは、時系列で見たい情報だけを絞り込み、そこからいろいろな情報を読み取り、分析して次回の計画へ繋げていけることだと思います。 ケース記録で同じことばかり記載があるときは、サービスを提供しても効果が出ていないことになり、現在行っているケアを変えていく必要があるということをワーカー気づくことが大切です。 ところが手書きの場合は一人のワーカーが何人もの利用者の状況をあちこちに記録することで、一人の利用者の過去一週間の様子を時系列で見る余裕がありません。 手書きの場合は紙をめくって、過去の記録を見る以外の方法は無く、複数の利用者を担当し、複数の記録を行うワーカーにとって、利用者ごとの様子を時系列で把握することが難しい。 しかし、ほのぼのsilverでは、ケース記録を1画面内で時系列に見ることができるため、利用者の過去1週間の様子を一目で確認でき、更に一つ登録を行うことで、日誌やケース記録に情報が連動するため、手書きで行っていた二度手間・三度手間を省くことができます。 そのことで、手書きでは気付かなかった過去1週間の様子をもとに、サービス提供やケアプラン作成を行うことができ、適切なサービスを提供できるようになりました。その結果、ケアの継続ができるようになっています。

ここが気に入っています!
●利用者ごとにバイタルの上限・下限値や要観察項目、グループなどを設定できるところです。
さらに、その条件に合わせて絞込みが行え、絞り込んだ利用者に対しての支援記録一括登録、一覧参照ができるところは、無駄な作業を削減でき非常によい機能です。

●食事や服薬は食べた/飲んだ、が当たり前なので、総合情報メニューで利用者を一括で選択し、一気に全員登録できるのは非常に便利。
また、総合情報メニューで様々な条件による利用者の絞込みが行えるのも非常に良い!部屋ごとに登録する場合もあれば、グループで登録を行う場合もあるため、一方からの登録のみではなく、複数の方法から登録方法を選択できる、というのは非常にうれしい機能です。


喜びの声 匿名 施設長 様
導入して問題解決!
広島県 
 特別養護老人ホーム 施設長 匿名希望 様


職員間の信頼関係が下地にあり、その中で記録をどう生かしていくべきか?という命題を常々考えてきました。単に記録を残すだけであれば、紙でもパソコンでも、手段は何でも構わないと今でも思っています。 では、なぜパソコンを使用するのか?…。それは、紙で残しているうちは効率化が図れないということもありますが、何かの事例があった場合、紙であれば見落としがちな情報も速やかに捕らえることができ、次の一手をいち早く打てるようになるからです。


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残業時間がこんなに減りました。
導入前のグラフ 導入後のグラフ
導入前と導入後では 、20時間の職員が35名から18名に減りました。
長時間の残業の人数が減りました。

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こんなメリットがあります!!
チェックマーク 同じ文章を複数帳票へ入力不要!

→事故報告、日誌、ケース記録等で同じ事を3回も書いてませんか? 1カ所で入力すれば連動機能により各帳票で取り出せます。


チェックマーク 記録作業の短縮により時間の有効活用が可能!

→入力の手間が省けるので、記録の作業時間が短縮できます。事務処理が早く終わるので、時間を本来の業務である介護のために有効活用できます。


チェックマーク 部署/時間/場所を問わずにケース記録の共有と参照ができる
→ケースワーカー・看護師・管理栄養士・相談員、それぞれがバラバラに記載したケース記録を、どのPCからでも好きな形に並び替えていつでも閲覧ができます。各フロアのワーカー室や事務所のファイリングを探しまわる必要はありません。

チェックマーク バイタルグラフが簡単に作成
→日々のバイタルを記録すれば、時間毎・日毎・週毎・月毎と好きな形でグラフで印刷できます。

チェックマーク 今使っている業務日誌や報告書と同じようなレイアウトを任意にシステムに組み込める
→帳票レイアウト作成ツールで、必要な帳票を簡単に作成できます。

チェックマーク 食事・水分・排泄・入浴などの実績入力が簡単!
→フロア毎・ユニット毎に利用者を絞り込んで、簡単に実績を一括登録することができます。

チェックマーク 次回のケアプランへの情報収集ができます
→各職員が登録したケース記録を、利用者毎に一覧表示して問題点だけを絞り込めば、簡単に次回のケアプランへの情報収集を行え、ケアの継続ができます。

