導入事例

介護事業
「ほのぼの」導入により事務作業が半減

愛知県名古屋市にある株式会社 中日エムエス 介護付有料老人ホーム エイジトピア星ヶ丘 介護事業本部 係長 田中様にほのぼのNEXT、CarePaletteの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

株式会社 中日エムエス
介護付有料老人ホーム エイジトピア星ヶ丘
〒465-0086 愛知県名古屋市名東区代万町3-11-1 エイジトピア星ヶ丘ビル
URL:http://www.chunichi-ms.co.jp/hoshigaoka/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
onlineプラットフォーム
 

システムを入れ替えようと思われたきっかけを教えてください。

以前は、訪問介護事業所のみ、システムを利用していました。ずっと課題になっていたのが、訪問介護の事務作業のウェイトの半分ぐらいを障がい福祉サービスが占めていたことです。以前利用していたシステムでは、障がい福祉サービスのシステム対応ができておらず、Excelで管理していました。スケジュールも請求処理も二重管理でした。
そんな中出向いた介護フェアで、「ほのぼの」との出会いがありました。NDソフトさんの説明を聞くと、当時の訪問介護事業所のシステム上の問題がほぼ解決できそうなことがわかりました。
また、当社では、介護付老人ホーム、住宅型老人ホームの運営もしていますが、こちらは開所来、各種記録はすべてペーパーとなっており、入居者様、スタッフの増加にともない、事務作業量の増加、職種間での重複業務等が発生しておりました。そんな中、どうせやるなら、法人全体で一緒にやろうということになりました。
 

システム化した際に苦労されたことはありますか?

慣れた仕事の仕方を変えることになりますので、まず、やり方を変えることへの漠然とした不安感の話から始まりました。実務的には、「キーボードを打てません」といった方への対応等がありました。
そんな中、NDソフトの営業とサポート部隊の方々が、導入工程の具体化、実務面の対処方法の各種提案を素早くしていただき、当社では、プロジェクトチームを作り、担当を明確化することで、導入にこぎつけました。
また、導入準備中に、システム移行時の検証作業のため、通常は、2ヶ月位のシステム併用期間をとるとのことでしたが、現場の作業負担を考え、併用期間の短縮を検討しましたが、その際も大変親身に相談にのっていただき、実際、導入期間の短縮につながりました。
 

 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください。

抱えていた課題がクリアされました。訪問介護については、スケジュール管理が介護も障がいも一体化した画面で管理できており、請求もそのまま紐づいてきますので、効率化できました。二重管理していると、請求が最終目的になっており、そもそも予定をシステムに打ち込まないこともありました。今月の○○さんのスケジュールは?と思っても、入力されていない!なんてことが良くありましたが、今はスケジュール管理する習慣が付いています。
老人ホームの業務記録については、一括入力をベースにしており、かなり時間短縮ができています。データ化されているので、排泄で何日出ていないか?といったことも、紙をめくらなくて良いですし、バイタルグラフも書かなくても良い、ケース記録も必要な時にすぐに呼び出せます。感覚的にですが、記録に掛かる業務時間は、5割減といったところです。
老人ホームの事務も、かなり効率化できています。これまでExcelを駆使していました。ただ、Excelだと関数がズレていたり、検証が大変です。基本情報や介護保険証のデータも連動していますし、食事の摂取状況も現場から入ってきます。請求書に前回領収金額も載せられますし、請求金額の回収管理もできるので、こちらも感覚的にですが、作業時間は、5割減といったところです。
本部としても情報が共有されているので、いろんな事象に対する反応が早くなりました。利用者様の基本情報がしっかり把握できます。スケジュールもしっかり登録されるようになりましたので、ヘルパーさんの給与計算も実績に基づいて一元管理できています。
 

職員様の満足度、システム化した感想はいかがでしょうか?

最初は操作がわからない、時間がかかるといった声がありましたが、慣れとともにそういった声はなくなっていきました。システム化による業務効率化が進みましたので、働きやすさにもつながっていると思います。システム化により事務負担が軽減し、より利用者様・入居者様への対応の時間がとりやすくなりました。
 

 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

操作方法について分からないことはサポートセンターで的確に答えて頂けますが、おそらく当社独自の細かい事情までは把握されていないので、こちらの意図することが伝わらないことがあります。そういった点では営業所のサポートの方が詳しくご存知なので、御社の営業所とサポートセンターで情報共有して頂けるような仕組みがあると良いのではないかと思います。

 
 

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