訪問介護事業所で成功！ タブレットでペーパーレス化・残業削減

当事業所は神奈川県三浦市にありまして、居宅介護訪問介護事業所が併設されている訪問介護事業所です。職員数は39名で9名がケアマネージャー、事務員が2人、28名がヘルパーです。

以前は他社の記録アプリを使っていましたが、「ほのぼのＮＥＸＴ」と連携していませんでしたのでそれぞれに入力作業が発生していました。この問題を解決するために2020年10月から利用することになりました。

今現在、5台のタブレット端末をサービス提供責任者、26台のスマートフォンをホームヘルパーが訪問の際に使用し、あと2台のスマートフォンをケアマネージャーがテレワークをする際に使用しています。

以前使っていた他社の記録アプリが更新の時期を迎えたことです。それぞれに入力作業があることが課題だったところ、NDソフトウェアさんから「Care Palette Home」の紹介があり、今まで使っていた「ほのぼのＮＥＸＴ」と連携ができるということが導入のきっかけです。

また「Care Palette Home」を使うにあたって、しっかりサポートをしていただけるということを聞きましたので、安心して導入することができました。

不安はありました。従来の紙媒体から他社の記録アプリに変えて、そこからまた2年で新しいシステムに変えるという形でしたので、とても不安を感じていました。スタッフも私を含め年齢層が高い人が多かったので、新しいものに対する不安もあったようです。
ですが、「Care Palette Home」を導入するにあたり、NDさんより事業所に直接来ていただいたり、電話でサポートをしていただいたりしたことで課題がその場で解決することができました。そのおかげで新しいシステムに慣れるのもとてもスムーズにできたと思います。

Care Palette Homeを導入する以前は、スケジュールを二重に作って、さらにそれが正しく入力されているかの確認作業がありました。また実績については新たに入力をし直すという作業をしていましたが、Care Palette Homeに入替えて二重の作業がなくなりました。

はい。以前は月末になると夜の8時、9時…と遅くなるようなことがしばしばありましたが、現在は1時間ほどの残業で十分帰ることができるようになりました。

「Care Palette Home」に入替えたことで、自事業所のケアマネージャーが「ほのぼのＮＥＸＴ」から「Care Palette Home」の記録を見ることができるので、利用者の状況がリアルタイムで分かり、とても便利になりました。

まず、利用者さん宅に伺い、挨拶をしたときに「Care Palette Home」の「入室ボタン」を押しています。その後ヘルパー業務として掃除などの家事全般、おむつ交換や清拭といった身体介護を提供し、支援終了の5分くらい前に「Care Palette Home」の申し送りに利用者さんの様子を記入して、その後「退室ボタン」を押しております。

とても良いところは、前のヘルパーさんからの申し送りがみんなに見えるということです。利用者さんの様子がすごくよくわかるので安心して支援に入ることができます。

さらに写真も撮れるのがいいと思います。利用者さんによっては打ち身があるとか、皮膚の状態がよくないとか、あとは私たちでは判断のつかない郵便物が届いている場合は、事業所やケアマネージャーさんに報告する必要があるので、個人情報へは十分に配慮したうえで利用者さんに許可をいただき写真を撮らせてもらっています。それを事業所や他のヘルパーさんと共有できることがとても助かっています。

サ責の仕事しては、支援を終えて事業所に戻ってから「Care Palette Home」に入力されているヘルパーさんたちの申し送りやサービス提供時間のチェック、支援内容を確認しています。その中で気になることや分からないことがあれば直接ヘルパーさんに連絡し確認を取っています。以前は紙に出していたのですが、直接「Care Palette Home」上で確認できるので、紙面でチェックする必要がなくなり経費も削減でき、効率的になり助かっています。

システムが変わった時はやはりみんな戸惑っていましたので、職員同士で何回も勉強や確認をしながら進めてきました。導入直後はまだまだみんな慣れなかったので毎日のように勉強していましたが、3、4カ月ぐらい経ったころにはどうにか操作ができるようになりました。非常勤さんの方々もやはり慣れない間は電話連絡とか、事業所に来てもらってから説明して覚えてもらいました。

1ヵ月の予定表がとても楽になりました。今までのシステムですと「ほのぼのＮＥＸＴ」で予定を作り、それを一度紙媒体に印刷して、またそれを見ながら違うシステムでもう一度確認するという作業を行っていました。やはり月が替わるたびに利用状況が変わっていたり、サービスの内容が変わっていたりするので毎回確認が必要でしたので予定表は二度手間という形の仕事でした。
「Care Palette Home」は「ほのぼのＮＥＸＴ」と連携していますので、「ほのぼのＮＥＸＴ」で作ったものをそのまま移行できるためとても作業が楽になりました。

今までのシステムはすべて印刷、紙媒体で確認し、綴じる、整理して保管場所を設けるといった作業が必要でした。それが「Care Palette Home」を導入してからは「ほのぼのＮＥＸＴ」で作成したものがそのまま「Care Palette Home」と連携し反映されますので紙媒体に印刷する必要がなくなりました。

おかげで保管場所も必要なくなりましたし、整理をするといった作業も大きく減りました。