具体事例その１－介護記録を効率化

介護のお仕事をしていると、介護記録や日報といった記載しなければいけない書類が数多くあります。内容は非常に似ているのですが、使われ方が違います。場合によっては転機してまとめるということもあります。介護のお仕事はこのような筆記による記録や申し送りをするための日報などが多くあり、それらが現場の仕事を圧迫することもあります。 これらの記録は使う部分が違うだけで、何度も転記することがあります。介護職員の中には無駄だと感じている人もいらっしゃいます。そこでA事業所では、ICT・IoT化を進め、便利な機器を導入して職員が記録すること自体を減らすことにしました。 もちろん機器に慣れない職員から反対の声が出たものの、人材不足をフォローするためにも必要である、というトップの声で導入が決まりました。そしてスマホやタブレットの画面を通して、簡単に記録が付けられる（場合によっては自動的に利用者さまの記録が送られて登録される）ようにしました。 導入に際して注意したことの一つが、なるべくいつも使っている記録帳と同じような書面にすることでした。そのことで「やらず嫌い」だった職員を動かすことに成功しました。これは職員の方々の利便性を追求するだけでなく、利用者さまと向き合える時間が増えました。ケアをする側・受ける側の両方にメリットが生まれた事例です。

具体事例その2－仕事の見える化が実現

介護のお仕事は多岐にわたるので、仕事の目的や意義を失ってしまうこともあります。それは時間的な余裕（つまり考える時間）が少なく、常にやるべき仕事に追われてしまうという特有の状態があるからです。 施設を夜間見回るとき、一人の職員が巡回できる数には限りがあります。そして夜勤は日勤と異なり、職員の心理的負担が大きくなります。その理由は、見回るときに利用者さまの状態が悪い時にすぐ相談できる先輩やナースがいない、状態の判断ができないということがあるからです。 もちろん二人で見回ったとしても場所の分担があるので、それぞれの見回り場所が異なるので、その場で相談することができません。それに加えて利用者さまの人数が多いと、見回りを何度もするわけにはいきません。見回った後に体調が悪くなる利用者さまがいらっしゃった場合、気づきが遅くなり処置が遅れてしまうこともあります。 そこでB事業所では見守りとナースコールを連携させたシステムを導入しました。その結果、常に利用者さまの状態が把握できるだけでなく、何かの疾病の予防にも役に立つことがわかりました。気づきが遅れたことで健康状態が悪化する利用者さまを出さない、そして事前に健康状態を把握できることで、不慮の事故を起こさないという安心につながるようになりました。 もちろん工夫した点はさまざまありますが、大きいポイントは職員の負担になる機器にしなかったことです。つまり記録するのにタブレット、ナースコール連携はスマホといったように、使い方によって必要機器を分けなかったことです。現場の職員には両手がふさがることを避け、スマホ（またはタブレット）1台のみですべて済むようにしました。 その結果、仕事の流れが本人だけでなく管理者にも見える化でき、常に利用者さまの状態も把握することが可能になりました。そして利用者さまのご家族に介護内容をしっかりとご説明しやすくなったことも大きなメリットになりました。

具体事例その3－ケアの見直しがしやすく処遇改善につながる

介護のお仕事は属人化されやすいといわれています。ケアがとても上手な方でもそのお仕事を後進に伝えにくい（教えるのが上手でない、ポイントをつかんで教えないなど）といったデメリットが生じることもあります。 また職員本人はしっかりと仕事をしているのに、いつも管理職がいるわけではないので評価されにくい部分もあります。介護の質を上げるのは職員の仕事の仕方に依存することになります。いくら質を上げたくても、同じ品質をどの職員でも維持できるようにするには、現在の職員の仕事量を減らすか人員を増やすしかありません。 そこでC事業所は見守りロボットを導入し、自動的に利用者さまの状態を記録するシステムを導入しました。また何かあればすぐ職員にアラートが出る仕組みも導入しました。このシステムの導入で、定時見回りの負担が減り、記録作業も格段に改善されました。 その結果、職員の心理的負担が減り、管理側からは処遇改善のポイントを把握しやすくなりました。『職員のどの作業に負担がかかっていたか』『効率化すべき仕事が具体的にどこだったか』といったことも、管理職全員で常に把握することができるようになりました。

まとめ―人材不足に悩むなら、一度NDソフトウェアにご相談ください！

介護業界は人材不足という言葉だけでは解決できない問題がたくさんあります。業務効率化をすればすべて解決できるとは限らないこともあります。しかし課題を明確にし、改善するには、今やシステム化は避けられないと言えるでしょう。 またシステム導入は簡単ではありません。どんなシステムを導入すべきか、職員にどのように使わせたらよいか、といったお悩みも多いはずです。 そんな時はNDソフトウェアの「ほのぼのNEXT」をご検討いただくのも解決につながります。ここでご紹介した成功事例のように、実現に向けて万全のフォローをしていきます。ご興味のある方はぜひ一度ご相談ください。笑顔の絶えない職場を構築するためにお役に立ちます！

当コラムは、掲載当時の情報です。

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