チェックマーク 情報の共有とセキュリティ対策も万全
→鍵付きの棚に入れてある紙の記録では、逐一各ユニットに行って確認する必要がありますが、システムで管理すれば事務所にいても情報の共有ができ、さらに情報が見られる職員を限定した上で共有できるので、情報管理のセキュリティ強化が図れます。

イメージ図

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こんな帳票が簡単に作成できます!!
帳票イメージ

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ケア記録システムでよくあるご質問

質問1 職員がPCアレルギーでシステム化を嫌がっています。

トップダウンでシステム化を職員に強制しても、なかなか運用には乗りません。まずは、PCが苦手な方も簡単に登録できる「バイタル」「水分」「排泄」「食事」等の登録で慣れて頂き、 徐々にステップアップしてケース記録などの入力にチャレンジしてください。毎日の運用なので、使っていただくうちに必ず慣れていただけます。また、数名の職員の方に先にソフトを把握していただき、少しづつ苦手な方にも教えていただければ、全員で運用することができます。 導入後、よく頂戴する声の中に、「ケア記録システムを使うようになって、逆にパソコンの練習になり他のソフトも使いこなせるようになった」と嬉しいご報告を頂くこともあります。



質問2 以前、記録ソフトを導入した経験がありますが、日誌や報告書がメーカー指定の帳票ばかりで、施設独自の帳票を希望すると高額な費用がかかりました。今回も高額な費用がかかりますか?

当社のシステムは、「お客様任意での帳票のカスタマイズ機能」を標準装備しております。 お客様でいくつでも帳票を自由に作っていただけますので、帳票作成の費用は別途ご準備の必要はございません。



質問3 他社の介護保険請求ソフトを使っていますが、ほのぼのシリーズのケア記録システムを導入できますか?

請求業務とは切り離して導入することが可能です。このようなケースの実績もたくさんございます。



質問4 パソコンを設置するスペースが、ワーカー室にありません。

PDA端末という、手のひらサイズの携帯端末を使えば、どこでも入力ができ、スペースもとりません。パソコンは事務室などの設置スペースのある部屋にご準備頂き、都度の入力はPDA端末をご使用することをお勧めします。



質問5 システムの定期メンテナンス等、そちらの都合で夜中にソフトが使えなくなることはありませんか?

システムは、お客様の施設内のサーバーやパソコンに直接インストールしますので、ASPサービス(外部にサーバー設置)のように、管理元の定期メンテナンスによって、夜中に使えなくなることはありません。



質問6 帳票を印刷して保管するスペースが一杯です。印刷せずにソフト内だけで管理したいのですが記録の改竄が心配です。改竄防止策はありますか?

電子捺印機能があり、権限を持った方が捺印するとロックがかかります。ロックがかかると中身を編集することができなくなるため、改竄を防止できます。



質問7 リースで購入することはできますか?

リースでもご購入いただけます。ただし、事前にリース会社からの与信調査が必要となります。




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「記録のIT化」資料無料ダウンロード

介護福祉業界は、まだまだ多くの部分が介護従事者のマンパワーに支えられています。特に、記録という事務作業は、まだまだ手近で簡単な手段である「紙」に頼っているのではないでしょうか。
目的が果たせるならば、その手段が紙でもコンピュータでも特にこだわる必要はないと思いますし、多くの方はそのように考えていらっしゃると思います。それでも、年々IT化推進の波は大きくなってきています。
今回、記録をIT化する必要があるか?という視点で、記録のIT化の意義、紙とシステムの違い、システム(ソフトウェア)の選び方、IT化の運用など、の資料をまとめましたのでご利用ください。

資料ダウンロード

「記録のIT化」資料は無料でダウンロードいただけます。オールカラー全23ページ、約2.3MB、PDFファイルです。

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