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導入事例 >>> 介護サービス向け製品

待機者と入居者の一元管理で効率UP！

宮城県社会福祉法人　陽光福祉会
特別養護老人ホームエコーが丘企画相談室長　高田様

転記時間がゼロ！
業務量の削減に繋がり、利用者様へのサービス時間が充実

　これまでは、自作のシステムで待機者を管理しており、待機者と入居者の管理は二重に行っていました。

　待機者の入居が決まってから「ほのぼの」シリーズに転記しており、利用者一人あたり３０分程の時間がかかっていました。業務量が多かったのはもちろんですが、手作業での転記だったことから入力ミスや転記ミスも多く、どうにかしてこの業務を削減できないものかと考えていたところ、担当営業の方より新システム「入居判定・相談受付システム」の紹介を受け、すぐに導入を検討、運用に入りました。

　相談員２名とケアマネジャー１名で利用していますが、待機者と入居者の管理が一元管理できることで、これまで転記していた業務が削減。さらに、二度手間、三度手間がなくなったことで、入居判定の調整に時間をあてられるようになり、また直接利用者様と接する時間が増え、気持ちにも余裕ができました。

月例で県に報告が必要な資料を手間なく提出可能

宮城県では、月例で県に待機者の報告を行っています。これまでは、自作のシステムから手動で報告資料を作成していましたが、「ほのぼの」シリーズの入居判定・相談受付システムは、登録した情報から簡単に統計資料が作成できるため非常に楽になりました。

また数年に一度、待機者の実質の数を県で調査していることから、県から決められたExcelフォーマットに記載し、提出が必要です。こちらも「ほのぼの」シリーズではCSVでデータを出力できるため、取り込みなどを行うことで作業ボリュームが大幅に削減できるので助かります。

待機から入居まで一連の流れから入居まで繋がるので便利！

今後は相談受付機能でデイやショートとの情報共有を図りたいと思っています。

ショートステイの利用者様が待機者として登録され入居するケースは多く、ショートステイ利用の状況から、待機者としての管理～入居～その後の記録など一連の流れで情報の共有ができるため、相談員として状況把握しやすく、非常に気に入っています。

「ほのぼの」シリーズの柔軟にシステムを運用できる点がお薦め！

以前使用していたシステムは連動性がなく、各システムごとに完結していたため、二度手間が多く発生していました。また様式などの変更も決まったひな形に合わせなければいけなかったため、台帳の管理ひとつとってもとても使いににくいシステムでした。

「ほのぼの」シリーズは、情報の連動性が優れていて、二度打ちの必要がなく、様式変更なども自由にできるため、柔軟性に優れているところが施設側としては非常にうれしい機能です。

サポートなどのアフターフォローも良くしていただいています

導入時の操作説明の際は丁寧に教えてもらい、利用者台帳やケア記録システムなどトータルでのシステム運用を施設の開設と同時に行うことができ、業務量の削減と効率的な管理ができています。

導入後もサポートセンターへ問い合わせさせていただいていますが、丁寧に対応していただき、請求時期の忙しいときでも回答が遅れる場合はその旨のご連絡をいただき、確実に回答をいただけるので、信頼できます。

バージョンアップも定期的に行っていただき、ＰＤＦで資料をご用意いただいてますが、時間がないときなどはその資料を確認する時間がなかなかとれません。そのため、各々の機能強化された画面内に一定期間機能強化されたことをポップアップなどで表示してもらえると現場の職員なども一目でわかり、強化された機能の把握・活用ができるようになるので検討してほしいです。