業務効率化のためには、無駄な仕事量の削減が重要なポイント

業務効率化を高め、生産性をあげるためには、記録をする時間を短縮するとともに、記録を活用することが大切なポイントです。

隙間時間を活用して記録／報告を行う

例えば訪問介護の場合、移動中の隙間時間を活用して記録／報告を行えると、事務所に帰ってから行う事務作業を軽減できます。また、施設介護の場合にも、その場で気が付いたことを記録することができると、伝達ミスをなくすことができます。

記録／報告を簡略化する

同じ業務の際には、入力する項目は決まっています。テンプレート化して必要な部分だけを書き込むことで、記録／報告の簡略化が可能です。システムを導入することで、選択肢を用意して入力の手間を省いたり、予測変換を活用して入力時間を短縮する効果も期待できます。更に、同じ内容を入力したい時には、コピー機能を使用することで、迅速に記録／報告を行うことができるのです。

記録を活用する

折角記録をしても、活用しないのでは意味がありません。 部署をまたいで記録を共有する際や、複数のグループ施設を抱えている場合には、「紙の記録では必要な時に必要な人が閲覧・活用することができない」という問題点があります。IT／ICTを活用して、いつでも誰でも必要な情報に必要な時にアクセスできるようにしましょう。その際、情報漏洩防止のために、アクセス可能な情報は権限によって分けるのも大切です。

情報共有のメリットとは

IT／ICTで活用して記録をすることで、業務を可視化することができます。 更に、情報共有をスムーズに行うことができるようになります。

工数を削減できる

例えば複数の施設があるグループ企業では、施設間の情報共有を行わないと、施設ごとに利用者の書類が複数作成してしまうケースがあります。また日々の業務でも、知識やノウハウを記録で学び、活用することができるので、工数を削減する効果が期待できます。

業務の属人化を防ぐ

業務が属人化してしまうと「誰かがいないと仕事が回らない」「適切な対応が迅速にできない」状態になってしまいます。情報共有を密にしておくことで、業務の属人化を防ぎ、円滑に仕事を進められるようになります。

トラブルの防止や対応に役立つ

ヒヤリハットの記録や事故記録、改善施策などを閲覧することで、トラブルの防止や対応に役立ちます。 また、トラブル防止の施策を考える際にも、これらの記録を役立てることができます。

事例紹介「記録のシステム化をスムーズに進める方法」

社会福祉法人　桐生会では、2017年に記録をインプットするだけではなく、アウトプットしやすいシステムの導入をしました。ほのぼのを活用することで情報を蓄積し、グループ内の施設で共有することができます。情報が断片化されずに、書類が重複することもなくなりました。更に、集計が楽になったので、事務作業の時間削減ができるようになりました。
また、iPadでの入力に注力したので、iPadだけで必要な情報を全て閲覧することができます。 例えば巡回先で確認事項があった際にも、ステーションに戻らずにiPadで情報を確認できるので、移動時間が減り業務効率化が進みました。今後は、外国人実習生の受け入れを考えており、多言語対応アプリにも興味があるそうです。

施設情報

社会福祉法人　桐生会
高齢者総合福祉施設　桐生園
〒520-2111　滋賀県大津市桐生一丁目26番7号
URL：http://www.kiryuen.jp/

運用システム

ほのぼのＮＥＸＴ
CarePalette
オンラインプラットフォーム

より詳しく導入事例を知りたい方は、下記の記事をご一読ください。
◆記録のシステム化をスムーズに進める方法
URL：https://www.ndsoft.jp/case/nursing/4469

まとめ

システムは、ただ導入すれば劇的な効果があるわけではありません。施設の規模や仕事内容にあわせて、必要なものを導入することが大切です。情報共有を進めるために、どんなシステムを導入すれば良いかお悩みの方は、お気軽にご相談ください。記録のIT・ICT化だけではなく、導入したシステム間の連携など、適切なアドバイスとご提案でお悩みを解決するためにお力添えいたします。

当コラムは、掲載当時の情報です。

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