導入事例

介護事業
R4システムをスムーズに導入する方法

愛媛県大洲市にある医療法人 恕風会 介護老人保健施設 長浜ひまわり 統括主任 柳野様、統括主任 玉井様にほのぼのNEXT、R4の導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

医療法人 恕風会
介護老人保健施設 長浜ひまわり
〒799-3432 愛媛県大洲市柴甲1422番地3
URL:http://www.ozu-johukai.jp/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
R4

 

R4システムの導入前は、どのように管理されていましたか?

R4自体に取り組んだのは、平成24年3月からです。まずは、ケアプラン委員会のメンバーで準備段階として開始しました。まずは、各委員が担当している利用者様1名について、A3アセスメントだけをやってみようということで開始しました。もちろん手書きです。その後、平成25年4月から、委員以外も全員でスタートしました。まずは、3ヶ月毎のサービス担当者会議のタイミングから、A3アセスメントをやっていきましょうということで、紙ベースで始めました。手書きで1枚の紙にみんなで追記していく形式です。並行して、委員会メンバーだけは、他のシートも作って、一連の流れを確認していました。これももちろん手書きです。

 

システム化した際に苦労されたことはありますか?

平成25年11月に、ほのぼのNEXTにR4システムを追加してもらいましたので、そこからシステム化をしたわけですが、それまでの間、手書きで3ターンぐらい実施しました。システム化した際には、どんな風に使っていこうかということも委員会で話し合って決めました。やはり苦労したのは、パソコン入力です。指一本でしかタイピング出来なかったり、一通り入力するのに5時間ぐらいかかってしまう職員もいたりしました。出来る職員でフォローして、とにかくやってみましょう、ということで頑張ってきました。わからないことは、委員会メンバーに聞くことで早期解決を図りました。それでも導入当初は、紙よりも寧ろ時間がかかってしまったと思います。もちろん、今はそんなことはありませんが。

 

 

システム導入の効果について教えてください。

前述の通り、最初は時間がかかってしまいましたが、2回目からは、現場からすごく楽になったという声が出てきました。前回入力したデータを活用出来ますので、最初は大変ですが、2回目以降は作業効率化が上がります。また、初回でも、ほのぼのNEXTは介護請求等でも使用しているため、基本情報等が連動出来ますので、そういったところは、紙とは大きく異なる点です。過去履歴があれば、複写して修正すれば良いので、会議日程が決まったら、すぐに準備が出来ます。R4システムになってから、カンファレンスが増えました。
また、期間を入れてクリックするだけで、過去3ヶ月、6ヶ月、9か月・・・の情報がすぐに呼び出せます。振り返るのが早くなって非常に楽になりました。どのPCでも情報共有できるのも便利です。平成25年12月の在宅復帰目的の新規利用者様から、R4へ移行していくこととし、全入所者様のケアプランを平成26年度内にR4へ移行するという目標を設定しましたが、システム化の影響もあってか、平成26年12月末に達成出来ました。
 

これからR4を導入する事業所様へ何かアドバイスはありますか?

とにかくやってみることだと思います。「どうせやるなら全てを活用しよう」と思わず、出来ることからやっていく。A3アセスメントだけでもかなり便利になります。私たちも一番悩んだのが、何を記述したらよいのか?という点です。特にA3の裏です。マニュアル本の見本通りに入れる必要もありません。その施設、施設の特徴で良いのではないかと思います。正解はないと思います。あとは、ドクターの協力無しでは成り立ちませんので、まずは先生、そこが肝心だと思います。
 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

 R4システムの中に、会議録がないんです。元々のR4自体にも会議録単独の書式は存在しておらず、A3裏が会議録として成立するとも言われていますが、他事業所のコメントを入れるところがありませんし、会議は流れがありますので、あることに対して、こうしたらどうだろう、といった話した内容にしか出てこないことは多いと思うんです。A3をベースに話し合って、プランの内容に反映させますので、そのプロセスの根拠である会議録は欲しいところです。
 また、当法人に限らず、病院を併設している老健が多いと思います。病院と老健の情報共有、電子カルテとR4の連携があると、よりスムーズな入退所が出来ると思います。
 

 
 

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