導入事例

介護事業
「ほのぼの」で業務改善を進めています

新潟県上越市にある社会福祉法人 えちご府中会 介護老人保健施設 国府の里 参事 馬場様、施設長代行 嶺村様にほのぼのNEXT、CarePalette、R4の導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

施設情報
社会福祉法人 えちご府中会
介護老人保健施設 国府の里
〒942-0081 新潟県上越市五智四丁目七番二十一号
URL:http://www.fuchukai.jp/kokufu/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
R4
 

システム導入の背景を教えてください。

当時使用していたシステムのバージョンアップがあり、新しいシステムに変えなければならないという状況でした。ちょうど、職員から時間外が多いという声があがっており、時間内に業務を終わらせようというプロジェクトチームを起ち上げていました。そこで、1日の業務の中で何に時間がかかっているのか統計をとってみると、記録だったんです。記録の中身をよく見てみると、同じような内容を、あちらにもこちらにも複数書いてありました。そういう話をしていた時に、システム変更の話が出てきたので、有効に使えるシステムであれば、重複する記録も無くして、時間内に業務を終えることが出来ると思い、システム入れ替えの検討を始めました。
 

ほのぼのNEXTに決定されたポイントを教えてください。

他のメーカーは、システムのこのやり方で使ってください、といったスタンスでした。ほのぼのは、在宅復帰の統計が出ましたし、画面が見やすく、慣れない職員が多い中でやりたいことに辿り着くのがスムーズで、現場から使いやすいという意見が多かったんです。地元にフォローしてくれる販売店があったのも大きな要因でした。
 

 

導入する上で工夫された点を教えてください。

いつから何を始めるのか?誰が何を?といったところまで細かくスケジューリングしました。もちろん教育スケジュールも全ての担当する職員名を記載して作成しました。代表者が受講して各部署へ展開するのではなく、職員全員が受けています。時間はかかりましたが、最初が肝心ですので、丁寧に進めました。
また、独自マニュアルも作成しました。システムの操作方法に関するものだけではなく、システムに入力する際の運用ルールも統一化しています。誰がどのタイミングで入力するのか、といったところまで決めてあります。後は段階的に運用を進めたことも良かったと思います。
 

 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

当初の目的だった重複記録を無くすことは改善され、情報が一元化されて共有しやすくなりました。出勤したら、申し送りを見る、内容を確認する、これで利用者様の細かな情報を入手します。管理者もフロアまで行かなくてもシステムで全てみれますのでスムーズです。ケース記録を見れば、様々な情報が把握出来ますので、管理者としてどう動けば良いのかも判断出来ます。
事務は、トップ画面も良く使っています。月間スケジュールや利用者人数や来月の予定、受診予定も分かります。今日の予定、防災訓練、業者が来る、そういったことは全て画面上で分かるようになっています。ボランティアさんの訪問状況も入れてありますので、去年はいつ頃だったっけ?といったこともすぐに分かります。これは助かります。
iPadは、訪問リハでも使っています。毎日持って行っています。その場で入力出来ますし、写真も撮れます。
ナースコールとの連携は最近始めたので、まだ使いこなしてはいないのですが、どのフロアの、○月○日夜間のナースコールの状況を知りたいと思った時でも、すぐに調べられます。事故対策にもなります。今後は、ナースコールを減らすためにはどうすれば良いのか?といった分析に使っていきたいと思います。
 

 

業務改善は進みましたか?

業務改善プロジェクトは、6年以上続けています。働き方改革にのっかって、マッチした動きが出来たと思っています。時間管理をきっちりし、ダラダラしていたのがなくなりました。当たり前に1時間ぐらい残業していたものが、システム化によって、早い人は定時で帰っていきます。業務改善した後でも時間がかかっている箇所については、調査して、休憩時間や記録する時間をシフトごとに変えたりもしました。ちゃんと定時に帰る意識付けも出来てきました。プロジェクトは、今でも2ヶ月に1回開催して、時間内に業務を終わらせられるよう改善を継続しています。
 

おススメの機能を教えてください。

ほのぼの導入と同時にR4への取り組みを始めました。入所申込者の検討会やカンファレンス、プランの見直し、評価も各自が入力し、一枚に仕上がるという仕組みですので、多職種協同が出来ています。カンファレンスは、以前は紙を見ながら、「ああでもない、こうでもない」と30分ほどかかっていましたが、今はシステムの画面で確認し、追加・変更は即出来るので、15分くらいで済んでいます。
 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

統計がもう少し使いやすくなると良いです。設定の変更によって、ある程度近づけることは出来ますが、完全に欲しい形になるわけではありません。例えば、「インシデント・アクシデントレベル別集計表」というものを作っていますが、こちらもシステムで作成可能になれば良いと思います。

 
 

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