導入事例

介護事業
カスタマイズシステムからパッケージへのリプレイス成功事例

東京都世田谷区にある社会福祉法人 世田谷区社会福祉事業団 経営企画課経理係長 兼松様、目黒様にほのぼのNEXTの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

社会福祉法人 世田谷区社会福祉事業団
〒154-0017 東京都世田谷区世田谷1-23-2
URL:https://www.setagayaj.or.jp/

 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
Voicefun
ほのぼのmore

 

システム導入の背景を教えてください。

長年同じシステムを使い続けてきた状況で、同業他社が使用しているシステムがどんどん良くなってきているという話もよく聞くようになり、当法人も、より効率化を図りたいと思っていました。
その頃、法改正に向けた現行製品の改修を控えていましたが、カスタマイズ部分が多く、改修後の動作確認等に時間がかかっていました。そこで、システム入替も視野に入れ、最新の製品を複数比較検討することになりました。
 選定のポイントは、パッケージ製品であることや法改正等に伴う機能改修について、充実したサポートがあるメーカーであること。また、当法人は、比較的サービスの範囲が広いため、全ての事業種別に対応している製品であること、ということを重点に検討を始めました。
 

ほのぼのNEXTに決定されたポイントを教えてください。

前述の選定基準の中で、全ての事業種別に対応しているというメーカーが意外に少なく、かなり絞られました。また、カスタマイズせずにパッケージのままで使えるというポイントも大きく、あらゆる条件をクリアできたのが、ほのぼのでした。比較的文字が大きく、画面構成も見やすい。ユーザビリティに優れていたのも良かった点です。
 

◎ポイント!

・カスタマイズ不要
・画面が見やすい
 

 

導入する上で苦労された点、期待していなかったけれど良かった点等を教えてください。

やはりカスタマイズしていたシステムから、パッケージに切り替えるということで、業務フローを見直さざるを得ない部分がいくつかありました。例えば、複数のサービスを利用されている方がいらっしゃって、区分変更がある場合に、本部側で請求を止める、という操作をすることで、各事業所にもリストになって情報が共有される仕組みがカスタマイズシステムでは存在していました。ほのぼのでも、もちろん同様の操作は可能なのですが、リストにはならないため、確認のために、区分変更リストを本部で管理しています。
ただ、そういったフローを変えてでも、入れ替えたメリットはとても大きいと思っています。まずは、システム自体が安定していると思います。法改正の後でも、不具合が出ていません。以前のシステムでは、表示できない、計算が合っていないといったこともありました。今はまずあり得ません。法改正とか消費税とか、その都度システム改修が大丈夫なのか、といった心配も一切ありません。以前は、システム改修が間に合うのか?といった心配から始まりました。この業界は、転職が多いですが、以前の職場でほのぼのを使われていた方が少なくなく、それも良いと思っています。シェアが高いのは良いことだと感じます。
 

◎ポイント!

・業務フロー変更以上のメリットあり
・パッケージのため安定稼働
 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください。

訪問介護や訪問看護では、現場用のツールは別メーカーのものを利用しています。ほのぼのでスケジュールを作成し、他社ツールにて、現地での記録・実績入力を行った上で、ほのぼのにデータが返るという仕組みです。そういった他社ツールとの連携が可能である点も、ほのぼのの良さだと思っています。全ての業務がほのぼので完結するのがベストかもしれませんが、根幹をしっかりおさえてもらえれば、データ連携で他社ツールを使うのもアリだと思います。そういった連携ツールを使うことにより、紙に記録して、事務所で実績を打ち込むという作業が1訪問あたり10分くらいかかっていたのが、5分ぐらいに短縮できていると思います。もちろん、職員の業務負担も軽減できることで、ミスも減らせていると実感していますし、さらに、残業時間の縮減にも手ごたえを感じています。
本部では、主に各事業所で作成した請求データの取りまとめを行っています。国保連への請求に関しては、本部で一括して伝送しています。その際に、返戻・過誤等の対象者が絞り込めるのでチェックが容易です。事業所側でも、請求画面で返戻対象者に○が付いたりして、視覚的に把握しやすくなっています。
 利用者様への請求についても同様に、本部で各事業所の集計を行い、合算した請求書を作成します。自動で合算請求書ができ上がるのはもちろんですが、口座振替のデータも作成できますし、更には、コンビニ収納の払い込み用紙の元データを出力することもできます。その後の入金状況も「入金日報」で把握して、会計処理にも活かしています。
 

◎ポイント!

・様々な外部システムと連携可能
・業務効率化による事務時間短縮
 

 

サポート体制はいかがでしょうか?

一番役立っているのが、「チャットサポート」です。ホントに手軽に行える双方向通信なので、タイムリーにやり取りができて助かっています。文字で入力しないといけない反面、考えながら内容を整理して打てますし、記録が残るのも良いと思います。これでほとんどのことは解決できています。電話サポートは込み入ったことだけで利用している状況です。
 
※「チャットサポート」はインターネットを介して、オペレーターとメッセージをリアルタイムにやり取りできるサポートサービスです。今すぐ知りたい、ちょっとしたご不明点について、会話形式で簡単にやり取りができます。
詳細は、ほのぼのNEXT⇒ヘルプメニュー⇒Q&Aからサポートページを開いていただき質問受付を選択するとご利用いただけます。(注意)一部ご利用いただけないユーザー様もございます。
 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

ユーザーのこんなことができたら良いな、という内容を広く細かくヒアリングして欲しいと思います。そういった要望等を、製品の改修・アップデートに活かして欲しいです。
 最近の社会福祉法人を取り巻く動向として、法人の大規模化や新たな連携制度が検討されているようです。そうしますと、本部に事務を集約する法人も今後、増えてくると思います。ほのぼのについても、本部集中的な業務体系にしっかり対応した仕組みになると良いと思います。

 
 

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