施設情報

社会福祉法人　紡
〒245-0003　神奈川県横浜市泉区岡津町2913番地3
・就労継続支援B型　　　おべんとうばこ　岡津　夏の空
　　　　　　　　　　　　ランチボックス　リサイクルバザー
　　　　　　　　　　　　やよい　ドリームワークス
・地域活動支援センター　いこいの家　第2いこいの家　陶
・グループホーム　　　　土屋壮　横山ハイツ　いずみ野ハイツ
　　　　　　　　　　　　石川ハイツ　グリーンツリー
・特定相談支援　　　　　つむぎの相談室
URL：http://syafuku-tsumugi.jp/
 

 

運用システム

オンラインプラットフォーム
ほのぼのmore
CarePalette

システム導入の背景を教えてください。

以前は、請求は簡易入力ソフト、記録や計画書については法人統一フォーマットでのExcelやWordを利用していました。記録等の質を向上させるという目的のため、法人全体で情報共有をする仕組みを構築する必要がありました。情報共有が少ない状況だと、個人のやり方、資質で個別支援計画の内容に差が出来てしまうことがあります。また、データの保存や管理の仕方が各事業所でバラバラだったので、クラウドで管理したいという点も優先事項でした。
検討を始めたきっかけは、営業さんのデモを理事がみて、データ管理するメリットを感じたことだと思います。

ほのぼのmoreの導入を決めたポイントを教えてください。

やはりクラウド対応が大きかったと思います。管理職が現場に行かないと分からないという状況を打破したかったですし、情報共有が目的ですので、リアルタイムにデータが反映されるという点を重視しました。他社は、いくつか見ました。工賃管理までしっかり出来ているソフトもありましたが、そこまでは必要としていませんでした。それよりも支援計画書の充実を優先していましたので、「ほのぼの」に決めました。

 

導入する上で苦労した点

操作説明を受ける時間ですが、業務がある中ですので、なかなかまとまった時間をとることが出来なかったという点と、情報量がすごく多かったので、1回の説明で覚えきれなかったということです。2回に分けてもらったものを、2回目が先になって、1回目を後から受けざるを得ない職員もいたりしまして。
また、当法人仕様のマニュアルではありませんので、使わない部分や関係のない部分も多いため、大変でした。しっかりしたマニュアルが手元にない状況で説明を受けたという点も厳しかったです。試行錯誤でなんとか出来るようになってきたというのが正直な感想です。
 

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

請求面では、代理受領通知を発行できる点は良いです。これまではメモしておいたものを後からわざわざ作らないといけなかったのが、自動的に月ごとに分かれて出来上がっていますので、ここは業務効率化が図れた点です。
　記録については、各事業所にPC1台、iPad1台を配置していますので、基本的に手書きのものはなくなりました。面接記録等、一部残っているものもありますが、今後、システムに移行していこうと思っています。各事業所に1台ずつあることで、PCとiPadで同時に仕事を進めていても、お互いにフォローし合って記録が出来ます。日々の記録も一覧で分かって誰が打ち込んでいないのか、細かな内容もどんなことが書いてあるのかすぐに分かります。ある事業所では、3つの部門があり、ファイルも3冊あったのですが、なかなかそれらを読む機会がありませんでしたが、PCでもiPadでも全員分見れますので、情報共有が出来るようになりました。ケース記録の種別が分かれていてソート出来るのも便利です。
統計は、まだ導入して半年も経っていませんので、あまり使用していませんが、今後、作業時間の一覧等、使用していきたいと思います。
クラウドですので、管理職がどこに行っても、ログインすれば自分の環境で見れるというのが良いです。権限設定も細かく出来ますので、施設長はここまで出来るけど、一般職員だとマスタは触れないとか。システム内での押印まではまだ使っていません。今後やっていきたい部分です。
　事務に係る時間は圧倒的に減りました。特に請求処理です。以前は、この日のこの時間に請求処理をしようとか予定していたり、月末は残業していたりしましたが、今は基本的に定時で帰れていると思います。
　パートさんにも記録を入力してもらえているのも大きいと思います。iPadを使いこなしています。そうするといろんな人の目線の記録が出来上がってきますし、一石二鳥です。今はみなさん個人でスマホを使っていますので、50代、60代の方も全く問題なくiPadで記録をされています。

 

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