NDソフトウェア株式会社

Care Palette Homeを活用した情報共有の効率化実践

2022/03/01

NDソフトウェアの「Care Palette Home」を活用し、事業所内の業務効率化に取り組む訪問介護事業所様にお話を伺いました。

富山県「ハッピーとやま」様

住所
富山県富山市 中新川郡(上市町・立山町・舟橋村)
事業内容
  • 地域包括支援センター
  • 居宅介護支援事業所
  • 通所介護・短期入所(デイサービス・ショートステイ)
  • 訪問介護
  • 小規模多機能型居宅介護
  • 有料老人ホーム
  • 認知症対応型通所介護

柳川氏

株式会社とやまヒューマンサービス
ハッピーとやまヘルパーセンター 管理者

Care Palette Homeの導入を決めた経緯についてお聞かせください

柳川

現在富山県で15事業所を運営しています。職員数は現在150名。訪問介護事業所は私を含め13名で活動しております。

法人内で情報共有を図るために、ケース記録のほうへサービス記録の入力を試みたのですが、入力することが困難で毎回山積みになっていました。一カ月前のものを一カ月後に入力するような感じでタイムリーに報告することができないことが課題でした。

サービス記録についてどうにかならないかと思っていたところ、NDソフトウェアから「Care Palette Home」の紹介がありました。話を聞いたところサービス記録や実績請求業務などが一括してできることを聞き、「これは!」と思い、導入を決めました。

導入してからはどのような変化がありましたか?

柳川

サービス記録の入力をしていた頃は、1か月遅れでケースへ入力していた感じでしたが、今は記録と実績はその日のうちにほのぼのNEXTに入ってきますし、翌日には昨日の様子を職員全員で情報共有するためにケースを印刷し、大事なところにはラインを引いて事業所全体で情報共有をしております。

実績も毎日確認しておりますので月末処理も1日で終わるようになりました。

ほかの業務で便利になったことはありますか?

柳川

賃金計算です。今は毎日実績の確認ができていますので、以前は2、3日かかっていた賃金計算が、今は1日で終わるようになりました。

その他にも障がいのサービスや自費でのサービス、職員の研修などもほのぼのNEXTと「Care Palette Home」を使ってシフト管理や賃金計算をしております。

ほかに「Care Palette Home」を導入し、良かったことはなんですか?

柳川

なんといってもサービス後にすぐサービスの状況を「ほのぼのNEXT」やiPad上で確認できることです。ケアマネやご家族へリアルタイムで報告できることが大きいです。

また、ヘルパーさん達からもお客様宅に訪問する前に事前にタブレットで利用者様の様子がわかり、良かったと報告が上がっています。他のヘルパーさんからの伝達事項などがケース記録に入っているので、それを確認してから業務に入れるのが安心できたと報告がありました。

そのほか、皮膚の状態や薬の情報など環境が変わった場合には写真で送るように伝えています。文章で入力するよりも状態が把握でき、ケアマネやご家族への報告にも役立つのが良かったと思います。

あとは、急なシフトの変更があった場合でも事務所に戻らなくてもよくなったことはとても魅力的です。

職員の皆さんはすぐにシステムになじめましたか?

柳川

導入直後は、サービス時間内に入力することがとても難しかったようです。お客様の話を聞きながら入力するということもあり、ミスも多く目立ちました。

どういった対策をとられましたか?

柳川

慣れるまでは事業所に来て一緒にタブレットに入力するということを行いました。入力が苦手な職員は音声入力なども利用しています。

そして導入直後の慣れない時期だからこそ、この機会に記録の書き方について皆で学習をしました。法人内のケアマネージャーにどんな報告をしてもらったら一番嬉しいかということを確認し、それをもとにみんなで勉強しました。

それによって今ではケアマネージャーが報告して欲しい内容のものが上がるようになって、記録の質が上がり、残業時間も減ったように思います。

「急なシフト変更」でCare Palette Homeの導入が便利なところをお聞かせください

柳川

例えば、職員が急に休むことになった時のシフト変更がとても便利になりました。以前はシフトを紙で持ち歩き、紙をめくりながら代わりの職員さんへ連絡していました。そのために早く出勤することもあったのですが、今はなくなりました。Care Palette Homeでは、タブレット上でシフトを確認することができ、時間変更も容易ですし、職員さんを変更することも簡単になったことがすごく助かっています。また、気になる利用者様についてはその場で確認することができ、タイムリーに報告できることもすごく役に立っています。


平田氏

株式会社とやまヒューマンサービス
ハッピーとやまヘルパーセンター
サービス提供責任者

サ責としてどのようなお仕事をしていらっしゃいますか?

平田

私は、サ責として主にシフト管理をしています。その中で1日の稼働で上がってきたケース記録を翌日に確認しています。

「Care Palette Home」をシフト変更にどう役立てていますか?

平田

急なシフトの変更があった場合には、タブレット上で変更をかけ、ヘルパーさんがすぐに分かるようにして、確認していただいています。

今までは、紙ベースのものでシフト管理していまして、変更があった場合ヘルパーさんに電話連絡をしていました。しかし電話が繋がらない時や稼働中は、なかなかお伝えすることができませんでした。

「Care Palette Home」を導入し、タブレット上で変更することができるようになり、稼働中や稼働後、記録のケースを入力する時に、ヘルパーさんが必ずケース記録を開きます。そして次の稼働のお客様を選択する際にキャンセルや変更が分かるようになります。それで次の稼働に変化があったことに気づくことができるので、その変更がどういったことかということで連絡がくるようになっています。

重要な情報共有にはどう活用していますか?

平田

タブレットを使うことによってケースの記録がリアルタイムで上がってきますので、ヘルパーさんからの報告を受けて「Care Palette Home」上のケースを読むことによって、状況の把握ができるためすぐに共有ができます。

それによってケアマネージャーさんにもすぐに情報をお伝えすることができるので、とても役に立っております。

「Care Palette Home」の導入でペーパーレス化は進みましたか?

平田

ペーパーレスに関しては100%まではいきませんが80%ぐらいは達成できたのではないかと思います。
実際に記録用紙がなくなったことで時間の削減にもなっています。

「Care Palette Home」を使ってより良かった点はなんでしょうか?

平田

一番は、お客様のケースを電子記録として取り込んでいることです。日々の記録を見ることによってすぐにケアマネージャー等に報告ができ情報の共有ができるのが良いです。

Care Palette Homeで、日々の記録を改善!

ハッピーとやまヒューマンサービスセンターで
使用しているシステム

▼Care Palette Home▼ほのぼのNEXT

当コラムは、掲載当時の情報です。

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