施設情報

株式会社日野福祉サービス
訪問介護事業所
居宅介護事業所
デイサービスいずみの森
デイサービスいずみの春
デイサービスいずみの友
〒191-0053　東京都日野市豊田3-34-3　ルネス・グリシーヌ1階
URL：https://itp.ne.jp/info/133107777100000899/
 

運用システム

ほのぼのNEXT
オンラインプラットフォーム
 

システム導入の背景を教えてください。

以前もシステムは使用していましたが、会社の体制が変更となるタイミングで業務改善、効率向上を図ろうと考えた時に、システムでは上手く出来ていないことが多い点に気が付きました。紙に印刷して、手集計してみたり、Excelを使ってみたり。もしかすると、システムでも対応可能なものはあったのかもしれませんが、ちょうど更新のタイミングとなったため、他メーカーも含めて検討を行いました。
 

ほのぼのNEXTの導入を決めたポイントを教えてください。

ネットで情報収集をしていました。特徴をまとめたサイトなどで、費用や機能、サポート体制等を調べていました。ネット上の口コミなんかも見てみました。重要視したのは、サポート体制です。コストも大事ですが、サポートがしっかりしていて、使いこなせるようにならないといけません。以前のシステムはあまり良い印象はありませんでした。ほのぼのは、サポートがしっかりしているという評価が多かったんです。ちょうど営業の方も訪問してくれていましたので、デモはほのぼのだけを見ました。
ヘルパーさんの賃金計算が実績から流れてくることが最重要ポイントです。デモだけではなく、実際に当社の賃金体系を理解してもらって、シミュレーションをしてもらいました。独特な賃金体系だと思いますので、本当に出来るのか不安でした。シミュレーションの結果、実際に出来そうなところまで確認して、決定しました。

導入する上で苦労した点

システムに関することではありませんが、導入のタイミングで、職員の体制変更が生じました。本来システムをメインに操作する職員が決まらない状態で、私一人で操作を覚えました。正直なところ、業務の全て、実作業までを把握していたわけではありませんので、大変苦労しました。以前のシステムでのやり方を復習し、それをほのぼのに置き換えるとどうなるのか、周りの職員の協力を受けながら、ほぼ毎日遅くまで、ほのぼのを触っていました。
その後、落ち着いてから、担当職員数名にもしっかり教え込みました。全体でフォローし合える体制に整えましたし、社内用の運用マニュアルを作ったりもしました。機能権限の設定をどうするか、役割分担をどうするかといった課題も出てきます。そうなると、情報共有をしっかりするようになります。システムを使うことで、逆にコミュニケーションが増えました。意識改革にも役立ったかもしれません。
現在は、実務は担当職員だけで出来ています。私はところどころチェックしたり、手伝えるところを手伝ったりだけです。もちろん最終確定は私の責任です。
 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

訪問介護、総合事業、自費サービスを同一画面でスケジュール管理して、その実績が賃金計算に結びついています。利用者請求ももちろんそのまま連動しています。なんと言っても、ここが一番の業務効率化です。
統計も利用しています。情報公表だったり、公的なアンケートに対して、年齢、性別、訪問回数、件数といった数値は集計すれば出てきます。経営的な分析にも利用出来ます。実働時間、週に何回入っているのか、稼働率は？といった点と報酬のバランスはどうなっているのか。ある意味、人事評価的な指標にもなります。また、要介護度別であるとか、月別、年度別といった視点で、件数は変わっていないが、要介護度が下がってきている、サービスが身体よりも生活が増えてきている等、今後どういったサービス提供にシフトしていくべきかといった点まで分析を進めていけます。

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