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導入事例 >>> 介護サービス向け製品

記録の時間が短縮！業務効率化と他職種間の情報共有が可能に

萬生苑

社会福祉法人　久楽会
指定介護老人福祉施設　萬生苑様

情報共有がしやすくなり、紙として残る書類が大幅に減ったため、倉庫のダンボール箱が減少しました！

1.他職種間の情報共有化と迅速化
2.業務の効率化
3.データの統計
この３点を実現するために記録業務のシステム化を検討しました。
入力のしやすさを選考基準の最重要ポイントとし、利用者の顔写真の管理も行いたかったため写真取込機能も重視して検討した結果、「ほのぼの」シリーズに決めました。色使い等の見た目もポイントになりました。

記録業務を手書きしていた頃は、同じ文章・内容を複数の箇所に転記するのが必要で、時間のロスが多く発生していました。紙に記録しても口頭での申し送りもあり、正確性に欠けていました。さらに紙媒体とワードやエクセルといった書式が混在しており、業務が煩雑で情報共有が困難であることや紙での申請書類が多く、デスクに溜まってしまい、コストも莫大で不経済といった課題がありました。

「ほのぼの」シリーズを導入し、記録の時間が短縮され、業務の効率化が図れるようになりました。また、手書きと比べ記入がしやすく、職種間での情報共有がしやすくなりました。さらに紙として残る書類が減少したため紙のコストダウンに繋がり、書類管理も行いやすくなりました。

操作説明後、ステップを踏んで運用に乗せました！

ケア記録システムは、全職種で使用しています。介護は黒、看護は赤、相談員は青など職種によって文字色が変わるようにしています。また、ケースを種別ごとに設定することでケアプランとの連動性を持たせています。

若い職員やパソコンに慣れた人が多かったため、操作説明に来ていたただいた後はスムーズに軌道に乗りました。分かる職員が苦手な職員に教えることで助け合っていけたことは良かったと思います。

ケア記録のシステム化にあたり、どういう場合に／どんな入力をするのか／ケース転記の判断基準など、入力方法の統一化を行いました。「ほのぼの」シリーズはパッケージソフトですが、自分たちの業務にマッチするように設定することで使い勝手が良くなりました。初回のマスタ設定のみで自分たちの業務に合った運用ができるのも「ほのぼの」シリーズのメリットだと思います。

入力方法の統一だけでなく、日誌や報告書の見直しも行いました。日誌や報告書も独自に設定できるため、手書きと比べ非常に便利になりました。

「ほのぼの」シリーズ導入後に記録業務の改善について職員アンケートを行いましたが、【今後も「ほのぼの」シリーズが使いこなせたら業務改善に有効である】との回答が６４％あり、記録時間の削減に繋がっています。