NDソフトウェア株式会社

「Care Palette Home」の導入事業所様に聞く業務効率化の実践

2022/04/11

介護現場にICT機器を活用することで、どのような業務改善を図ることができるのか、今回は実際にほのぼのNEXT・Care Palette Homeをご導入いただいている大阪府堺市の社会福祉法人 五常会ゆーとりあ様よりお話を伺いました。

社会福祉法人五常会 高齢者総合福祉施設 ゆーとりあ様

住所
〒599-8243 大阪府堺市中区見野山164番地
Tel
072-236-8779
URL
http://yutoria.or.jp/

三好氏

社会福祉法人五常会 ゆーとりあ
訪問介護事業所 管理者

訪問時の記録に大きく時間がかかっていたので業務効率化は課題でした

訪問介護の現場に初めてモバイル端末を入れることについて、当時の気持ちはどうでしたか?

三好

他の訪問介護事業所で使っているという話は少し聞いていたので、そういうものがあることは知っていました。

私たちの訪問介護事業所でも、訪問時の記録ではすごく時間がかかっていましたので、以前から「もう少し、効率良くできる方法はないか」ということは考えていました。さらにペーパーレス化の問題もあり、NDソフトウェアの「ほのぼの」シリーズを法人が検討しているとの話を聞き、どういう風に使っていけばいいかということは考えていました。実際に導入が決まり「ようやく来たな」という気持ちでした。

記録媒体が端末になり、各自が持てるようになるということを職員みんなに話したらすごく喜んでいて、これはいいきっかけだなと思いましたね。

職員の皆さんも、とても前向きだったのですね。

三好

そうですね。

他の事業所さんで使っているのを知っていたり、登録ヘルパーさんの中には前に働いていた事業所で実際に使っている人もいたので、便利だよということは聞いていました。早く導入されればいいなとは思っていましたね。

職員一人ひとりに合わせた便利な機能を説明していきました

ICT機器を導入するフェーズで、タブレット画面では見えにくいとか、操作に慣れないといった抵抗は職員の皆さんにはなかったのでしょうか?

三好

やはり職員は年齢や経験も違いますし、タブレットやパソコンに強い、弱いという個人差もあったので、覚えていく過程に差があったのは実際のところです。訪問介護事業所は職員の平均年齢が高いので、やはり年齢が上の人ほど画面が見えにくいといった声もありました。

「文字を大きくすることができるよ」など、良いところを伝えていくことでこちらが思っていたよりは早く皆さんに覚えていただけたと思います。

操作についてはどのような声がありましたか?

三好

機器そのものに抵抗があって、パソコンも家でしていないからできないという職員もいたのですが、携帯でメールなどを打つくらいの文字数で入力できることや、こちらで文章のパターンができているので押すだけで大丈夫ということを丁寧に説明していきました。

一カ月程度はかかりましたが、思った以上にすんなりと導入できたかなと思います。

記録時間が大幅に減少し、時間通りに業務を終えられるようになりました

実際に「Care Palette Home」をご導入いただいた結果、変化はありましたか?

三好

現場目線での意見は色々と聞きました。

まず記入の時間が大幅に減って簡単にできるようになったことをすごく喜んでいます。
今までのゆーとりあでは、色々な加算を取っているので一人ひとりの訪問記録は5行くらい丁寧に書いていました。1日に5件ほど訪問すると記録に30分以上時間がかかっていました。
「Care Palette Home」を導入してからは、移動後の5分、10分の待ちといった隙間時間で記録を打てることが、職員にとっては時間のロスもなく気持ちに余裕を持って、覚えている間に入力できるようになりました。そうすると事務所に帰ってきてからも時間通りに勤務を終えることができるのでとても楽になったということでした。また、入力する文章をパターン化して作っているので必要なところだけを押せばよく、詳細な申し送りも思ったことを簡単に打つだけでどんどんパターンに出てくるのでそこも楽になったとの声もありました。

今までは事務所に戻ってきてから過去の記録を見なければ状況が分からなかったことが、訪問先のちょっとした時間でタイムリーに確認できるようになったのでサービスの幅が広がるだけでなく、情報共有ができるおかげでミスも少なくなりました。事務所に戻らなくてもできるということが便利になったとの声がよく聞かれますね。

「お知らせ機能」の活用で情報共有がとても便利になりました

「Care Palette Home」導入前は直前の記録が見えていなかったと思うのですが、どのように情報共有をしていたのですか?

