NDSコラム

仕事 2021/06/21
介護事業所の書類の捺印が不要に。
電子サインなど新たな方法について
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介護事業所に求められるデジタル化への対応

介護事業所運営に係るほぼすべての文書が電磁的記録、電子データとして取り扱えるようになることは、介護事業所にとって多くの時間を割く必要のある事務作業の大幅な効率化に繋がり、業務負担の軽減、ケアの質の向上に大きく寄与することが期待できます。

しかし、それを可能にするには介護事業所がクリアしなければならない課題が生じます。
それは捺印が不要になった契約書や重要事項説明書といった利用者、家族への説明と同意が必要な文書に対しどのようにして同意の意思を確認するための署名を得るかという点です。

この度の改正で明記されている通り、「代替手段の明示」が必要であり、その方法は「電子署名が望ましい」とも明記されています。つまり、電子署名という方法があることを明示して同意を得ることができれば紙媒体への署名捺印は不要であるということです。

電子署名とはPDFファイル等に直接デジタル印を押すものやスマートフォン、タブレットのタッチパネル等に直接契約者本人が署名することをいいます。この度の改正で押印が原則不要になったので、利用者もしくは家族が直接画面上に署名する形が適切と考えられます。

介護事業所運営に必要な文書のすべてを電子データ化し業務の大幅な効率化を図っていくためには署名の電子化、つまりデジタルサイン化をどのように行っていくかが重要な意味を持つことになります。

デジタルサイン化はどうすればいい?

デジタルサイン化していくにはいくつかの種類と方法があります。

まずひとつは、署名ではなくデジタルハンコを作成することです。デジタルハンコは先述した通り、印鑑をPDFファイル等にスタンプのように押す形で捺印に代えるものです。利用者との契約には原則として不要になりましたが、介護事業所と業者との契約等では必要となるケースが生じてきます。完全ペーパーレス化を目指すのであればその際の契約書のやり取りも紙媒体ではなく電子データで行えたほうが効率的です。

デジタルハンコを作成する方法はいくつか方法はあります。

・印影をスキャンし、背景を透過させる
・オンラインサービスで作成する
・印鑑業者等で作成する
自身でスキャンし作成する方法やオンラインサービスで作成する方法は無料でできるサービスもあり、安価で作成できるのも嬉しいところです。

しかし、場合によっては事業所や法人の角印や事業所印の印影を盗まれる可能性が否定できません。セキュリティ面を考えると多少のコストがかかっても信頼できる業者で作成することをお勧めします。

次に署名をデジタル化するデジタルサイン化があります。

デジタル署名はPDFソフトで簡単に行えますのでPDFで利用者の契約書類を作成すればよいのですが、利用者ごとに契約書類をPDFデータとして作成する手間がかかり、また漏えい防止のためにファイルの保存先などの管理を利用者ごとに厳重にする必要があります。

利用者の規模によってはファイル作成や管理に手間がかかることが考えられ、場合によっては効率的とはいえない部分があります。もっとも有効な方法がデジタルサインに対応した介護記録ソフトを利用しスマートフォンやタブレットに直接タッチペン等で署名できる形です。利用者情報やケア記録等様々な情報は、データ連携することで管理や閲覧、各種報告書作成の大幅な効率化が見込めます。様々なソフトやアプリを活用していくと操作は煩雑になりやすく、作業量によっては大きなストレスともなりますので、なるべくデータ連携が行える介護記録ソフトを利用していくことがおススメです。

NDソフトウェアの「Care Palette Home/Nurse(ケアパレット ホーム ナース)」は訪問サービスに特化したアプリで、電子署名に対応しておりますので利用者宅へ訪問し契約をいただく際の電子署名がスマートフォンやタブレットで簡単に行えます。また弊社の介護記録ソフト「ほのぼのNEXT」とデータ連携が行えるため、事業所運営に必要な事務作業のほとんどを効率化することができます。
デジタルサイン化の導入を機に効率的な業務のICT化をご検討ください。

ケアパレットホームナース

まとめ

介護事業所の文書に係る負担を軽減するために令和3年度介護報酬改定で改正された契約書類の電子化を認め、捺印を原則不要とする動きは業務の大幅な効率化に繋がり、介護事業所の運営を適正化しケアの質の向上を推進することが期待されております。

デジタルサイン化をきっかけに、事業所のデジタル化(ICT化)を図り、ペーパーレス化を推進することは今後の介護事業所運営を継続していくための手立てとなるでしょう。ぜひ積極的な推進を考えていきましょう。

参考URL

▼令和3年度介護報酬改定の主な事項について
https://www.mhlw.go.jp/content/12404000/000753776.pdf

 

▼令和2年11月13日 厚生労働省「介護分野の文書に係る負担軽減について」
P.5 介護事業者の行政対応・間接業務に係る負担軽減(3)のd
https://www.mhlw.go.jp/content/12201000/000694498.pdf

 
 

※詳細は各自治体へお問い合わせ下さい。

※当コラムは、掲載当時のものです。

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