介護入居施設系向け ほのぼのユーザーに聞いた「導入前の課題」と「システム選びのポイント」

「導入前の課題」とは？

介護施設にてシステムを導入しようと考えるきっかけは、やはり現在行っている業務に何かしらの課題があることが多いでしょう。システム導入前は業務のどのような点に課題がありシステムの導入を検討したのか、ユーザーの声を見てみましょう。

残業が多い・記録作業に時間がかかる

運営に必要な取り組みを実施していく中で、記録を重複して書いている時間に業務時間の多くをとられていました。

また、請求業務における確認作業に多くの時間がかかっていたり、各事業の情報収集や申し送りに費やす時間が多くあることがストレスになっていました。

社会福祉法人　康和会　オレンジガーデン様

以前はケース記録を書き終えても同じ内容を日報にも書いて、また別の書類にも同じような記載を繰り返し……と手作業での転記が多く、非常に時間がかかっていました。

社会福祉法人　松寿会様

以前使用していたシステムは請求処理のみで、記録や日誌はすべて手書きでした。早番3名の場合延べ3～5時間は記録に費やし、残業もしていました。

リーダーは一日のなかではほどんどデスクに座り記録作業をすることが続いていました。

社会福祉法人安代会　特別養護老人ホームりんどう苑様

介護事業所が抱える問題で最も多く聞かれるのが、業務が効率化されていないためにスタッフの負担が大きいことで残業が多く発生していたことや、記録業務に大きく時間を取られていたことでした。
残業が多くなってしまう理由としては、記録の時間が取れずに業務終了後の作業になってしまうことや、同じ内容の記録を別の書類にも転記する必要があり、その作業に時間を取られてしまうことが挙げられています。システムを導入していない事業所ではこれらの記録業務や、毎月の請求業務に多大な時間を取られることが大きな悩みであることがわかります。

Excelでの管理に限界を感じた

当時はシステムを特に使用せずExcelを活用していました。Excelは書式を自由に変更できる点が良く、データの連携にはマクロを駆使していましたが決して効率的でありませんでした。

法改正の対応が大変で、また簡単に書式が崩れてしまうこともあり、それらの予期せぬ事態が休日や夜間に限ってよく発生していました。

恵の会グループ様

以前からシステムは導入していたが、非効率な点が多かったです。

当施設はリハビリの算定件数が多く今まではExcelで管理していましたが、請求時に事務がそれを手入力する二度手間が発生していました。

医療法人社団紺整会　介護老人保健施設フェルマータ船橋様

訪問介護の事務作業のウェイトの半分程度を障がい福祉サービスが占めていましたが、システムを利用していたのは介護の訪問介護事業所のみであることが課題でした。

以前のシステムでは障がい福祉サービスに対応しておらず、Excelで管理していましたがスケジュールも請求処理も二重管理の状態でした。

株式会社　中日エムエス　介護付有料老人ホーム　エイジトピア星ヶ丘様

介護事業所は請求業務にパソコンを使った電子請求が基本ですが、それ以外にはパソコンを使う機会が少ないという事業所も多く見られます。利用者へ提供したケアのデータ管理にExcelを使用する場合もありますが、やはりシステムを導入していない場合は請求時等に二度手間が発生する、他事業所とのデータ連携ができないなどの非効率な部分や、法改正時やトラブル発生時等の対応が著しく困難であることが窺えます。

以前使用していたシステムが合わなくなった

以前使用していたシステムは記録機能もありましたが、記録を残すためだけに入力しなければならない仕組みだったので使用しておらず、請求のみの使用でした。

本来記録は目的があって日々積み重ねていくものですが、記録機能のみが断片化されていました。

この状態を継続するわけにもいかず入替の検討を始めました。

社会福祉法人　照陽会　陽だまりの園様

以前は別のメーカーのシステムを使っていましたが、様々な事業所を展開していく中でシステムが対応していない業種もあり、施設によって異なるシステムを使っている状況でした。

制度改定等での追加コストの負担も大きく、トラブルも多かったため入替の検討を始めました。

社会福祉法人　生活クラブ様

すでに他社のシステムを利用されている場合でも、様々なお悩みがあるようです。
業務効率化のために記録システムを導入しても事業所の業務全体と紐づけなければ記録の電子化のみが浮いてしまい、却って非効率的な状態を招いてしまいます。
また複数の事業所を展開する際、事業形態ごとのシステムを別々に導入した場合の多くが事業所内でのみ運用するシステムとなってしまい、法人全体での業務効率化とはならないことが分かります。

システムの導入自体が目的になるのではなく、システムを導入することでどのようにして業務の効率化を図るのかを明確にすることが重要です。

システムの一元化で業務改善したい

以前は複数の事業所で別々のシステムを利用していました。

NPOであった法人を社会福祉法人化し特養を開設するタイミングで業務を本部に一極集中して効率化し、記録も手書きをやめて電子化しようと検討を始めました。
その際に介護記録や請求といった面だけでなく会計、給与、人事管理もすべて統一したいと思いました。

