NDSコラム

仕事 2019/09/24
介護職における報告書の書かせ方とは

介護職にとって、介護記録や事故報告書の制作は非常に重要な仕事のひとつです。けれども、業務上必要なことであっても、忙しさを理由にして手を抜いてしまったり、そもそも重要性が理解できていない介護職員がいることも確かです。そこで本記事では、「介護職の報告書の書かせ方」をご紹介します。

報告書の重要性

 

 
報告書を丁寧に書かない人は、「報告書の重要性」を理解できていないケースが多くあります。どんな目的で、どんなメリットがあるかを周知し、報告書の重要性を認識させましょう。
 

情報共有に役立つ

報告書を書くことで、情報共有に役立ちます。
報告書を見れば、ヒヤリ・ハットや事故事例、日常のケアの様子を、誰でも好きな時に知ることができます。
 
また、報告書は多業種とも共有される記録でもあります。
正確な情報を伝え、情報共有を円滑に進めるために必要なのです。
 

ケアの質の向上に役立つ

さらに、報告書を書くことで、利用者の方の状況の変化やケアの内容を知ることができます。
トラブルを防いだり、より適切なケアを行うことができるようになるので、ケアの質の向上に役立ちます。
ケアプランの見直しや改善をして、より良いケアを目指しましょう。
 

緊急時の資料になる

万が一利用者の方とのトラブルや事故があった場合には、報告書が法的な記録として重要な役割を果たします。
介護職員の身を守ったり、施設の正当性を示す材料になる可能性があるのです。
 
また、ご家族から記録の開示を求められるケースもあります。
このように報告書は、緊急時に役立つだけではなく、身を守る資料となってくれます。
 
「法的に定められているから」という義務ではなく、「施設や自分自身を守ってくれる大切なもの」と位置付けるべきなのです。
 

報告書を書かせるためのポイント

 

 
報告書を書かせるためには、工数を削減し報告書を活用することが必要不可欠です。
 

テンプレートを用意しておく

テンプレートを用意しておき、どんなことを書けばいいかひとめで分かるようにしておきましょう。報告漏れを防ぐだけではなく、後から読み返した時にも、正確に状況を把握することができます。
 
また、テンプレートがあることで、報告書の作成時間を短縮することができます。誰が書いても同じ情報が記載されるので、情報伝達の抜け漏れを防ぐのにも効果的です。
 

書き方の指導をする

報告書の重要性を教えても、書き方を理解していないと報告書をケアに活用することができません。
書き方の指導を行い、わかりやすく・伝わりやすい報告書を書くように指導しましょう。
時には図表を用いるなど、工夫をすることで、より分かりやすい報告書になります。
 
また、注意したいのが「報告書は多業種やご家族など、介護職員以外が読む可能性がある」点です。
誰が読んでもわかりやすいように、中学生に伝わることを念頭におきましょう。
 
優れた報告書は申し送りや定例会議などで取りあげ、書き方をみんなで参考にしたり、検討したりしましょう。
 

報告書を活用する

報告書を書いても活用していなければ、優先順位が下がってしまうことはよくあります。
必要な時にいつでも取り出せる場所に報告書を置いたり、オンラインで共有したりすることで、介護に携わる職員が気軽に活用することができるようになります。
 
その際に注意したいのが「個人情報の保護」です。
情報開示範囲だけではなく、個人情報が適切に管理させる必要があるのです。
報告書を活用する前に、個人情報保護の兼ね合も頭に入れ、情報管理のフローを決めておきましょう。
 

報告書のフィードバックを行う

報告書が提出されたら、先輩や責任者が必ずフィードバックを行いましょう。
 
報告書は公的な資料になりますが、誰も読んでいないのでは、継続するモチベーションが低下してしまいます。
また、気になったことや申し送りが報告書に記載されていると、情報伝達の抜け漏れが起きてしまう恐れがあります。
 
責任者や先輩が必ず目を通して、フィードバックを行うことで、報告書の記載を習慣化させることが重要です。
報告書の制作だけではなく、報告書の確認やフィードバックも、日々の業務に組み込んでおきましょう。
 

おわりに

報告書の作成を習慣化させるためには、報告書作成を業務に組み込み、業務時間内で完結させることも重要です。
報告書作成に時間を取られすぎないよう、テンプレートを活用してください。
書く時間をしっかりと確保し、フィードバックをすることで、習慣化するのが大切です。
 
 

おわりに

最後までお読みいただきありがとうございました。
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