コラム

仕事 2018/09/20
はじめての介護請求①

初めてづくしの時にはみなさん少なからず不安をお持ちですよね。
はじめて事業所を開設されたり、はじめて運営をまかされたり、はじめて利用者さんと接したり・・・。
中でも国保連への請求は、煩雑で重要な作業ですので、慣れるまでは時間がかかってしまい、お困りの事業所様・請求ご担当者様が多いようです。初めての請求ならなおさらではないでしょうか。
そこで、当ページでは、簡単ではございますが、在宅事業所様向けの請求の流れをご紹介しております。参考資料としてご覧いただき、事業所様の事務作業の効率アップに少しでもお役立ていただければ幸いです。

STEP1 利用者さんがくる前に-利用がはじまる前の準備-

1.個人ファイルをつくる

ケアマネさんから利用者さんを紹介してもらい、事前面接、重要事項説明、契約も無事すんだとなったら早速書類の整理にかかりましょう。まずは利用者さんごとに書類をまとめておくファイルを作ります(このファイルのことを個人ファイルと呼びます)。
ケアマネさんに複写をもらったフェースシート、サービス計画書などの書類、事業所でとった面接記録、重要事項説明書、契約書などの書類、保険証・介護券のコピーなど、その利用者さんにかかる書類はすべてひとつのファイルにまとめておきます。そのファイルをみれば、利用者さんの情報がすべて把握できる状態にしておくのが便利です。

2.請求ファイルを作る

個人ファイル作りが終わったら、月末の請求に向けて、請求関係の書類だけをまとめたファイルを作ります(このファイルのことを請求ファイルと呼びます)。
このファイルには利用者さんの保険証のコピーを閉じておきます。(保険証のコピーは2枚とって利用者さんの個人ファイルと請求ファイル、それぞれに保管することになります)
請求ファイルを作らなくても、請求作業自体は可能です。しかし、ちょっと考えてみてください。請求に必要な資料をまとめておかないと、月末月初のあわただしい時期にいろいろな書類がとじてある個人ファイルの中から請求に必要な資料だけを、都度引き出さないといけなくなります。請求する人数が少ないうちは大して気にならないでしょうが、利用者さんの人数が多くなると資料を探す手間も馬鹿になりません。資料が手元に来るたびに請求ファイルに閉じておけば、月末の請求時には請求ファイルを確認するだけですみ、資料の確認の時間がかなり短縮されます。

3.提供票が届いたら

ケアマネさんから提供票が届いたら、必ず内容を確認しましょう。確認のポイントは「サービスのコードと内容」と「加算の有無」です。特に新設の施設の場合、ケアマネさんに施設の体制がうまく伝わっていなかったり、勘違いしていたりして実際とは違う点数で提供票が作られていることがあります。提供票の間違いに気づいたら、すぐにケアマネさんに連絡し、訂正してもらいましょう。
届いた提供票に間違いがなければ、提供票は請求ファイルにとじておきましょう。このとき個人ファイルにコピーをとじる必要はありません。実際に利用が始まり、請求が終わったところで、提供票を請求ファイルから個人ファイルに移せばよいのです。

 

提供票に記載されている利用者さんの利用予定を利用予定表に書き出しておきます。利用予定表の作り方はいろいろありますが、日ごとあるいは週ごとでつくる場合が多いようです。利用予定表を作らず、提供票だけで業務を回すことは不可能ではありませんが、それぞれの日の受け入れ可能人数の確認や訪問であればヘルパーさんの訪問予定の作成が非常に面倒になります。後のことを考えると面倒なようでも一旦利用予定表を作った方が、スムーズに仕事ができます。

 

STEP2 ご利用の前日には-前日に確認しておきましょう-

1.翌日の予定の確認

利用者さんの利用の前日には必ず、翌日の利用の予定を確認しましょう。
訪問系の事業であれば職員の訪問予定にムリはないか(利用者AさんとBさん、2人のサービスの間に時間がなくて、二人の家をとても職員さんが移動できそうにないなど)、通所系の事業所であれば送迎や入浴のスケジュールにムリはないか、最後にもう一度確認しておきます。

 

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初めての介護請求コラムについて

すでに介護システムをご利用いただいている場合でも、実際に手作業での処理の仕方を知っているのと知らないのでは、介護システムの使いこなしが違ってきます。今回のコラムが皆様の業務に少しでもお役にたてば幸いです。
 
 

おわりに

介護事業所様にお役立ちいただけるよう「eBook」をご用意しました。是非、ダウンロードしてご活用いただければと思います。ダウンロードは無料です。
 

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