導入事例

介護事業
Excel管理からパッケージソフトへの切り替えで大成功!

大分県大分市にある恵の会グループ 統括責任者 岡島様、大分県北部エリア 統括責任者 八重垣様に
ほのぼのNEXT、CarePaletteの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

恵の会グループ
・有料老人ホーム×2か所 ・住宅型有料老人ホーム×5か所 ・サービス付高齢者向け住宅×3か所
・定期巡回・随時対応型訪問介護看護 ・訪問看護ステーション ・訪問介護×2か所
・通所介護×10か所 ・居宅介護支援×3か所
〒870-0132 大分県大分市千歳1770番地5
URL:https://www.meguminokai.co.jp/
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
onlineプラットフォーム
 

システム入替とほのぼの選定の理由を教えてください。

当時は、システムは特に使用しておらず、Excelを活用していました。Excelの良いところは書式を自由に変更できる点です。データの連携性については、マクロを駆使していました。ケアマネの提供票も数値を入れれば簡単に出来上がる仕組みに作り込んでいました。ある程度不便がない状態ではありましたが、決して効率的ではありません。法改正の対応も大変ですし、Excelですので、簡単に書式が崩れたりしてしまいます。しかもそういった予期せぬ事態は、休日や夜間に限って発生するものです。業務効率化を狙ってパッケージソフトへの入れ替えを検討しました。
様々なメーカーがあったと思いますが、ほのぼの以外は特に検討しませんでした。現場の職員たちが他施設で働いていた時に、ほのぼのを使っており、使いやすいという声が多かったんです。いろんな方面からおススメもありましたので、ほのぼの一本で検討しました。
 

導入時に大変だったこと、工夫された点を教えてください。

やはりExcelに慣れていた点です。前述の通り、マクロも駆使していましたので、Excelといってもかなり便利になっていましたし、これまでのデータの蓄積があります。現場としては、システムを使うことによるメリットのイメージができない状態です。賛成と反対が半々ぐらいだったと思います。ノートPCを使っている部分と手書きが混在していましたが、それらを全て電子化するということに対してのアレルギーは感じました。スマホは個人で持っていましたので、それが少し大きくなるだけだという説明もしました。それでもなんとか導入が進み、少しずつ慣れていったという感じです。最初は我々が教える側でしたが、最近は、逆に教わっているくらいです。今は、iPadでの入力がメインで、文字入力もiPad上でスムーズに行っています。現場の記録はiPadで事足りているため、ノートPCをあまり使わなくなったので引き上げ始めているくらいにまで進化しました。
 

システム化による業務効率化について教えてください。

各現場にiPadを3~4台配置していますが、利用者様の状態を見たり、排泄の記録をしたり、食事量であったり、個別機能訓練の記録であったり、その場で入力が終わっています。これまでは、手書きしたものを後からPCに入力していました。記録する紙がいらなくなりましたね。導入の際、メモを取らずに打ってみようということで始めましたが、上手く稼働できています。基本的にペーパーレスです。
経過記録は、ドクターアプローチに使えます。ドクターからは常に根拠となる数値を求められますが、Excelを使っていた頃は、熱であったり血圧であったり、それぞれバラバラのデータですが、ほのぼのだと相関データが出せます。
統計は他にもいろいろ使っていますが、「時間別排泄パターン分析」はよく使っています。利用者様ごとに検討して、先回りでケアができています。
統括としては、10施設ありますが、クラウドなのでどこへいっても同じ環境で使えるのは便利です。承認もどこでもできますし、リアルタイムにデータが入力されているので、状況把握がしやすく、仕事のスピードが上がっています。
 

 

時間短縮できた内容について教えてください。

全体記録を最後に集約して入力する業務がありますが、これまでは一旦紙に記録したものを後からExcelへ入力していましたので、記録用紙の準備も含めると、2時間ぐらいかかっていました。これが今では30分程度で済んでいます。約1時間30分の短縮です。日誌も40分ほどかけて作成していましたが、今は記載すべき内容がほとんどボタン一つで集まってきますので、ちょっとした追記と確認の10分ほどで完了します。
夜間帯もかなり短縮できています。これまでは合間に少しずつ記録をして、朝にまとめて入力をしていましたが、その都度の入力で完了していますので、朝の集中記録時間がなくなりました。朝の時間帯は、夜勤と早出の職員だけになりますが、PCに向かう時間がなくなったので、少ない人数でも利用者様へのケアに集中できています。
請求は、これまで本部で根拠となるデータを各事業所から集めて、実績管理をしていました。それが現場で簡単に実績確定ができて、その結果が本部に集約される流れとなったため、かなり短縮できています。エラーが拾いやすく確認がしやすいですし、事務長の話では、作業時間は半減しているとのことです。

 

 

おススメしたい機能はございますか?

独自書式が作成できる点です。元々Excelを使っていましたので、その書式に近いものが作成できます。システム移行時も違和感なく入っていけた部分です。カスタマイズするわけではありませんので、お金も時間もかかりません。作り方を覚えてしまえば難しくもありませんので。
 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

提供票の連携について厚生労働省で取り組み始めたそうですし、他法人との連携ができたら良いと思います。そういった仕組みがなくとも、例えば、他法人の提供票を撮影したらシステムに取り込まれるとか、出来たら素晴らしいと思います。
 

 
 

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