導入事例

介護事業
データの一元化で本部機能が存分に発揮できます

千葉県佐倉市にある社会福祉法人 生活クラブ 常務理事 寒河江様、財務部 菅沼様にほのぼのNEXT、ほのぼのmoreの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

社会福祉法人 生活クラブ(事業本部)
〒285-0837 千葉県佐倉市王子台1-28-8 ちばぎん臼井ビル4F
○実施事業
介護保険法:介護老人福祉施設、短期入所生活介護、通所介護、居宅介護支援、訪問介護、訪問看護
小規模多機能型居宅介護、定期巡回・随時対応型訪問介護看護、訪問リハ、福祉用具貸与
グループホーム、地域包括支援センター
障害者総合支援法:居宅介護、生活介護、就労継続支援A型、B型、就労定着支援
重症心身障がい者通所支援、障がい児通所支援、相談支援、グループホーム
その他:保育園、学童保育、診療所、住宅型有料老人ホーム、サービス付き高齢者向け住宅、自立援助ホーム、
    児童養護施設、退所児童等アフターケア、乳児院、生活困窮者自立支援、カフェ
※2019年4月時点
URL:http://kazenomura.jp
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
ほのぼのmore
 

システム導入の背景を教えてください。

以前は、別のメーカーのシステムを使っていました。様々な事業種別を展開していく中で、システムが対応していない種別もありまして、事業所によって異なるシステムを使っている状況もありました。また、制度改定等での追加コストの負担も大きく、トラブルも多かったため、システムの入れ替えを検討し始めました。
 

ほのぼのNEXTに決定されたポイントを教えてください。

選考のポイントは、大きく5つありました。①現場が使いやすい ②サービスの質の向上に活用できる ③効率化が図れる ④10年先を見据える ⑤価格が妥当である これらを基準に、三社で比較検討を行いました。検討の際には、プロジェクトチームも作りました。現場からは各事業種別から数名ずつ、事務局からも数名で、そのプロジェクトチームで点数化しました。
ほのぼのは、見た目がわかりやすく、制度改定等の対応も随時行ってくれる為負担が少ない。他業種に対応しており、新しいサービスを始める時も同じシステムを使用できる。介護と障がいの両方を備え、スケジュールも一元化できる。利用者管理から記録・請求までを同じシステムで行える。といった点で他メーカーよりも秀でていました。
 

 

導入する上で苦労された点、工夫された点

法人内のルール作成、セキュリティ面に頭を悩ませました。多数の職員がシステムを操作することになります。どのようにまとめていくのか、書式等についても、統一化させるための打ち合わせに数年要しました。また、どのタイミングでシステムを切り替えるのか、事業所数も多いため、一斉に切り替えることも困難だったため、グループを分割してタイミングをずらしました。
職員への操作説明については、円滑に進めるために、事業所毎に実施してもらいましたが、スケジューリングや操作の浸透に時間がかかりました。集合で実施するパターンもあると思いますが、その方法だと難しかったかもしれません。各事業所でやったからこそ、大きなトラブルもなくスムーズに出来たと思います。
 

 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

利用者管理や実績・請求までは各事業所で管理・作成しています。その後、本部に報告を貰って、本部での二重チェックを行うことで間違いのない請求に近づけています。複数サービスを併用されている利用者様がたくさんいらっしゃいますが、請求書を一本にまとめられるため、非常に使い勝手が良いです。
 訪問系のサービスでは、介護と障がいの両方を実施している事業所が多いですが、スケジュールを一元管理出来て、請求もそれぞれ連動するので、二度手間にならず便利です。また、非常勤ヘルパーが多いため、実績から賃金が自動計算される機能はすごく楽です。そのまま給与ソフトへ流し込めますので間違いもありません。
 全事業所のデータが本部で集約出来ますので、統計資料も作りやすいです。介護や障がいといった事業だけではなく、保育園等様々な事業を実施していますが、全事業所の実績表を作っており、その元データもすぐに拾えます。収入金額や利用者数、経営分析に役立っています。
 

作業効率は上がっていますか?

以前は、請求書・領収書は各事業所から発送していました。作業ボリュームが多い事業所は、その時だけのアルバイトを雇用していたりしました。今は、システム的にも本部で管理出来るようになり、一斉発送していますので、アルバイトも不要です。
 小規模多機能では、ケアマネもサービスも同一事業所のため、転送機能を使っての予定作成・実績転送を活用することで、お互いに二重入力の手間もなく、ケアマネ側とサービス提供側に齟齬が出にくいため、時間短縮になっています。
 

 

サポートセンターはいかがでしょうか?

いつも大変お世話になっています。ちょっとした質問にも丁寧に対応して下さり心強いです。上手く言葉で説明できない時にリモートで直接画面を見て頂けるのでとても助かります。請求時期等、混み合う時期なのは理解出来ますが、もう少し回答が早いと嬉しいです。
 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

ほのぼのNEXTは、見た目もよく操作性も上がっており使いやすくなったと感じています。ただ、ほのぼのmoreとは見た目と出来ることにも差異があり、両方を使用していると、ストレスを感じる部分があります。基本的な機能が双方で統一され、使いやすくなってくれることを期待します。
 また、システム間の連携に留まらず、あらゆる機器や他メーカーシステムとの連携も実現できるとさらに便利になると思います。NDさんは、基幹システムをしっかり押さえて、周辺のオプション的システムは他メーカーとの連携を中心に考えても良いのではないでしょうか。
 

 
 

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