導入事例

介護事業
利用者様のために、職員の業務効率化を!

大阪府豊中市にある社会福祉法人 優愛福祉会 アイテラス利倉 施設長 田原様にほのぼのNEXT、CarePaletteの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

社会福祉法人 優愛福祉会
アイテラス利倉
・地域密着型介護老人福祉施設
・短期入所生活介護
・小規模多機能型居宅介護
〒561-0844 大阪府豊中市利倉西1-1-11
URL:http://yuuai-fukushikai.com/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
 

システム入替とほのぼの選定の理由を教えてください。

当時使用していたシステムでは業務効率化が図れず、記録は手書きが主体でした。システム更新のタイミングが3か月後に迫っていたのですが、ほのぼのが一番使いやすい・情報共有がしやすいという評判、これまでほのぼのを使用した事のある職員の経験値を勘案した結果、当時のシステムは更新せず、ほのぼの導入を決定しました。
 

導入時に大変だったこと、工夫された点を教えてください。

導入が始まったのは、当時のシステムが使えなくなる1か月半前ぐらいでした。とにかく1か月半でやりきらないといけない、これが大変でした。これまで手書きが主体だったところへ、記録はペーパーレスにする!と決めました。紙媒体しか知らず、PCも苦手な職員ばかりです。ただ、スマホに慣れている職員が多く、iPadでの入力ができるのは幸いでした。
とにかく業務効率化するぞ!という意識改革が必要でした。業務連絡にて、手書き記録の廃止を周知徹底しつつ、ほのぼので何をやらなければならないのか?マスタや書式の設定、操作手順、運用の流れ等について、具体的内容を、いつまでにという期限をしっかり区切って、何度も繰り返しました。最初の頃は、いきなり紙がなくなって、手で書いてしまえば早いのに、という声もありました。それでも今後はPCを使えるようにならないと仕事にならない時代が来る、病院は電子カルテ、看護師はPCを持って巡回しています。医療業界で起こっていることは、介護の業界にも必ずやってきます。ほのぼのの操作説明だけではなく、PC自体の研修会もやる、Excel・Wordも教えられますので、今のうちにPCを触れるようにしろ、と意識改革を行いました。そこをクリアするとスムーズにいったと思います。
 

 

記録システムの活用による業務効率化について教えてください。

 PCを使えるように指導はしていますが、現段階ではPCよりもiPadを活用しています。ほとんどの入力はiPadで完結しています。スマホに慣れている職員が多いので、PCよりも入力しやすいようです。効率的に記録が入力できているのであれば、PC操作を強制はしません。ただ、PCとiPadを併用できると、さらに業務効率化を図れますので、随時PC操作も進めていく予定です。
基本的に紙に記載して残しているものはありません。小規模多機能の連絡帳もほのぼので作成しています。以前と比べると、メモも取ることなく直接iPadで記録ができるため、転記も不要で、そういった時間を含めると、2時間ぐらいかかっていたものが、30分で済むようになっています。
経過記録は、バイタルや食事等の関連性が把握できて便利です。こういった統計の類についても、Excel等で記録したものから、別途資料を作成していましたので、3時間ぐらい要していたものが10分もかからずに自動的に出来上がっていますし、バイタルだけではなく、他の項目との関連性の気付きにもつながって業務改善に役立っています。
これらの業務効率化によって、職員の時間に余裕ができるという点が狙いでした。そうして作った時間で、利用者様と交流する、利用者様が楽しめるイベントを行うといったことができています。まさしく利用者様のために行った業務効率化になっていると感じます。今後も利用者様に還元する取り組みを継続していきたいと思っています。
 

情報共有は図れていますか??

各段に図れています。これまでユニット内は手書きを含めて情報共有できていましたが、ダイレクトに他のユニットにまで伝わるかというと難しく、漏れがあったと思います。今はケースに全て出てきますので、毎朝トップ画面から、こんなことがあった、という内容をみて、1週間したら表示しないようにしています。
申し送りノートだけは手書きで残してあります。本当はシステムにケース等も含めて全て入っていますので、それだけでやりたいのですが、システムに載せなくてもよいこともあるため、そういったことをノートに記載しています。
 

 

実地指導で役に立ったことがあれば教えてください。

事前に、紙媒体での記録はやっていませんと言ってありました。そうすると、電子媒体で良いので画面を見させてくださいということで、ノートPCを持ち込んで、直接見てもらいました。直筆のサイン等が必要な書類はもちろん紙で用意しましたが、いちいちファイルを持ってきて、探して、といったことはせずに、PCで対応できた部分が多かったのはお互いに効率的でした。
 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

本当に使いやすいソフトなので、みんなに使って欲しいと思います。シェアナンバーワンを目指してください。
 

 
 

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