施設情報

○社会医療法人　三愛会
・介護老人保健施設　・短期入所療養介護　・通所リハビリ　・訪問看護　・訪問介護
・居宅介護支援　・グループホーム　・有料老人ホーム
URL：http://wasada-care.com/
○社会福祉法人　三愛会
・特別養護老人ホーム　・短期入所生活介護　・通所介護　・居宅介護支援
・看護小規模多機能型居宅介護　・訪問看護　・訪問介護
URL：http://san-ai-kai.or.jp/

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
 

システム入替とほのぼの選定の理由を教えてください。

以前使用していたシステムは、数あるメーカーの中でも、介護保険に特化している感じではなかったと思います。正直な話、使いづらく、セキュリティについても問題があったと思います。現場の記録についても機能がありませんでした。そんな中、平成30年度でサポートを終了するという話があったため、他システムの検討を始めました。
ほのぼのも含めて3社ぐらいで検討をしました。使い勝手はもちろんのこと、会社の信頼性やサポート体制も比較していましたが、最終的には、入札でほのぼのに決定となりました。

導入時に大変だったこと、工夫された点を教えてください。

今思うと、それほど大変だった記憶はありません。基本情報や介護保険証のデータは移行ができましたし、準備期間を長く取りましたので、運用開始前にデータの整備がきっちり出来ていたのが大きいと思います。ただ、データ移行をするために、各事業所をまわってデータを抽出するのには苦労したと思います。
よくお聞きする職員の抵抗感も特にありませんでした。基本的に新しい取り組みに対して協力的なんです。ただし、PCが苦手という職員はいました。決められた場所に決められた内容を入力するだけだから大丈夫、というアプローチで頑張ってくれました。５０～６０代の職員も、今では全く問題なく使っています。
 

 

記録システムの活用による業務効率化について教えてください。

全ての事業所が使いこなせているわけではありませんが、効率化できている事業所はかなり便利になっているようです。基本的に紙を使わずに全てデータとして登録されているため、ある利用者様の情報を見たい時には、目の前のPCを見れば、必要な情報は全て入っているため、すぐに目的が果たせます。紙だとめくって探さなければなりませんが、とても探しやすくなっています。
書式が自由に作成できるのが大変便利です。元々入っている書式は、現場で使いやすいものと使いにくいものがあります。アセスメントはつい最近作り変えました。使い始めてみて、使いにくかったらまた変えればよい。そういった使い方ができるのはとても良いと思います。書式の変更に追加費用がかかって、完成するまでにも時間がかかって、といったメーカーもあるようですが、自分で、短時間で、追加費用なしで、できてしまう仕組みは素晴らしいと思います。「この書式にこれが足りない、なんとかならない？」という声があり、やってみたらできた、それの繰り返しでみんなが相談に来ます。日誌、アセスメント、介護計画書、情報提供書、口腔ケアなど様々な書式を自分で変更したり、新たに作ったりしています。
 

 

業務効率化は図れていますか？

統計はよく活用しています。どんな加算を何月に何点取れているか？といったようなことはボタン一つです。CSV出力もボタン一つ。Excelで加工するまで10分もかかりません。以前のシステムだと、そういった機能はありませんので、統計を出そうという発想すらなかったと思います。仮にほのぼのを使わずに同じ統計を作ろうと思うと、レセプトをめくって電卓をたたいて、何日もかかると思います。ひと月の収入を出せと言われても、すぐに出せます。どの統計を使えばよいのか、といったことを探す時間の方がかかるくらいです。
請求業務についてもかなり時間短縮ができています。以前は提供票のデータは毎月入力が必要でした。今は、法人内居宅は取り込みだけで、それ以外はパターン取込で作成が終わります。実質的には確認作業だけですので、半日ぐらいで済んでいます。以前は、2日間かかっていたところです。作成した請求書が間違っていた場合、メーカーに修正してもらう必要がありました。ほのぼのだと限度額オーバーも数値を入れれば自動計算ですし、信頼できます。「介護サービス費実績合計一覧」や「介護請求・利用請求一覧」はよく使います。
当法人では、子育て支援をかなり早い段階から進めてきました。女性が多い職場ですが、お子さんが生まれたタイミングで退職される方が多い傾向でした。産休育休は当然取得してもらった上で、お子さんが風邪を引いたとか、みんなでカバーしてきました。そういった環境で子育てを経験してきた職員が今、上に立っている状況です。子育ては期限がある程度決まっているもので、子供が大きくなれば手がかからなくなるものです。そういった意識が継承されていっています。また、保育料の補助となるような手当を拡充したり、資格を取るための補助であったり、様々な改訂も実施しています。
こういったシステムによる効率化が進めば、より一層働きやすい職場になっていくと思っています。
 

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