導入事例

介護事業
ワークライフバランスの実現のために、
ほのぼのを導入!

千葉県船橋市にある社会福祉法人 康和会 オレンジガーデン 事務長 鈴木様にほのぼのNEXT、CarePaletteの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

康和会 オレンジガーデンロゴ
社会福祉法人 康和会
特別養護老人ホーム オレンジガーデン
〒274-0816 千葉県船橋市芝山7-41-2
URL:http://kowakai-orange.or.jp/
※2017年1月5日付でユースエール認定企業へ
(当時、千葉県内の介護分野で初の認定)
 

 

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette

 

システム導入の背景を教えてください。

ワークライフバランスへの取り組みがきっかけです。①目標制度の導入(業務に対する意識付け) ②朝夜シート(当日に行う業務を見える化し整理することで効率を上げ、スケジュール管理を行う) ③カエル会議(意識をカエル、早くカエル、業務をカエル) といった取り組みを実施していく中で、改善しきれない問題が浮き彫りになってきました。記録を重複して書いている時間に業務時間の多くをとられている、請求業務における単調な確認作業に多くの時間がかかりストレスにもなっている、同一法人内の各事業の情報収集や申し送りに費やす時間が多いといった点です。これらは、システムを上手く活用すれば解決出来ることでした。現在のシステムは我々にあっているのだろうか??そこで、システムを変えよう!となったのです。

ほのぼのNEXTの導入を決めたポイントを教えてください。

約7社を比較検討しました。安価なソフトやある事業に特化したもの等がありましたが、各事業の連携や記録、請求など総合的に勘案すると、ほのぼのが一番良かったです。また、各ソフトのデモでは、画面の見やすさや操作がしやすいと職員からの人気も一番でした。各社それぞれの良さがありましたが、一番の決め手となったのは、営業マンの熱意でした。
 

導入する上で苦労した点、工夫された点

システムの操作方法を全職員へ周知ができないという点です。導入後のイメージが湧かず不安になる職員もいました。また、記録物などに記入をする際に、手書きで慣れていた職員が多く、タイピングが苦手な職員もいました。
操作方法については、ほのぼの指導担当職員を選定して、各職員のレベルに合わせた指導を行っていきました。また並行して、法人用の簡易マニュアルの作成も行いました。タイピングに関しては、時間を掛けてパソコン入力の業務に入ってもらいました。数字データの入力を先行して、まずはPCに慣れてもらい、使用率の高い文章はマウスだけで入力出来るようにもしました。現在では、時間内で記録入力が出来るようになっています。
また、カエル会議の中で、ほのぼので使いづらいこと、解決したいことについて課題を抽出して、みんなでどんな風に改善していったのか、これはメーカーに聞いてみようとか、こういったことを繰り返していって、○分削減出来た、ということもやりました。
ここまで業務効率化が出来たのは、ミドルマネージャーたちの力が大きかったと思います。自分の部署で業務効率化するんだ、という強い気持ちを持っていましたので、そうなると各々の部署で協力者が出来ていって、みんなで同じ方向を向いていきます。ユースエール認定についても、同様です。
 

 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

記録については、元々目的としていた重複記載がなくなっただけではなく、介護部で書いたものが、相談員にも、医務でも情報共有出来るようになりましたので、大幅に業務削減出来ました。
請求関連でも、介護記録のデータが請求に連携するため、単調入力の作業がなくなりました。統計を使って、法人の管理運営会議の資料も作成出来ます。
各事業所間でのデータ連携も便利です。ショートとデイを利用されている方で、さらに当法人のケアマネだったりすると、これまで別々の情報だったものが一目で分かるようになっています。ショートの時はしっかり食べていらっしゃるが、なぜデイでは残されるんだろう?といったことも把握出来ます。

 

おススメの機能を教えてください

 やはり請求と記録が連動している点です。記録から加算が連動しますし、さらにネットバンキングにもデータが飛ばせます。いちいち入力し直していた点、単調作業が無くなったのは大きいです。
 

ユースエール認定企業となり、どのような変化がありましたか?

例えば、人材採用の際に、学生たちの動機として「ユースエール認定」があるという点もありました。現在働いている職員も誇りを持っている人たちが多いと思います。
昨年度の有給取得率は、84%、月平均残業 3.9時間でした。正職員の離職率は6~7%に落ち着いています。今年度も数えるぐらいしか退職していません。辞める理由も、結婚して引っ越す、家業を継ぐといったもので、転職的理由は減っています。
ほのぼのを使って業務削減出来たので、ユースエール認定に辿り着けたと言っても過言ではありません。
 

 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

今、様々なメーカーがある中で、ソフトを超えての事業所間の連携が出来ていません。例えば、計画と実績の連携です。未だにFAXでやりとりをしている状況が多いと思います。こういったことが実現されていけば、介護業界全体が業務効率化されると思います。
我々はシステムに関しては無知に等しいです。無知ゆえに的外れなことや、無理なお願いを多々していること思います。しかし、そんな的外れな意見も「ソフトを良くしてもらう、業務改善を」・「サービスの質を向上したい」・「ワークライフバランスを実現したい」といった我々ユーザーの熱意です。これからもそんな我々を支えて頂ければ幸いです。ほのぼのを導入し、一度も後悔をしたことはありません。
 
 

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