導入事例

介護事業
介護記録電子化の喜びと工夫を分かち合う
「ほのぼの」ユーザー座談会開催

2020年7月21日(火)★関東第二営業所主催 ほのぼの座談会★
当社のケア記録・請求システム「ほのぼのNEXT」をご利用いただいている特別養護老人ホームのお客様向けにWeb会議システム「Zoom」を活用したオンライン座談会を開催しました。
神奈川県、山梨県の5事業所・10名にご参加いただき、ケア記録の電子化が運用に至るまでの課題の解決方法や、より効率的なシステムの使い方などについて、経験を語り合っていただきました。

ご参加いただいた事業所様

社会福祉法人むつみ福祉会 特別養護老人ホーム 寿湘ケ丘老人ホーム(神奈川県秦野市)

手書きのケース記録は、統一化が図れず、確認漏れも多く、それを防ごうとして帳票が増えるなど情報共有に課題を抱えていた。2019年11月よりケア記録システムを本格導入。iPadを活用した電子化への取り組みが現在進行中。
 

社会福祉法人隆徳会 特別養護老人ホーム サニーヒル横浜(神奈川県横浜市)

開設から10年目の節目に、ケア記録システムの切り替えを検討。システム選定の際は、iPadを使って排せつや食事の記録のとりやすさを重視し、「ほのぼのNEXT」を導入。
 

社会福祉法人大地の会 特別養護老人ホーム 塩田ホーム(神奈川県相模原市)

2016年から「ほのぼのNEXT」導入。手書きの記録にはミスが多く、時間が掛っていたため、効率化を求めて電子化を決断。最近では「ほのぼのNEXT」のさらなる運用促進の実現に向けて日誌の電子化に挑戦中。
 

社会福祉法人 松緑会 特別養護老人ホーム 松みどりホーム(神奈川県横浜市)

紙帳票へ記入する際、職員ごとに表記方法が異なるといった問題があり、いくつかのソフトのお試し利用などを経て、2020年4月から「ほのぼのNEXT」導入で電子化の本格スタート。手書きでは難しかった詳細な記録を残すことを目指す。
 

社会福祉法人白根聖明会 特別養護老人ホーム 白根聖明園(山梨県南アルプス市)

以前から「ほのぼのNEXT」で請求システムを活用。複数のノートに職員が手書きする負担に加え、書類の保管スペースの問題も浮上してきたため、2019年4月からケア記録システムの本格導入を開始。
 

座談会の様子

初の試みということもあり、最初は皆さんやや緊張気味でしたが、オンライン会議にも慣れ、施設様独自の電子化までの取り組みや工夫について詳しく語っていただきました。
 
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▼コロナ禍でも情報交換!ケア記録の電子化の悩みや経験を共有するオンライン座談会「ほのぼの座談会」とは?
 

 

情報共有による業務効率化について

■NDソフト

記録システムの導入のきっかけは何でしたか?
お客様からは「手書きでの転記作業や二重記録等の多発による職員の負担増」と「紙記録の保管スペース問題」についてお悩みをお聞きすることが多いのですが、この点についてケア記録システムで役立った点など教えてください。
 

■サニーヒル横浜様

ご家族に様子をお伝えするときに特に役立っています。
これまでは記録用紙をフロアまで取りに行っている間、ご家族を待たせてしまうことがありました。しかし、今では相談員がiPadを使ってフロアで入力した記録をすぐに見られるので、ご家族をお待たせせずに利用者様の情報を提供できるようになりました。

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■寿湘ヶ丘老人ホーム様

これまで職種ごとにバラバラに情報を管理していたのが、記録が一元化したことによって、情報共有がしやすくなり、多職種間連携が以前よりもできるようになりました。また、統計による情報の見える化ができ、ケア内容に根拠のある支援を検討できるようになった点もシステムが役立っています。例えば、管理栄養士さんに栄養摂取の統計情報を簡単に共有できるようなり、サービスの質向上に繋がっています。
 

■NDソフト

二施設様のお話の共通点は、「情報共有による業務効率化」ですね。
 

ケア記録システムの運用について

■NDソフト

システム化することで強い関心があるのは、どうやってケア記録システムを運用に載せたのか?という点です。こちらはいかがでしょうか?
 

■サニーヒル横浜様

独自マニュアルを作成しました。
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作成当初の目的は、「誰でもわかるように、誰でも操作ができるように」です。分かりづらい箇所は随時更新して、常に分かりやすいものを作り続けています。また、導入開始時は、従来のシステムとの併用期間を設けていました。併用期間中に研修会を定期開催し、全員が参加できるようにして、使い方を習得していきました。
 

■寿湘ヶ丘老人ホーム様

記録運用に向けた「プロジェクトチーム」を発足させ、勉強会や独自マニュアルの作成を行っていきました。
 

■塩田ホーム様/■白根聖明園様

中心メンバーによるチームを作り、現場の声を聞きながら運用ルールを作っていきました。
 

■NDソフト

「独自マニュアルの作成」「プロジェクトチームの発足」が運用のカギを握るキーワードですね。
運用までに苦労した点はいかがでしょうか?
 

