NDソフトウェア株式会社

訪問介護事業所で成功! タブレットでペーパーレス化・残業削減

2022/06/19

訪問介護の業務にNDソフトウェアの製品をどのように役立てているか、弊社の「Care Palette Home」をご導入いただいている「三浦市介護サービスセンター」様にお話を伺いました。

特定非営利活動法人 三浦市介護サービスセンター様

住所
〒238-0236 神奈川県三浦市栄町9番4
Tel
046-880-0710・0720
FAX
046-880-0715
URL
http://care-net.biz/14/npokaigo/index.php

高柳氏

三浦市介護サービスセンター
理事長

事業所について教えてください。

高柳

当事業所は神奈川県三浦市にありまして、居宅介護訪問介護事業所が併設されている訪問介護事業所です。職員数は39名で9名がケアマネージャー、事務員が2人、28名がヘルパーです。

「Care Palette Home」導入の経緯について教えてください。

高柳

以前は他社の記録アプリを使っていましたが、「ほのぼのNEXT」と連携していませんでしたのでそれぞれに入力作業が発生していました。この問題を解決するために2020年10月から利用することになりました。

今現在、5台のタブレット端末をサービス提供責任者、26台のスマートフォンをホームヘルパーが訪問の際に使用し、あと2台のスマートフォンをケアマネージャーがテレワークをする際に使用しています。

入替えを検討したきっかけは何でしたか?

高柳

以前使っていた他社の記録アプリが更新の時期を迎えたことです。それぞれに入力作業があることが課題だったところ、NDソフトウェアさんから「Care Palette Home」の紹介があり、今まで使っていた「ほのぼのNEXT」と連携ができるということが導入のきっかけです。

また「Care Palette Home」を使うにあたって、しっかりサポートをしていただけるということを聞きましたので、安心して導入することができました。

入替えることへの不安はありませんでしたか?

高柳

不安はありました。従来の紙媒体から他社の記録アプリに変えて、そこからまた2年で新しいシステムに変えるという形でしたので、とても不安を感じていました。スタッフも私を含め年齢層が高い人が多かったので、新しいものに対する不安もあったようです。
ですが、「Care Palette Home」を導入するにあたり、NDさんより事業所に直接来ていただいたり、電話でサポートをしていただいたりしたことで課題がその場で解決することができました。そのおかげで新しいシステムに慣れるのもとてもスムーズにできたと思います。

「Care Palette Home」に入替えて業務はどう変わりましたか?

高柳

Care Palette Homeを導入する以前は、スケジュールを二重に作って、さらにそれが正しく入力されているかの確認作業がありました。また実績については新たに入力をし直すという作業をしていましたが、Care Palette Homeに入替えて二重の作業がなくなりました。

働き方にも変化はありましたか?

高柳

はい。以前は月末になると夜の8時、9時…と遅くなるようなことがしばしばありましたが、現在は1時間ほどの残業で十分帰ることができるようになりました。

その他、Care Palette Homeに入替えてよかったことを教えてください。

高柳

「Care Palette Home」に入替えたことで、自事業所のケアマネージャーが「ほのぼのNEXT」から「Care Palette Home」の記録を見ることができるので、利用者の状況がリアルタイムで分かり、とても便利になりました。

次に、サ責の加藤様よりお話を伺いました。ホームヘルパーとして利用者様宅にご訪問しケアを提供する中でシステムをどのように運用されているかお聞きしました。

加藤氏

三浦市介護サービスセンター
ホームヘルパー

「Care Palette Home」を訪問介護業務でどのようにお使いですか?

加藤

まず、利用者さん宅に伺い、挨拶をしたときに「Care Palette Home」の「入室ボタン」を押しています。その後ヘルパー業務として掃除などの家事全般、おむつ交換や清拭といった身体介護を提供し、支援終了の5分くらい前に「Care Palette Home」の申し送りに利用者さんの様子を記入して、その後「退室ボタン」を押しております。

「Care Palette Home」を使ってよかったと思うことはありますか?

加藤

とても良いところは、前のヘルパーさんからの申し送りがみんなに見えるということです。利用者さんの様子がすごくよくわかるので安心して支援に入ることができます。

さらに写真も撮れるのがいいと思います。利用者さんによっては打ち身があるとか、皮膚の状態がよくないとか、あとは私たちでは判断のつかない郵便物が届いている場合は、事業所やケアマネージャーさんに報告する必要があるので、個人情報へは十分に配慮したうえで利用者さんに許可をいただき写真を撮らせてもらっています。それを事業所や他のヘルパーさんと共有できることがとても助かっています。

サービス提供責任者として「Care Palette Home」をどのように活用していますか?

加藤

サ責の仕事しては、支援を終えて事業所に戻ってから「Care Palette Home」に入力されているヘルパーさんたちの申し送りやサービス提供時間のチェック、支援内容を確認しています。その中で気になることや分からないことがあれば直接ヘルパーさんに連絡し確認を取っています。以前は紙に出していたのですが、直接「Care Palette Home」上で確認できるので、紙面でチェックする必要がなくなり経費も削減でき、効率的になり助かっています。

システム入替えに伴い、現場のヘルパーさんたちが対応できるために取り組んだことはありますか?

加藤

システムが変わった時はやはりみんな戸惑っていましたので、職員同士で何回も勉強や確認をしながら進めてきました。導入直後はまだまだみんな慣れなかったので毎日のように勉強していましたが、3、4カ月ぐらい経ったころにはどうにか操作ができるようになりました。非常勤さんの方々もやはり慣れない間は電話連絡とか、事業所に来てもらってから説明して覚えてもらいました。

次に、事務の西脇様よりお話を伺いました。

西脇氏

三浦市介護サービスセンター
事務

そのほかに「Care Palette Home」を使ってよかった点はありますか?

西脇

1ヵ月の予定表がとても楽になりました。今までのシステムですと「ほのぼのNEXT」で予定を作り、それを一度紙媒体に印刷して、またそれを見ながら違うシステムでもう一度確認するという作業を行っていました。やはり月が替わるたびに利用状況が変わっていたり、サービスの内容が変わっていたりするので毎回確認が必要でしたので予定表は二度手間という形の仕事でした。
「Care Palette Home」は「ほのぼのNEXT」と連携していますので、「ほのぼのNEXT」で作ったものをそのまま移行できるためとても作業が楽になりました。

タブレットになり、ペーパーレス化は進みましたか?

西脇

今までのシステムはすべて印刷、紙媒体で確認し、綴じる、整理して保管場所を設けるといった作業が必要でした。それが「Care Palette Home」を導入してからは「ほのぼのNEXT」で作成したものがそのまま「Care Palette Home」と連携し反映されますので紙媒体に印刷する必要がなくなりました。

おかげで保管場所も必要なくなりましたし、整理をするといった作業も大きく減りました。

システム連携で残業時間が減り、ペーパーレス化が実現。
過去の状況がその場でわかるため、安心して支援を行えます。

≫インタビュー動画はこちら

三浦介護センター様でご活用いただいているシステム

▼Care Palette Home▼ほのぼのNEXT

当コラムは、掲載当時の情報です。

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