導入事例

介護事業
ほのぼのTALK++で情報共有のスピードがUP!
リスクマネジメントにも活用!

さくら苑様にほのぼのTALK++とほのぼのNEXTの導入背景と、その効果についてお伺いいたしました。




 

施設情報

社会福祉法人 多摩大和園 さくら苑
〒207-0022
東京都東大和市桜が丘2丁目122番地4
TEL 042(564)3939(代表)

 

まずは、事業統括 伊藤様にお話をお伺いいたしました。

ほのぼのTALK++を導入した経緯について教えてください

老人ホームではいろいろな職種が連携をしながら仕事をしていますが、職員が施設のどこにいるのかが分からないことが多くありました。これまで看護師はPHSを持っており、介護スタッフとの連絡は内線とPHSで行っていました。しかし、すぐには電話が繋がらなかったり、見あたらないときには施設内を歩いて探し回ったりと、手間がかかっていることが課題でした。
そこで、10年来のお付き合いのあるNDソフトウェアさんに、こうした課題を話したところ、ほのぼのTALK++の提案を受けました。そこで、人探しの手間がなくなることやテキスト化されることにメリットを感じ、導入を決めました。
 

導入してどのようなメリットがありましたか?

「フィールドボイス」という管理者画面がとても役に立っています。「フィールドボイス」では、職員同士のやりとりがPC画面上にリアルタイムに文字で表示され、音声でもリアルタイムに共有できるのが良いですね。私自身(伊藤様)は、デスクワークが中心のため、事務所にいながら現場でどういうことが起こっているかを確認することができます。
さくら苑では、特養とデイサービスの両方でほのぼのTALK++を使っていますが、両方の会話が同時に見られて状況を把握することができるのは、ありがたいなと思っていますね。
また、音声も再生することができる機能もあるので、例えば、会議や出張で席にいなかった時に、現場でどんなことが起こっていたかを音声で振り返ることができます。
これまでは、報告ベースでしか現場の状況を知る術がなかったので、あとで何かあった時に、当時の状況を整理するまでに時間がかかっていたのですが、そうした負担も軽くなりました。
特に現場で何かあったときに、次に起こることや次に対応しなければならないことを、その場ですぐに指示を出すことができるのもとても良いです。ほのぼのTALK++導入前は、何か現場にあったとき、管理者に情報が伝わるまでどんなに早くても30分以上はかかっていました。たいていのことは管理者に情報が伝わるときには、すでに事態は良くない状況に悪化していることが多いものです。ほのぼのTALK++を使って、現場で起こっていることがリアルタイムに把握できるようになり、先の状況を見越して指示を出せるようになったことは、リスクマネジメントに繋がっていると感じています。
 

 

 

リスクマネジメントに繋がると考えられるシーンを教えてください。

例えば、デイサービスでは、送迎の際にもほのぼのTALK++を使っていますが、お迎えに行ったお宅で、玄関のドアが開かないといった場合など、こちら(管理者)としては、ひとり暮らしのお年寄りが倒れているかもしれない、とか、病院に連れていく事態になっているかもしれない、とか、予測して対応することができます。現場から報告が上がってくる前にこちら側から「大丈夫?」と先に声をかけることができます。現場からの報告を待たずに管理者側から声掛けができるのは、問題解決をスムーズできることに繋がるだけではなく、現場スタッフの安心にも繋がっていると思います。
同じように、特養では、利用者様に熱があったり、容態が変化したときなどに、どのように対応すればいいかといった指示をタイムラグなく的確に出すことができるようになりました。医師や家族に連絡をいれる対応もすぐにできるようになったことは、ほのぼのTALK++導入の効果のひとつだと感じます。
  

今後のほのぼのTALK++を活用して行っていきたいことなどはありますか?