■参加者様

「パソコンが苦手な職員の方へのフォロー」ですね。パソコンを触る機会の少ない年齢層の高いスタッフの方は、戸惑いも多いため、個別にフォローするなどして、少しずつ時間をかけて慣れていってもらうところに苦労しました。
 

■NDソフト

こうした苦労を乗り越えた先に、電子化によるメリットを勝ち取ることができるということですね。
 
サニーヒル横浜様の独自マニュアルについては、画面を共有し、参加者全員がマニュアルを見ることができ、ZooM会議の醍醐味を味わいました。各施設様同士での質問タイムでは、システムの連動や運用ルールなどに関する突っ込んだ質問がやり取りされました。
 

参加者の声

社会福祉法人 松緑会 特別養護老人ホーム 松みどりホーム様

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こちらとしても初めての試みだったので、慣れない中での参加でしたが他施設様の話が聞けて、大変参考になりました。困っているところも似ているとこがあったりして、良い情報の共有ができたのではないかと感じました。新型コロナの感染拡大の影響もあり、オンラインになっていますがやはり集合型のイベントの方が良いですね。職員にとっても刺激になりますし、交流の良いきっかけになります。

■URL:http://www.srk.or.jp/home/

 

社会福祉法人 白根聖明園 特別養護老人ホーム 白根聖明園様

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座談会という新しい取り組みへ参加させて頂き、非常に有意義な時間を過ごすことができました。ただ、他施設の職員様に質問をする時間が少なかったので、次回は是非その時間を設けて欲しいと思います。
施設内でのほのぼのの使い方しか知らなかったのですが、座談会という形で施設外の新しい視点からの意見が聞けたので今後運用に取り入れていきたいと思います。例として、24Hシートを現在紙ベースで行っており、保管が手間になっていたが、ほのぼので運用することで紙として保管する必要がなくなるのではないかという新しい気づきができました。また、今回の座談会が、参加者が集まって行う形だった場合、新型コロナの影響で感染に対する不安を感じざるを得ませんでしたが、オンラインで行って頂けたので安心して参加することができました。

■URL:https://www.shiraneseimeikai.com/
 

社会福祉法人 大地の会 特別養護老人ホーム 塩田ホーム様

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自分の施設の中だけでどのように運用していくかを考えていましたが、今回の座談会の機会を経て、他施設ではどのような運用していたのか等知ることができ、今後ほのぼのを活用していくうえでの勉強になりました。オンラインで行うことで、他施設の情報を画面共有等ですぐに共有できる点が非常に良かったなと思います。会ってお話することも大切ですが、資料などの情報を共有するという面に関しては、直接集まるよりも便利だと思います。また、今まではほのぼのの使用方法を口頭で共有することが多く、新しいシステムの使用開始時になかなか定着し辛い等、運用面で苦労することもありました。今回座談会に参加することで、各項目ごとに施設独自のマニュアルを作成する等の工夫があると運用がスムーズになると改めて気づかされました。

■URL:http://www.daichinokai.jp
 

社会福祉法人隆徳会 特別養護老人ホーム サニーヒル横浜様

■URL:http://sunnyhill.or.jp/
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社会福祉法人むつみ福祉会 特別養護老人ホーム 寿湘ケ丘老人ホーム様

■URL:http://mutsumif.jp
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イベントを主催した関東第二営業所よりメッセージ

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Zoomを通じたオンラインによる当営業所初のイベントということもあり、色々と模索しつつの開催となりましたが、ご参加いただき誠にありがとうございました。
新型コロナの感染拡大第2波がいよいよ現実となってきました。事業所様への訪問が難しくなってきた状況下でも、お客様に効率的な記録や日々の業務を行なっていただくため、当社は様々な形でサポートを続けてまいります。当面、こうしたオンラインを活用してお客様と関わっていく機会が多くなることが想定されますが、危機下でも今までと変わりない『質の高いサービス提供』をメンバー一同続けてまいりますので、今後ともぜひ当社NDソフトをよろしくお願いします。
 

関東第二営業所 横浜サテライトオフィス

〒220-0011 神奈川県横浜市西区高島2-6-32 横浜東口ウィスポートビル15F
TEL:045-548-6811 FAX:045-548-6819
 

当社の導入後サポート体制について

当社では、当社の商品・システムをご利用いただくお客様向けにリアル・オンラインの両面からサポートを行なっております。Web会議システムZoomを活用した商品デモンストレーションや座談会のほか、遠隔でのWeb操作説明もお客様より高い評価をいただいております。
訪問でのサポート・フォロー・商談が難しい場合は、ぜひオンラインの活用を積極的にご検討ください!
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