三好

緊急の場合は朝のミーティングで「今日入る人はこうです」と伝えていましたが、やはりその形だと伝達の漏れが出てきますし、その日に出勤していない職員や事務所に入らずに直接現場へ行く登録ヘルパーさんにはまったく情報共有できないので、緊急時には電話をして伝えていました。すごく手間がかかるだけでなくやはり抜け・漏れや、連絡したのに「私は聞いてない」という、あってはならないこともたまにありました。

「Care Palette Home」を導入して、「今までこんなに不便なやり方をしていたんだな」という風に思いましたね。

「Care Palette Home」の導入で情報共有はどのように変化したでしょうか?

三好

「お知らせ機能」を使うことで、私が一斉に連絡したいことを伝えることができるようになりました。

今までは事務所に寄る職員には業務連絡ノートを見てもらい、事務所に来られない人には電話連絡をするという方法だったのが、一斉メールで全員が見られるようになり、さらにそこで話もできて相互の連絡もお知らせ連絡でできます。

全員がひとつの話を共有できるようになったため「私は聞いていない」といったことがなくなったことは本当に便利で良くなったと思います。

シフト管理がとても楽になりました

現場を管理する側として何か助かったところはありますか?

三好

業務連絡が便利になったということ以外では、シフト管理が一括でできるようになりました。

今までは紙媒体でのシフトを作っていたのですが、変更のたびに印刷し直して、各自に変わった旨を連絡していましたが、今ではそういったことがまったくなくなりました。一カ月の月予定がしっかりでき、変更があった場合には「ほのぼのNEXT」で変更して、「Care Palette Home」と連携すれば全員がその場で見ることができます。そうすると他の人のシフトも分かるので、もし誰かが休んだ時に交代できるといったやり取りがスムーズになりました。

訪問介護事業所においてシフト管理は大変な仕事のひとつですから、そこが一括でできるようになったのはとても助かることですね。ほかには何かありますか?

半日かかっていた請求業務が1時間でできるようになりました。

三好

あとは請求業務が大幅に楽になりましたね。以前は半日くらいかかっていたのですが、今では1時間くらいでできるようになりました。

「ほのぼのNEXT」で同一法人内の居宅介護支援事業所は連携しているので、そこに関しては紙がまったくいらなくなり、紙の消費が減りました。毎回1週間ごとにシフトを作る段階で実績の見直しをするように癖づけていったので、月末には最後の見直しを行うだけになりました。私たち訪問介護事業所と居宅介護支援事業所の双方がとても楽になったと思います。

他法人の事業所については今まで通りですが、シフト作成時の確認といった私たちの考え方や取り組み方自体が変わり、今までは本当に請求処理は頭が痛い問題だったのですが今では全然間違うことなくスムーズにできるようになっています。

大幅な業務効率化を図ることができたということですね。

三好

はい。施設長も私の仕事を見て「早くなったよね」と言ってくれます。

今までは机にかじりついていたのが1時間くらいで業務が終わるようになり、違う記録を作るといった他の仕事に時間を回せるので、溜まっていた仕事が全部その場で終わるようになったとは思います。

三好さんはすぐに使いこなせましたか?

三好

いえ、慣れるまでは「ほのぼのNEXT」のサポートセンターにたくさんサポートいただきました。

以前、請求前に連携に関して大きなミスを一度して困ったことがあったのですが、サポートセンターの方が一緒になって丁寧に教えてくれました。それが本当にありがたくて…その経験があって、システムを本当に理解できたかないう感じです。

ゆーとりあ様でご活用いただいているシステム

▼Care Palette Home▼ほのぼのNEXT

当コラムは、掲載当時の情報です。

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