これからはほのぼのTALK++が、新人の教育やフォローのツールにつながればと思っています。新人の介護スタッフは、慣れない環境でいろいろな不安を抱えがちですので、ほのぼのTALK++があることで、いつでも先輩に相談や連絡ができるという環境と体制があり、管理者が見守ってくれているという安心感に繋げていきたいと思っています。今年(2020年)4月、ほのぼのTALK++を導入後初めての新人を迎えることになるので、教育やフォローといった部分で、ほのぼのTALK++をどのように活用していくかを考えていきたいと思っています。
 

ほのぼのTALK++での業務削減効果を教えてください。

さくら苑では、介護スタッフと看護スタッフが組みになってオムツ交換をおこなっています。ですから、オムツ交換の時間なると、介護と看護スタッフ双方を呼び出すことになるのですが、以前はそれに時間がかかっていました。
ほのぼのTALK++導入前は、PHSや内線で呼び出し、いない場合は、施設内を探し回っていました。しかし、ほのぼのTALK++の導入により、探し回るという手間が削減されたことで、1回のオムツ交換で約5分は短縮できています。オムツ交換は、1フロア1日平均5回行っていますので、3フロアある施設全体では、1日約75分の短縮、1か月で約37時間も短縮されていることになり、効果は非常に大きいと考えています。
 

写真左:デイサービス送迎時でのほのぼのTALK++活用 
写真右:社会福祉法人 多摩大和園 さくら苑 事業統括 伊藤様
 

次に、現場でほのぼのTALK++を活用されている看護師の今泉様にお話をお伺いいたしました。

ほのぼのTALK++をよく使うのはどんな時ですか?

やっぱり午前中ですね。指示とか処置をすることが多い時間帯です。入浴時に、ヘルパーから「〇〇さんの処置をお願いします」と連絡がきたり、逆に、ヘルパーにバイタル計測をお願いするときなどに最も使います。
それから、午前中はショートステイの受け入れなどの関係で、「〇〇さん来ました」「こんな指示がありました」「手紙がありました」などといった伝達事項をすぐに連絡したいときにも使います。オムツ交換の時も、職員がどこにいるか分からず困ることがなくなり、タイムロスがなくなりました。ただ、音声入力によるテキスト化については、変換がうまくいかず、文字ではわからないことがあるので看護スタッフの現場ではまだ文字の活用までは至っていないので、今後の変換精度の強化に期待したいです。
 

ほのぼのNEXTの活用についてはいかがでしょうか?

ほのぼのNEXTは9年くらい前に他社から入れ替えて導入しました。当時は3社ほど検討し、その中で一番使い勝手が良いと感じたほのぼのNEXTに決めました。
決め手となったのは記録の様式を自由に作れることと、当時の担当営業の緒方さんが真摯に対応してくれて信頼できたことでした。運用していく中活用している機能は、色々な情報がCSVに出力できることが非常に良いですね。当施設ではパソコンが苦手な職員も多く、システムの切り替えというだけで抵抗もあったので、すべての情報をケース記録に登録するというシンプルな運用で確実な記録を行っています。そのため統計機能が活用できないので、必要な資料はCSVに出力し、活用しています。相談員などの専門職についてはケース記録の種別を使って色別にするなどし、重要なことがわかるように区別して活用しています。
 

介護業界の人材不足やITの活用などについてはいかがでしょうか?

当施設では日本語学校と提携し、学費等を一部負担し、外国人スタッフの雇用を進めています。今はどの現場も人手不足ではありますが、ITやロボットを使うことで人が減らせることには繋がらないと思っています。ただ、人が足りない中で、今の人員で対応していく中で、職員が疲弊した時に人だけの力ではなく、ITやロボットのサポートが職員の救いに繋がっていけばいいな、と思ってます。


写真左:看護師 今泉様
写真右:関東第二営業所 緒方孝治係長 (※所属部署・役職はシステム導入当時のものです)
 

担当営業インタビュー

ほのぼのTALK++を提案した時の工夫について、導入当時の話を緒方係長に聞きました。

さくら苑様へシステムを提案するにあたり、施設内を一緒に歩かせていただきながら具体的にどういう運用がいいのか一緒になって考え、会議室等ではなく施設内のあちこちでご提案させていただくことが多くありました。
職員様がステーションやフロアなどを普段どのように移動しているのかを一緒に歩かせてもらい、業務での経路がどのようになっているかを客観的に理解する「導線検証」を行ったことで、お客様は、実際に商品を使っている具体的なイメージができたと思いますし、どのような効果が商品を導入することによって生まれるかということも想像してもらいやすかったと思います。その甲斐もあってか、その後、私がお客様に商品の説明をさせていただいた際には、商品についてスムーズに理解していただけましたし、メリットについても共感していただけたので、とても良かったと思っています。
 

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