社会福祉法人　謙心会　特別養護老人ホームにちにちそう様

老人保健施設の他に福祉用具貸与事業も実施していましたが、導入していたシステムは別でしたので、システムを一体化させたいと考えました。

記録の電子化と合わせシステム入替を検討しました。

医療法人社団紺整会　介護老人保健施設フェルマータ船橋様

当社では訪問介護事業所以外に介護付老人ホーム、住宅型老人ホームの運営もしておりますが開所以来、記録類はすべてペーパーで行っていました。

入居者様やスタッフの増加に伴い事務作業量や重複業務も増加していたので、法人全体で一元的に導入できるシステムを検討しました。

株式会社　中日エムエス　介護付有料老人ホーム　エイジトピア星ヶ丘様

記録や請求業務のシステムを導入する際は、システムの導入により、業務効率化を図れるかが重要であることは先ほどご説明いたしましたが、さらなる業務の効率化を図るためには、財務会計や給与管理も請求システムとデータ連携し、活用することです。法人全体でシステムの一元化を検討することは、施設の質の向上だけでなく利用者、スタッフの満足度の向上が大きく期待できるでしょう。

「ほのぼの」シリーズに決めたポイントとは？

では、介護施設にシステムを導入しようと検討を始めてから「ほのぼの」シリーズに決めたポイントは何だったのでしょう。引き続きユーザーの声を見てみましょう。

選考のポイントは大きく5つです。

現場が使いやすいこと、サービスの質の向上に活用できること、効率化を図れること、10年先を見据えて使えること、価格が妥当であること。これらを基準に3社で比較検討しました。

ほのぼのは見た目が分かりやすく制度改正時の対応も行ってくれるため負担が少ないほか、他業種に対応しているので新しいサービスを始める時も同じシステムで使用できるだけでなく、介護サービス、障がい福祉サービスの両方を備えているのでスケジュール管理や利用者管理、記録・請求まで同じシステムで行える点が他のメーカーより優れていました。

社会福祉法人　生活クラブ様

「ほのぼの」シリーズは介護サービスだけでなく障がい福祉サービスにも対応しており、幅広く展開する法人にとっては、「ほのぼの」シリーズのみで記録だけでなくスケジュール管理から請求業務まで、様々な業務と連携可能な点が大きなポイントになったようです。

ひとつのシステムで多くの業務をカバーできるということは、業務ごとに違うシステムを導入する必要がなくなり、結果的にコスト削減につながることも、大切なことです。

また使いやすいかどうかは現場で働く職員にとっては最も気になるところでしょう。「ほのぼの」シリーズの記録システムはタブレット端末で直感的に使用でき、また、法改正にも素早く対応してきた実績があることが選ばれたポイントとなったようです。

多職種間の情報共有化と迅速化、業務の効率化、データの統計。この3点を実現するための記録業務のシステム化を検討していました。

「ほのぼの」を選んだポイントは入力のしやすさ。また色使い等の見た目が良い点もポイントになりました。

社会福祉法人　久楽会　指定介護老人福祉施設　萬生苑様

「ほのぼの」シリーズの導入で多職種間の情報共有が行えることや、入力された記録を手軽に統計データとして表示でき、運営に役立てやすいことが選ばれたポイントとなったようです。
また、見た目が良いとの評価も嬉しい点ですね。画面は業務を通して幾度となく目にするものですから、色使いやデザインは重要です。

ほのぼのＮＥＸＴはすべての介護事業の請求業務対応ができ、業務の効率化を図れたことが導入のポイントです。

現場の記録については特に高齢の職員がキーボード操作に不慣れでパソコン入力ができないため、一部の職員に記録業務が集中してしまうことが課題でした。「ほのぼの」はタブレットでその場で入力できるのでキーボードが不要です。さらに一時的にメモに記載する必要もないので二重入力が無くなりました。

バイタル連携も可能な「Care Palette」もさらなる効率化が見込めるため導入を決めました。

社会福祉法人　岡山博愛会様

「ほのぼの」シリーズの記録システムの特徴はパソコン入力だけでなく、タブレット端末でできることです。パソコンに不慣れな方はキーボードで記録を入力することに抵抗があるでしょうが、スマートフォンなら使い慣れているという方も多く見られます。スマホと同じ感覚で記録ができるなら受け入れやすいという声は多く聞こえます。またタブレット端末は忙しい介護現場であっても記録のために事務所に戻る必要はなく、ケアを提供したその場で提供できるのも大きなメリットといえます。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回は「ほのぼの」シリーズの導入前に施設が抱えていた課題と、「ほのぼの」シリーズを選んだポイントについてのユーザーの声を見てみました。 多くの介護施設・事業所でも同様の悩みや課題は共通しているのではないでしょうか。 同様のお悩みを抱える事業者に「ほのぼの」ユーザーの声が参考になり、システムの導入を考えるきっかけになれば幸いです。

次回は「ほのぼの」シリーズを導入されたユーザーの導入後の運用や推進するためにどのように工夫されたのかについてのまとめをご紹介します。ぜひ続けてお読みください。