導入事例

介護事業
システムに使われるのではなく、使いこなす方法

北海道札幌市厚別区にある社会福祉法人 ほくろう福祉協会 特別養護老人ホーム 青葉のまち 施設長岸本様、生活支援課長 泉水様にほのぼのNEXT、CarePaletteの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

社会福祉法人 ほくろう福祉協会
特別養護老人ホーム 青葉のまち
〒004-0021 北海道札幌市厚別区青葉町15-18-1
URL:http://www.hokurou.or.jp/aoba/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
 

記録のシステム化をされた際に、大変だったことを教えてください。

平成15年頃からシステム化を始めましたが、当時はまだ家庭にもパソコンが複数台ある時代ではなく、苦手な職員が多かったと思います。キータッチ操作の練習から始めました。ただ、記録システムは使っていなくても、WordやExcelには触れていたので、全くの手書きに比べると良かったと思います。社会情勢的にもこれからはPCが使えないといけない時代になっていたので、そういったことも重なって、あまり苦労なく進んでいったと思います。そういうものが取り入れられることによって、仕事が効率化されていくのだろうと、ぼやっとしたイメージも持てていたので、前向きにとらえられたと思います。
当初は、ケース記録も書き、日誌も打ち込んでということをやっていました。並行稼働です。試行錯誤していました。法人としてこうやっていきます、というよりも、PCに詳しい職員が先導していったのが良かったと思います。どういう方向に向かっていくのかといった道しるべがあまりありませんでしたが、理解している人を中心に、どんな風に使っていけばよいのか?を一緒に考えていきました。みんながいじっていじって、いじらされてやるからこそ、ソフトの良さ、悪さも知って、自分たちで形を作っていくことに向かっていけたと思います。
余談ですが、最初に全体像が無さ過ぎて、いろんな試行錯誤をしてしまった結果、負の財産として、マスタの量がとんでもないことになってしまいました。
 

 

上手く稼働したポイントを教えてください。

いわゆるメーカーが作っているマニュアルではなく、施設側がこういう運用をするから、といった目的で作ったマニュアルがあります。全職員が理解しなければならないので、ほのぼの自体が大きく変わるタイミングで、全職員に対する説明会を何回もやりました。システムを使う目的が明確にできたので、ただ使えば良いのではなく、業務の効率化というものを、システムを使うことによって、明確になっていったので、職員たちも必要なところに使おう!という方向性が一致しました。今のやり方だから効率が良いのに、システムのために変なことをしなければならないのは避けるようにしています。
昔は、操作だけのマニュアルを作った傾向がありましたが、最新のものは、そもそもなぜ記録が必要なのか?という根拠をつけることによって、実地指導等にリンクして、業務負担軽減に少しずつ向かえていると思います。
独自マニュアルは、随時バージョンアップしています。ほのぼののバージョンアップ内容を精査して、その度に使えそうな項目をマニュアルに加えていきます。この機能はかえって職員の負担になってしまう、というものは使いません。3施設ありますが、共通認識で進めています。そのためズレが生じず、スタッフも混乱しません。人事異動があっても全く問題ありません。昔は、施設ごとに使い方が異なっていて負担が生じていました。日常支援だけではなく、システムの使い方も含めて覚えなければなりません。職員の負担になることは避けたいのです。同じシステムを使っている強みを持つには、各々の施設の独自性を出したいところですが、そこはあえて制限しています。各施設の課長がアンテナを張って、お互いの施設間で情報共有しつつ揃えています。
 

業務効率化できている内容の一部を教えてください

デイサービスではiPadとバイタル測定機器を連動させています。浴室にもiPadを置いてあり、測定した結果が、すぐに確認できるようにしています。以前は、メモして、まとめてPCに入力していました。また、浴室への情報共有をするための時間もかかっていました。1日30分ぐらいは短縮できています。
日誌を作成するにも取り込みボタン一つでかなりの情報量が自動的に入って来ますので、数秒で完成します。これはすごく大きな効率化です。他の施設の方に、実際の操作を見せると「あぁ!ここまでできるんですか!?」と驚かれます。この機能はもっと周知してみんなに使ってもらった方が良いと思います。慣れない人だと、ケースからデータを引っ張って、と操作をしているうちに10分以上かかってしまうところです。
モバイル端末で、外部からでもシステムが使えるようにしていますが、これはケアマネだけではなく、管理者も大いに役立っています。日誌はシステム上で押印出来る仕組みにしていますので、出張の際でも、押印できますし、トップ画面の申し送りも確認して、入居者のリスク管理をいつでもできるようにしています。施設全体のリスク管理をタイムリーにするために非常に助かっています。メールや電話等では、限られた文字数・情報量なので、直接みれると早いです。その場でできてしまいますから、管理者自身の業務削減になっています。
 

働きやすい職場づくりについて取り組まれていることがあれば教えてください。

介護業界は、どうしても退職率が高く、退職の決断をした段階で話を聞くことがほとんどです。なぜ相談してくれなかったの?と聞いても、相談できる相手がいなかったということも少なくありません。当法人では、直接現場に入らない主任、育成主任を設けています。職員の育成、定期的な面談を持ったり、メンター方式に近いものを導入しています。現在、各施設1名ずつ計3名います。育成担当の介護主任と聞くと、指導するような役割だと思われますが、気付きを与える、面談を行う、コーディネーターとしての機能、現場スタッフやリーダーたち業務担当主任に本人が抱えている悩み等を伝える、直接的な指導ではなく駆け込み寺的な存在です。一緒に考えていこうという体制を作っています。
 

 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

NDソフトさんは、モバイル端末や音声入力等、様々な仕組みを展開されていますが、拡がり過ぎているとも言えます。いろいろな画面から目的の個所に辿り着けるようになっていますが、わからない人からみると迷ってしまいます。音声入力やAIを使って、「負担段階の入力はどこ?」と言えば、その画面を開いてくれるとか、そういった方向性であれば、もっと業務改善できると思います。
 我々は、NDソフトさんを通して、様々な施設とのコミュニケーションができている状況です。我々にはない発想も、他の施設が持っていたりして、意見交換をできる場を、各施設が独自で閉鎖的に取り組むのではなく、お互いに情報交換できる立ち位置でこれからもあって欲しいと思います。

 
 

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