導入事例

介護事業
計画的導入で記録のIT化を確立

東京都板橋区にある社会福祉法人 信隆会 特別養護老人ホーム 若木ライフ 管理課 平間様、介護職員 遠藤様にほのぼのNEXTの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

社会福祉法人 信隆会
特別養護老人ホーム 若木ライフ
〒174-0065 東京都板橋区若木1丁目21番3号
TEL:03-3933-3900
URL:http://shinryukai.org/wakagilife/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
 

システム導入の背景を教えてください。

以前利用していたシステムの更新のタイミングがありまして、このIT化の時代に合わせて、ペーパーレス化や情報共有の利便性を重視したシステムへの入替を検討しました。
 

ほのぼのNEXTの導入を決めたポイントを教えてください。

3社のシステムを検討しました。デモンストレーションをみて、ほのぼのに決定しました。ポイントは、分かり易く操作に慣れるのが容易である点、サポートが他社と比較して充実している点でした。


 

導入する上で苦労した点や工夫された点

スマホ等になじんでいない職員にどうやって使ってもらうか?といった課題がありました。まずは、システム担当者(1名)、師長・看護師(2名)、現場リーダー(5名)で構成したシステム化委員会を立ち上げました。また、職員の意識を高めるために、ほのぼのを導入済みの他事業所へ見学に行き、そこでのお話を参考に1年ぐらいと長めのスパンの中で計画的に段階を踏んで進めていきました。
準備期間中は、当時の紙記録と並行して行いましたので、システム入力と重複することになります。また、入力されたデータの確認業務をリーダーが行っていましたので、職員の負担が大きかったです。
準備やトレーニング期間は、通常の業務の他、多くの時間を割かれることになりましたが、今になっては、申し送りや、普段の記録が簡素化されるようになりました。
 システム導入から、実際に軌道に乗るまで、1年近くかかったと思います。一気にペーパーレス化を推し進めるのではなく、少しずつパソコンやタブレット端末での入力を増やして、計画的に段階を踏んで進めたのが良かったと思います。

 

導入後の効果はいかがでしょうか?

例えば、紙記録の時代は、勤務後に記載しており、帰宅時間が遅くなってしまっていましたが、システム化後は、作業効率が良くなり、ほぼ定時で帰宅出来ています。また、紙記録だと遡るのがものすごく大変です。今は検索してすぐに探せます。ペーパーレス化については、完全にペーパーレスまでには至っていませんが、8割以上は、システム化されました。
システム導入時に施設に合った基本マスタを構築して頂きました。主に使っている項目は、ケース・バイタル・入浴・食事・間食・水分・運動機能・日常です。ケースは種別を工夫して抽出しやすくしています。申し送りすべき内容については、☆(日勤帯)、★(夜勤帯)のマークを記録の先頭に付けるなどです。そうする事により、他のフロアでの情報共有もしやすくなります。出勤したら、各自ログインして確認する、ということを徹底しました。朝は、各フロア担当が集まっての対面での申し送りはなくなりました。わざわざ集まる必要がなくなったので、時間短縮が出来ています。全職員がアカウントを持っていますので、事務連絡や全体スケジュールを管理課で登録して、日々確認するというルールにしています。
本稼働して1年後、職員アンケートを実施したところ、「作業量が減った」「記録時間が短縮された」「時間内に終わるようになった」等、業務効率化のコメントが多かったです。


 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

 まだまだ使えていない機能が多いと思います。良い機能がたくさんあるのにもったいない状況です。そういった点を改善するためにも、フォローをしてもらえると有難いです。使えていない機能を、導入後しばらく経ってから確認が出来て、相談出来る仕組みがあれば良いと思います。
 ほのぼのがより多くの事業所で利用されれば、たくさんの好事例が出てくると思いますので、そういった情報を提供してもらいたいです。また、ユーザー同士のコミュニティもあると良いと思います。
 

 
 

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