導入事例

介護事業
紙運用だった「訪問介護」「訪問看護」「定期巡回・随時対応型訪問介護看護」の記録をタブレットで業務効率化が実現! 職員のモチベーションが上がり、離職率も低下!

長崎県長崎市にある社会福祉法人清心会 訪問看護在宅療養ステーション桃花(もものか)、喜楽苑訪問介護(ホームヘルプサービス)のサービス提供責任者の松尾奈穂様(平成29年9月当時)と看護師の毎熊ふみ子様にほのぼのNEXT「ほのぼのTouchシリーズ 訪問アプリAndroid版」の導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

社会福祉法人清心会
訪問看護在宅療養ステーション 桃花(もものか)
喜楽苑訪問介護(ホームヘルプサービス)
〒850-0994 長崎県長崎市竿浦町945
TEL 095-878-7667 FAX 095-878-7074

運用システム

ほのぼのNEXT
ほのぼのTouchシリーズ 訪問アプリAndroid版
Android端末 77台

 

訪問アプリAndroid版を導入する経緯、抱えていた課題を教えてください。

訪問アプリの導入前は訪問介護の活動記録は紙で管理していました。約2,300件の訪問件数がありますので、活動記録用紙は1,150枚にも達し、紙代や書類を保管するための書庫の問題など効率が悪い状況でした。

導入を決めたポイントや魅力を教えてください。

当事業所は、訪問介護、訪問看護、定期巡回・随時対応型訪問介護看護のサービスを提供しています。元々多忙な常勤職員の業務の中でも、登録ヘルパーへの予定連絡業務の負荷が特に大きかったのですが、エヌ・デーさんにご提案いただいたタブレットを使用することで情報共有がしやすくなり、また、電話連絡の煩雑さも軽減されるのでは?との期待を抱きつつ導入を決定しました。

 

導入後の効果はいかがでしたか?

訪問アプリの導入前は訪問介護の活動記録は紙で管理していました。約2,300件の訪問件数がありますので、活動記録用紙は1,150枚にも達し、紙代や書類を保管するための書庫の問題など効率が悪い状況でした。

まず、事務管理等実務面において、2,3上げてみますと、電話だけに頼るとなると職員が常駐する必要がありますが、タブレット入力なら訪問先から行えるので情報のやり取りが各段にスピードアップされました。
また、居宅介護支援事業所への情報提供も迅速になったので、ケアマネさんからの評価も上がった様な気がします。
さらに、予定実績のデータをチェックする時間の余裕も生まれました。

次に、予想外の成果もありました。
特に大きかったのは、
・前回までの訪問状況(本人の体調や様子など)の把握
・職員における利用者様に対しての「気づき」の増加
の2つです。

1つ目の、『前回までの訪問状況の把握』については、利用者様の体調を事前に把握できるため、調理において、体調に合わせたもの、前回のメニューと重複しないものを考える時間が出来ました。
また、利用者様宅が、朝夕のラッシュにかかる地区にあったり、離島にあったりする場合、タブレット通信の効果はより絶大なものがあります。
2つ目は利用者様に対しての「気づき」の幅が広がったということです。
手元で、リアルタイムに情報把握ができることにより、利用者様に対する気づきの範囲が広がったという声が、ヘルパーから徐々に聞こえ始めました。殊に興味深いのが、ある利用者様と良好な関係が築けずに悩んでいたヘルパーが、同じ利用者様に関わっている他のヘルパーの記録を閲覧することにより、先入観や苦手意識がある程度払拭され、いままで気づかなかった点に目が届くようになったということです。
気づきの範囲が広がると、同時にケアに対する提案も積極的に出されるようになります。すると、自ずから利用者様とのコミュニケーションが円滑になるわけで、サービスの向上につながるのです。
このように、タブレットによる情報共有は、登録ヘルパーが抱きがちな孤立感の解消につながり、連携意識を高め、モチベーションアップにつながっていることは確かです。

 

 

システムを導入する上での体制や工夫した点などを教えてください。

■ステップ1
パソコン操作が不得意な登録ヘルパーを5人選び、2か月間運用させました。最初は、こわごわという感じで、「どうせ無理」という雰囲気でしたが、徐々に、「あら、できるかも?」「あの人ができるなら、わたしにだって!」というムードが漂い始め、研修への積極性も増し、みんなで教え合いながら、苦手意識を克服していったようです。

■ステップ2
次に全体研修へと入っていきました。約50名程度に向け、「ほのぼの」の販売店さんが実施。1台のタブレットにつき5~6名のグループを作り、研修を受けさせて頂きました。
実際の研修では、タブレットの電源の入れ方など初歩的なところから丁寧に説明いただき、さらに定期的に実施してくださった説明会のおかげで、現状の効率的な運用ができているのだと思います。なにかあればその都度フォローしていただき、とても感謝しています。

■補足:タブレット配布について
まずは常勤ヘルパーから導入し、メリットが感じられるようになってからは登録ヘルパーにも数回に分けて段階的に導入していきました。
先述のとおり、「あのヘルパーさんが使えるなら自分もできそうだな…やってみようかな!」と思ってもらえたことが相乗効果となり、スムーズな運用に繋がったと思います。
最終的には常勤、登録ヘルパー全員への支給が完了し、結果タブレット配布台数が77台となりました。
事業所としてはかなりの設備投資ですが、それがヘルパーにも伝わっているようで、「業務負担軽減のために努力してくれている」と受け止められ、皆、大切に取り扱ってくれています。

 

今後のご要望について教えてください。

これまで述べてきたように、タブレットの運用効果は、業務効率、ご利用者様の事前状況把握、ヘルパーの能動的な行動等たくさんあります。それだけでも目覚ましい進歩ですが、これからは、現在デスクで行っている業務の全てをタブレットで行えるといいですね。
たとえば、介護保険制度に限らず、総合事業や、また障害者総合支援法の業務もタブレットで行えると便利でしょう。
また、計画書については、個別援助計画や訪問看護計画書などもタブレットでできれば理想的だと思います。

 


 
 

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