施設情報

医療法人社団紺整会
介護老人保健施設フェルマータ船橋
〒274-0822　千葉県船橋市飯山満町1丁目822
URL：http://www.fff.or.jp/fermata/

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
R4
 

システム導入の背景を教えてください。

以前もシステムは導入していたのですが、非効率な点が多かったと思います。当施設はリハビリを重視していますので、リハビリの算定件数、短期集中なんかがとにかく多いんです。Excelで管理していましたが、請求時には、事務がそれを見て手入力するという二度手間がありました。まずは、記録と請求を連動させたいという点が最優先でした。また、当時は福祉用具貸与事業も実施していたのですが、そのソフトが別になっていましたので、それも一体化させたいという狙いもありました。また、そもそも記録を電子化したいという思いが強かったので、その3点がシステム入替検討の理由となります。
 

ほのぼのNEXTの導入を決めたポイントを教えてください。

見た目の良さ、温かさというか、入りやすさ、抵抗感の無さを重視しました。現場に定着することが大事ですから、使いやすいのかどうか、請求との連動性、福祉用具貸与も一体的に管理出来るかといったことにマッチしたのが「ほのぼの」でした。それと、R4に対応していたのもポイントが高かったです。

 

導入する上で苦労した点、工夫された点

やはりパソコンに慣れるのが重要でしたので、様々な取り組みを実施しました。当時、職員が90名超在籍していましたが、9～10名ほどのチームを作って、タイピングソフトで競争を行いました。課題に対して、チーム戦でかかった秒数で競います。毎月のミーティングで結果を発表します。優勝チームには金一封、個人賞でも金一封といったようなことを2年間継続しました。一番頑張ったのが、看護師さんだったと思います。若い世代は、スマホ等で慣れていますから、最初から良いタイムでしたし、それほど縮まることもなかったですが、全体的にタイムが縮まったのと、記録をシステム化するということに対しての理解度は高まりましたし、抵抗感も減ったと思います。
デイケアと請求事務を先行して稼働させていましたが、フロアで導入する準備が出来てきて、2016年4月1日から、紙をなくすぞ！で一気にスタートしました。みんな心構えが出来ていましたので、意外とスムーズに進みました。準備がしっかり出来ていたのが良かったと思います。
余談ですが、その後、実地指導がありましたが、過去の記録を提出する際に、以前のシステム、手書き書類、ほのぼのと3種類出す必要があったのは大変でした。
その事業所にピッタリマッチするシステムはなかなか無いと思います。そこで、現在の業務を、ほのぼのに合わせるならどうすれば良いのか？という発想転換を行いました。新しい発見、業務改善につながったと思います。

 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

やはり実施した内容の記録が請求にしっかり連動する点が良いです。二度手間がなくなりました。法改正時もしっかり加算に対応していますので。また、様々な統計も良いと思います。いろんな立場の人が使っています。
R4は完全に、ほのぼのだけで完結しています。補完的資料は一切ありません。誰がいつまでに入力する、そしてカンファレンスに臨む、といった役割分担、流れが完成しており、多職種連携が出来ています。
記録は、ペーパーレスを目指してはいますが、入浴チェック表と持ち物チェック表が紙で残っています。あと数パーセントといったところでしょうか。iPadでは、リハビリは動画で残したり、褥瘡を写真で残したりしています。書式が存在していなかったり、雛形がこうだったら良かったのに、ということが以前はありましたが、ほのぼのでは、マスタ設定で作れる点が良いです。しかもデータの連動もしっかり出来ています。
申し送りはシステムで出来ています。これまで30分ほどかかっていましたが、15分ぐらいで出来るようになっています。残りの15分はカンファレンスに充てられるようになりました。申し送りは顔を合わせないので、コミュニケーションがなくなる不安はありましたが、実際にはそんなことはなく、逆に増えた感じがあります。
記録がシステム化出来たことによって、様々な効率化が図れました。電話一本なくなるだけでも手を止める必要がなくなりますし、相談員も階段を駆け上がらなくても良い、そういったことを積み上げていくと、時間短縮が出来て、業務の幅が拡がっています。電子化するのは、そういう目的がありましたので、働きやすさにもつながっていると思います。

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