導入事例

介護事業
Voicefunがストレス軽減にも役立っています

東京都調布市にある有限会社ホームケア野川 代表取締役 池端様に音声入力支援システムVoicefunの導入の背景と効果について伺いました。

施設情報

有限会社ホームケア野川
〒182-0022 東京都調布市国領町1-22-13 武蔵屋ビル501
URL:http://hp.kaipoke.biz/ekf/
 

 

運用システム

音声入力支援システムVoicefun
 

システム導入の背景を教えてください。

ケアマネージャーには、介護系、医療系、様々な年代のいろいろなタイプの人がいると思います。コミュニケーション能力は高いけれども、PC を使った作業が苦手な人。PCを使った作業は得意だけど、人付き合いが少し苦手な人。
偏見かもしれませんが人当たりが良くてコミュニケーションが上手な人ほど、PC が苦手な人が多いような気がします。せっかくお客様との関係は良好なのに、PC 入力の作業でストレスを感じてしまって仕事が嫌になってしまうのはもったいないことだと思います。
そこで業務効率化のために音声入力が効果的ではないかと思い、導入を検討しました。
 

Voicefunの導入を決定されたポイントを教えてください。

デモの時に実際に音声入力も試してみました。医療用語等も予め辞書が入っているということで、難しい病名などもしっかり変換されて、使ってみて心地よいという印象でした。実際に⾧文の文章を読み上げてみましたが、とても精度が高かったです。
その当時、作成しなければならない書類が多くあって、その中で転記作業がマイクに向かって読むだけで入力出来るのはすごく楽で魅力的でした。
コスト面では、はじめは正直なところ少し高いと感じました。しかし実際に導入して使ってみると、明らかに効率が上がるのが分かりましたし、徐々に妥当な金額だと思うようになりました。
居宅介護支援事業は、収支差率が低い事業種別です。居宅介護支援事業所は、有益をあまり期待されないため、狭くてPC も古く一人に一台すらないというという話をよく耳にします。
それでも私はケアマネージャーのみで会社の収益を出したいと思っています。そのためには効率化が必要です。
今回は音声入力でしたが、それだけではなくスマートフォンやiPadの貸与、NASを利用したドキュメントの共有や、完全ではないですがペーパーレス化、PC は当然一人一台ですし、少しでもスピードを上げるために、マルチディスプレイにしたりHDDをSSD に入れ替えたりしています。一番重要なのはお客様の対応ですので、業務で使うPCの作業でストレスを感じるのは良くないことです。今後も働きやすさのために機器には投資をしていきたいと思っています。
 

 

導入する上で苦労された点、工夫された点

使い始めの頃にうまく音声認識ができず躓いてしまう職員がいました。音声認識は使えば使うほど使用者に合わせて学習してくれて、認識精度が高まっていくため、最初のうちは、誤変換もあります。キーボード入力が得意な人は、認識がうまくいかないことでVoicefunを使う頻度が減り、レベルも上がらないという悪循環に陥ってしまうことがありました。それでも諦めずに使い込んでいくうちに精度が上がっていって、PC を使った業務のスピードが上がっていきました。
また、同じ部屋に人がいるところで音声認識のために「声を出すのが恥ずかしい」という意見もありました。こちらも使い続けることで徐々に慣れていったという感じです。
 

導入後の効果について教えてください

PC は苦手だけれども、コミュニケーション能力が高い職員の作業が早くなりました。スピードが上がっただけではなく、内容も良くなりました。
また、余裕ができたためか働いているときの表情も良くなったように思います。
特に楽になったのは、主治医意見書やサービス事業所の照会などの転記作業です。ケアプランやアセスメントの作成は、考えながら入力しますので、それほどスピードは上がりません。転記系の書類は、読み上げるだけで入力ができるので、とても楽になりました。
また、なんとなく今日はキーボードを打ちたくないなと思った時は、音声認識を使えるので、二種類の入力方法が選べること自体が楽しいです。
PCの入力作業を苦にしない職員はあまり使っていないようですが、使っている人は本当によく使っています。ほとんどの職員は、導入して良かった、と喜ばれているという評価です。
 

作業効率は上がっていますか?

以前は、請求書・領収書は各事業所から発送していました。作業ボリュームが多い事業所は、その時だけのアルバイトを雇用していたりしました。今は、システム的にも本部で管理出来るようになり、一斉発送していますので、アルバイトも不要です。
 小規模多機能では、ケアマネもサービスも同一事業所のため、転送機能を使っての予定作成・実績転送を活用することで、お互いに二重入力の手間もなく、ケアマネ側とサービス提供側に齟齬が出にくいため、時間短縮になっています。
 

 

印象的なエピソードがあれば教えてください

導入初期の頃ですが、前述の通り、PC が苦手な職員ほど使っていましたので、その人だけが突出して音声認識のレベルが上がっていました。みんなレベルが20~30ぐらいの段階で、レベル60を超えていたりしました。という感じで初めのころはゲーム感覚でレベルを競い合っていました。そのケアマネージャーはもうレベルは最大まで到達しています。
 

今後NDソフトウェアに期待することを教えてください。

音声入力はこのまま使っていきたいと思っています。
以前から医療・福祉の連携が必要でありながら、ハードルが高いと言われています。そこで最近ではICT を使った連携ツールが出てきています。ICTの連携ツールをうまく使いこなせれば、医療と介護は連携がしやすくなりますが、「ICT自体にハードルが高い」と感じていてアレルギーのような反応をする人も多くいます。特に苦手意識が強い人(比較的年齢が高い方に多い)は、「若い人は出来るけど、私たちは出来ない」と思いがちです。しかし、実はICT 導入にはそれほどお金もかからないやり方もあるし難しくなく、使えば効率的なのだ、と感じられてもっとICTを利用するようになれば、医療と福祉の連携はもっと取りやすくなると思います。
未だにすべての連絡を電話やFAX でやり取りしているの時代遅れはではないでしょうか?
システム開発はもちろんですが、そういった周辺環境への取り組みもしていって欲しいと期待しています。
 

 
 

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