施設情報

社会福祉法人　岐東福祉会 障害者支援施設　はなみずき苑 〒501-3124　岐阜県岐阜市大洞3丁目4-5 URL：https://www.hanamizukien.jp/    

運用システム

ほのぼのmore

音声入力支援システムVoicefun  

システム導入の背景を教えてください。

これまで使用していたシステムは、請求機能のみを利用していましたので、利用者についての介護記録は「紙」で行っていました。ですが、職員によって書き方や文体が異なり、後から振り返ると統一感がなく、読みづらいという問題がありました。介護記録は、利用者の状況や1日の様子など幅広く記録をし、一人ひとりに合ったサービスを提供することに役立ちます。また、日にちが空いてから介護記録を見直すことがありますが、その際に、すぐに探し出せること、保存状態を一定に保っていることが必要になってきます。このような様々な問題点を解消するため、介護記録を電子媒体に切り替えることを検討しました。そして、今回のシステム更新の段階で、新システムの導入を決定しました。  

ほのぼのmoreの導入を決めたポイントを教えてください。

様々なメーカーを比較検討しました。最先端の技術ばかりにこだわるのではなく、職員がなじみやすく、福祉施設にもなじみやすいシステムを導入したいと考えていました。iPadなどを持ち歩いて、どこでも入力・確認ができるといっても、急に全てを変更すると現場が混乱してしまう可能性があります。実際に、既に電子化している施設を見学しましたが、あまりにも急激にIT化を進めてしまうと、本来のサービスに支障が出てしまう事態になってしまうことが多いようです。そこで、私たちの施設では段階的に導入を進めていくことにしました。その後、少しずつですが高度なシステムへの移行を進めていきたいと考えています。 今回の選定ポイントは、本来の機能に加えて、職員が使いやすいという点を重視しました。福祉の世界ですから、あまりにも斬新なインターフェースにしてしまうと職員がついて行けません。あくまでも施設は利用者の生活の場所。できるだけ介護支援業務に支障が出ないように配慮しなければいけません。また、職員は、当時19歳から70歳ぐらいまでの幅広い構成でしたので、全員が無理なく移行できることも求められました。他の施設と異なっているかもしれない点としては、職員だけの意見ではなく、利用者の意見も取り入れたことです。    

導入する上で苦労した点

やはり職員のPCスキルの差が一番の課題だったのではないかと思います。すぐにシステムに慣れる職員もいれば、あまり得意ではない職員もいます。パソコンが苦手な人にとっては、新たに覚えなければならないことが増えてしまいます。パソコンができる数人の職員に負担がかからないようにしました。パソコンが苦手な職員には、できるようになるまで丁寧に根気よく指導を行いました。できないことができるようになるというのは誰にとっても嬉しいことです。職員間の雰囲気もポジティブになったように思います。 最初は、手書きを徐々になくし、PCやプリンターの位置などハード面を増設し、職員が電子記録に慣れるような環境づくりに努めました。現在は、まだ移行段階ですが、得意な人がカバーできるようになり、これからの運用に期待を高めています。  

運用方法の一部と導入後の効果を教えてください

メリットは、PCですぐに検索できる点です。病院に行く前の資料であるとか、過去の書類をひっくり返さなくても済みます。万が一の介護事故の際にも、すぐにPCで確認ができます。全てが介護記録に入力されていますので、安心して介護記録を見直せます。紙で保存していると記録漏れがあったり、資料を探し出すのに時間がかかったりなど迅速に対応することが難しくなってしまいます。当局による指導監査のときにも大変助かります。 手書きの介護記録と比較しても、統一感がありますし、以前よりも文書の質が向上していると感じます。 私たちの施設は、内部で複数の事業に分かれており、それぞれで記録を入力していました。今回のシステム導入によって、他の事業の記録も共有することができ、利用者への支援に役立っています。 少しユニークな使い方として、音声入力のVoicefunを利用者が活用しています。日中の生活支援のときに、PCで詩や小説などの創作をしている方が私たちの施設にいらっしゃいます。ところが、病気の症状が進行してしまい、手でのキーボード入力ができなくなってしまいました。私たちは、もう一度以前のように自由に作品を書いてほしい、そんな思いを持っていました。このVoicefunを導入することによって、キーボード入力ができなくなっても、音声で入力できるようになりました。今後、広報誌にも掲載したいと思っています。    

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