NDSコラム

仕事 2021/06/21
介護事業所の書類の捺印が不要に。
電子サインなど新たな方法について

介護サービスには、様々な場面で署名と捺印を必要とします。初めてサービスを利用する際に締結する契約書や重要事項説明書など利用のために必要な書類や利用者に対して提供する支援計画を定めた介護計画書など、非常に多岐に渡ります。その業務負担を軽減するため、介護保険制度は令和3年度介護報酬改定にて紙媒体ではなく電子データでの契約等を認めることとし、今まで必要とされてきた署名や捺印は原則不要となりました。しかし代わりに求められているものが電子サインなどデジタルを活用した締結方法です。
今まで大きな負担であった紙媒体での署名と捺印や記録の保存を大幅に軽減できることが期待される電子データ、電子サインを活用といった新たな対応について、介護事業所はどのような方法が有効であるかを解説します。

介護業界では文書負担の軽減や効率化を課題として検討されてきた

厚生労働省はかねてより介護現場の業務負担の軽減を目標に様々な検討を重ねてきました。そのひとつに文書負担軽減や契約等手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減の推進があります。介護事業所は利用者にサービスを提供するために必要な様々な文書に署名と捺印を必要であり、それらの書類を作成し、署名と捺印をいただくには紙媒体である必要がありました。

またその書類をもって利用者、家族への説明を行い同意の上で署名捺印をし、控えの交付や事業所での原本の保管など、必要な文書に係る業務は大きな業務負担となっておりました。

介護事業所で署名や捺印が必要な書類とは

介護事業所で取り扱われる署名と捺印を要する文書は、介護サービス全体で共通したものに加え介護サービス種別ごとに定められた文書など非常に多岐に渡ります。

まず、すべてのサービスに必要な書類に「契約書」「重要事項説明書」「個人情報取り扱いに関する同意書」などがあります。そこに原則として利用前に作成しておく必要がある事業所ごとの「介護計画書」やケアマネージャーの作成する「ケアプラン」特別養護老人ホーム等で看取り介護を行う際に必要となる「看取り介護計画書」通所介護等でリハビリを提供する際に必要となる「機能訓練計画書」など膨大な数です。

利用者家族からの署名捺印以外の介護事業所として押印が必要な書類を見ても「事故報告書」といった業務に必要なものから指定申請書類、介護報酬請求書類等様々なものがあります。

これらをすべて紙媒体で作成し、かつ契約書や計画書等については利用者家族への説明と同意を得たうえでの署名と捺印をいただき適切に保管する必要があるのです。

令和3年度介護報酬改定で文書の捺印が不要となった

令和3年度4月から施行された令和3年度介護報酬改定では、業務負担の軽減を目的として「書面で説明、同意等を行うものについて、電磁的記録による対応を原則認めること」とし、さらに「利用者等の署名・押印について、求めないことが可能であること及びその場合の代替手段を明示するとともに、様式例から押印欄を削除する」との改正を行いました。
この改正は、長らく紙媒体でのやり取りが原則であった介護業界において非常に大きな変化です。

書面でのやり取りが原則であった契約書や重要事項説明書などの利用者への説明を電磁的記録=電子データ(パソコンやタブレット上に表示するデータ)で行うことを原則として認めることとし、さらに文書ごとに必要であった署名と捺印についても契約締結方法について代わりの手段を提示できれば署名と捺印は必ずしも要しないこととされたのです。

これは提供したサービスの記録や日常的な健康管理は記録ソフトの使用が推進されてきた中でも、やはり契約書等の署名と捺印を要する文書については紙媒体でのやり取りが欠かせなかった介護業界において文書に係る業務のほぼすべてを電子化することが認められたことでもあります。

しかし「様式例から押印欄を削除する」とあるように、署名捺印すべてが不要になったということではありません。捺印をいただくことは不要であると明記されていますが、「代替手段を明示するとともに」とあるように何かしらの形で当該文書に同意をいただいた証拠としての署名は必要ですので注意しましょう。

 


参考URL

▼令和3年度介護報酬改定の主な事項について
https://www.mhlw.go.jp/content/12404000/000753776.pdf

 

▼令和2年11月13日 厚生労働省「介護分野の文書に係る負担軽減について」
P.5 介護事業者の行政対応・間接業務に係る負担軽減(3)のd
https://www.mhlw.go.jp/content/12201000/000694498.pdf

 
 

※詳細は各自治体へお問い合わせ下さい。

※当コラムは、掲載当時のものです。


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