施設情報

社会福祉法人　謙心会
特別養護老人ホームにちにちそう
〒324-0046　栃木県大田原市加治屋83-81
URL：http://kenshinkai.or.jp/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
基幹業務システム

介護記録のシステム化を検討された際の状況を教えてください。

以前は、複数の事業所で別々のシステムを利用していました。当時は、NPOでしたが、社会福祉法人化し、特養を開設するタイミングで、業務を本部に一極集中して効率化し、記録も手書きをやめて電子化しようと検討を行いました。
 

ほのぼのNEXTに決定されたポイントを教えてください。

介護記録や請求といった面だけではなく、会計・給与・人事管理といった部分も全て統一したかったんです。以前は、経理面を含め全て各事業所でやっていました。社会福祉法人になりますから、どんぶり勘定的な経営ではダメです。本部にあらゆる業務を一極集中させよう、本部集中をキーワードに、各システム間の連携も含めて総合的に導入できるのが「ほのぼの」でした。
 

導入する上で苦労した点

パソコンが苦手だったり、使ったことがない職員もいました。夕方に施設長がパソコン教室を開催したりして、そういったことは解消していきました。また、稼働するまでにテスト期間を設けた上で、4月からは完全システム化でスタートする、という方針で周知徹底を図りました。
ある事業所にパソコンに強い職員がいると、スムーズにいくというよりは、その人の意向でやり方が決まっていってしまう傾向がありましたので、定期的に合同勉強会を開催し、食事の量であるとか、記録する上での一つ一つの基準を統一していきました。
 

 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

記録については、ほぼ手書きはありません。また、連動がしっかり出来ているので、ケース・事故報告書・申し送りといった重複した書類を作らなくてもよくなりました。使いたいデータをサッと取り出せるのも良いです。以前、血糖値の推移を出したい時にも、統計ですぐに出せました。ここまで来るのに多少時間はかかりましたが、活用できる段階になってきましたし、もう手書きに戻りたいということはありません。
統計は、他にも事業報告を作る際にも活用しています。利用者の延べ人数とか、請求金額といったものです。社会福祉法人軽減等の申請であったり、月々細かく出さないといけない資料の作成にも役立っています。本部で各事業所分を横断して確認出来るのも良い点です。
会計システムもバージョンアップの度に機能が良くなっています。まとめて印刷したり、任意の区分を合算したものを集計出来るのは良いです。人事と給与はデータが一元管理されていますし、必要な情報がすぐに取り出せます。介護事業所は、人の管理が遅れていると思います。以前は人事台帳なんかは手書きでしたから、どんな研修を受けたとか、そういった大事な情報も書き忘れることもありました。現在は、勤怠管理のシステムも導入しており、勤怠データを給与システムに取り込んでいます。給与計算は一瞬で終わります。本部として、介護請求や利用者様への請求は一括で管理しています。口座振替のデータもシステムから出力出来ますので、スムーズで間違いもありません。
 

 

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