コラム

仕事 2018/09/20
はじめての介護請求②

初めてづくしの時にはみなさん少なからず不安をお持ちですよね。
はじめて事業所を開設されたり、はじめて運営をまかされたり、はじめて利用者さんと接したり・・・。
中でも国保連への請求は、煩雑で重要な作業ですので、慣れるまでは時間がかかってしまい、お困りの事業所様・請求ご担当者様が多いようです。初めての請求ならなおさらではないでしょうか。
そこで、当ページでは、簡単ではございますが、在宅事業所様向けの請求の流れをご紹介しております。参考資料としてご覧いただき、事業所様の事務作業の効率アップに少しでもお役立ていただければ幸いです。

STEP3ご利用の当日には-しっかり確認と記録をしましょう-

1.利用の有無の確認

訪問系の事業所であればサービス提供のため、通所系の事業所であれば送迎のため、利用者さんのお宅に訪問した時点で、当日の利用の有無を確認します。もしキャンセルの意思表示が利用者さんやご家族からあれば、ケアマネさんに報告し、キャンセルとして扱います。
明確なキャンセルの意思表示があればいいのですが、問題になるのが、呼び鈴を押しても誰も出ない、利用者さんの家に誰もいないという時です。たまたま、何かで外出して戻りが遅れたり、あるいは独居の場合にはトイレなどで出られないなどというケースもありますので、明確な意思表示がない場合にどの時点でキャンセルと見なすのか、事前に決めておいて、利用者さんとケアマネさん、そして訪問する職員さんに周知しておく必要があります。 明確な意思表示のないキャンセルの場合にも必ずケアマネさんに報告します。

2.利用中・利用が終わってからの確認

利用者さんの利用が終わったところで、利用の内容について確認し、記録をしておきます。 請求上確認が必要なのは提供時間が提供表の通りか、加算がとれるかどうか(提供票で加算がついている場合)、通所系の食事代など保険適用外となる実費の有無です。 確認・記録は訪問系の事業所の場合、確認は基本的に訪問した職員さんが行うこととなると思います。 通所系の事業所の場合には、事前に誰が確認・記録を行うかを決めておく必要があります。例えば実費になるオムツの使用については、倉庫から取り出した職員が記録する、入浴についてはバイタルチェックを行った看護師が記録するなど、事前に役割分担をしておかないと、後から漏れがないかを全職員に確認して回る必要が出てしまいます。なお、もし利用時間が提供表と変わったり、提供票についた加算がなくなった場合にはケアマネさんに報告する必要があります。

 

3.こんなことがあったら、ケアマネさんに報告

利用の当日に利用者さんやご家族から直接、翌日以降の予定などの変更を依頼されたときにはかならずケアマネさんに報告しましょう。
特に、利用の予定のなかった日・時間への利用希望の追加については、必ず報告と確認が必要です。介護保険の制度上、サービス事業所はケアマネさんの提供票の記載を超えるサービスを保険請求できません。利用者さんから利用日・時間の追加の希望を受けたら、必ずケアマネさんに報告して、提供票(必要な場合にはサービス計画書も)を直してもらいましょう。

 

STEP4 月が終わったら-請求事務1(請求点数の計算)-

1.まずケアマネさんに報告

月が終わったところで、その月の利用実績をそれぞれの利用者さんを担当するケアマネさんに報告します。
報告にはケアマネさんから送られてきた提供票を使う場合が多く、提供票の実績欄に実績を記載し、欄外あるいは別票に実績の点数を記載するのが一般的です。 地域・事業所によっては点数の記載を行わない場合もあるようですが、コンピュータを使わずに請求する場合には、点数が必要になるので、ケアマネさんへの報告にあわせて点数計算をしておいた方が、後の作業を減らせます。

 

2.請求の書類を作る

ケアマネさんに報告がすんだら、実際に請求関係の書類を作っていきます。 請求関係の書類のうち、介護給付費請求書と介護給付費明細書は書式が決まっています。インターネットや市販の書籍でエクセルなどのデータとして書式のデータは手に入りますので、これを活用しましょう。

3.国保への給付費明細書を作る(1) 保険者番号・被保険者情報・居宅情報

ケアマネさんへの実績報告を作ったら、あるいはケアマネさんへの実績報告を作りながら、国保への請求明細書を作ります。 まずは明細書上部に利用者さんの情報を記載します。 また中央部分の居宅サービス計画部分に、計画を作っているケアマネさんの事業所番号と事業所名を記載します。
この部分は利用者さんの認定・居宅が変更にならない限り、書き換えませんので、一度書き込んだらコピーをとっておくといいでしょう。

 

 

4.国保への給付費明細書を作る(2) 利用開始・中止

コピーを取り終わったら、忘れないうちに右上のサービス提供年月日欄にサービスの提供年月日を入れておきます。ちなみに先月請求できなかった、請求したが間違いがあって返戻になったなど、2ヶ月分を提出する場合には明細書は月ごとに1枚、計2枚作らないといけません。
今月が初めての利用者さんについては、明細書中央部の開始年月日欄に初めて利用した日を記載します。(来月以降、この欄は空欄にしますので、コピーは開始年月日を入れる前にとりましょう)また、今月で利用終了となる利用者さんの場合には、開始年月日欄の隣にある中止年月日欄に日付を入れて、その下の中止理由欄の該当する中止理由に○をつけます。

 

5.国保への給付費明細書を作る(3) 給付費明細欄

告の時に点数を記載していると、書き写すだけでほとんどの欄が埋まってしまうので、この作業が楽になります。なお、公費(生活保護等)を受けている人については公費分回数と公費対象単位数の欄も記載が必要になります。公費を請求する人の明細書は左上の公費負担者番号と公費受給者番号の記載も必要です。また、一部の加算は摘要欄の記載が必要ですので、忘れないようにしましょう。

 

6.国保への給付費明細書を作る(4) 請求額集計欄

明細書下部の請求額集計欄を記載していきます。(1)(2)の種類コード、名称には自分の事業所のサービス種類コード、サービス名称を記載します。
(3)サービス実日数は利用者さんが利用した日数を記載します。(4)の欄はまだ記載しません。(5)の限度管理対象単位数には給付費明細欄のサービス単位数の合計を記載します。(ただし、特別地域加算など限度管理対象外の数字は合計から除きます) (6)特別地域加算など限度管理対象外の単位数の合計を記載します。
明細書の作成はここまでで一旦区切りです。ここから先はケアマネさんへの確認が取れてからになります。

 

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初めての介護請求コラムについて

すでに介護システムをご利用いただいている場合でも、実際に手作業での処理の仕方を知っているのと知らないのでは、介護システムの使いこなしが違ってきます。今回のコラムが皆様の業務に少しでもお役にたてば幸いです。
 
 

おわりに

介護事業所様にお役立ちいただけるよう「eBook」をご用意しました。是非、ダウンロードしてご活用いただければと思います。ダウンロードは無料です。
 

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