居宅介護系向け　ほのぼのユーザーに聞いた「導入後に取り組んだ運用の工夫」と「導入後の効果」【前編】

担当職員数名にしっかり教え込みました。全体でフォローし合える体制に整えましたし、社内用の運用マニュアルを作ったりもしました。機能権限の設定をどうするか、役割分担をどうするかといった課題も出てきます。そうなると、情報共有をしっかりするようになります。

実際に使えるようになるまで、半年ぐらいはかかったと思います。もちろんパソコンが苦手な方もいましたし、抵抗感もあったと思います。また、最初はセキュリティ等の設定をあまりやっておらず、全職員が全ての機能を触れる状態にしていたので、分かりにくさもかなりあったと思います。必要な部分を整理して、記録に辿り着くまでのステップを減らしたり、独自のマニュアルも作ったりしました。今は、小規模多機能の3事業所は全て使用しています。

「ほのぼの」シリーズでスケジュールを作成し、他社ツールにて、現地での記録・実績入力を行った上で「ほのぼの」シリーズにデータが返るという仕組みで運用しています。そういった他社ツールとの連携が可能である点も、「ほのぼの」シリーズの良さだと思っています。全ての業務が「ほのぼの」シリーズで完結するのがベストかもしれませんが、根幹をしっかりおさえてもらえればデータ連携で他社ツールを使うのもアリだと思います。連携ツールを使うことにより、紙に記録して事務所で実績を打ち込むという作業が１訪問あたり10分くらいかかっていたのが、5分ぐらいに短縮できていると思います。もちろん職員の業務負担も軽減できることで、ミスも減らせていると実感していますし、さらに残業時間の縮減にも手ごたえを感じています。

基本的にiPadで入力を行っています。当事業所は個別担当制でして、日々各職員が担当の利用者様をケアしています。お風呂の介助だと、一般的には浴室内を担当する職員、着替えを担当する職員、整髪を担当する職員といった感じで役割分担しているイメージだと思いますが、それら全てを一人の職員が順番に行っていきます。もちろん記録もその職員が都度iPadで行います。そうするとより具体的な内容、携わった人間の生の声が反映されます。

以前は、連絡帳の係がいて周囲の職員に聞きながら、手書きで全員分を仕上げていました。今も連絡帳の担当者は日替わりで決めていますが、各自がiPadで記録した内容をPCで集約して、印刷するだけです。また、月ごとの実績報告ですが、モニタリングもこれまでは手書きでした。一ヶ月分のケース記録を抽出して、Wordにまとめていました。今は、ケース記録から期間指定で抽出してモニタリングへ転記するだけです。別に作る必要がありません。ものすごく楽です。現在、手書きはほぼありません。かなり時間短縮出来ています。以前は、送迎が終わってから、人数分のファイルに記載して、翌日の利用者様のファイルを準備して、とあれこれやって21時ぐらいまでかかっていることも多かったと思います。今はそれがゼロです。定時で上がれるぐらい効率化出来ています。

PC操作やキーボード入力が苦手な職員や出勤日数が少ない職員は、操作方法の習得に時間がかかってしまうといったケースがありました。また連絡帳が手書きではなくなるため「職員の気持ちがちゃんと伝わるか」といった不安や「利用者の前でiPadを使って記録することが失礼じゃないか」といった心配がありました。

操作については管理者が横について教える、わからなければ教える、という体制で時間をかけました。また、最初の頃は連動設定を間違えていて修正に手間取ったりもしましたが、今は綺麗になっているので問題はありませんし、面倒にならずに入れる癖がついてちょっとの時間でも入力出来るようになりました。

運用までの計画を2段階に分けて浸透を図りました。

最初のステップとしてパソコン操作が不得意な登録ヘルパーを5人選び、2か月間運用してもらいました。最初はこわごわという感じで「どうせ無理」という雰囲気でしたが、徐々に「あら、できるかも？」「あの人ができるなら、わたしにだって！」というムードが漂い始め研修への積極性も増し、みんなで教え合いながら苦手意識を克服していったようです。

次のステップとして、全体研修へと入っていきました。約50名程度に向け「ほのぼの」シリーズの販売店さんに実施してもらい、1台のタブレットにつき5～6名のグループを作り研修を行いました。

研修では「タブレットの電源の入れ方」など初歩的なところから丁寧に説明いただき、さらに定期的に実施してくださった説明会のおかげで現状の効率的な運用ができているのだと思います。なにかあればその都度フォローしていただき、とても感謝しています。

導入直後はサービス時間内に入力することがとても難しかったようです。お客様の話を聞きながら入力するということもあり、ミスも多く目立ちました。慣れるまでは事業所に来て一緒にタブレットに入力するということを行いました。入力が苦手な職員は音声入力なども利用しています。そして導入直後の慣れない時期だからこそ、この機会に記録の書き方について皆で学習をしました。法人内のケアマネージャーにどんな報告をしてもらったら一番嬉しいかということを確認し、それをもとにみんなで勉強しました。

それによって今ではケアマネージャーが報告して欲しい内容のものが上がるようになって、記録の質が上がり、残業時間も減ったように思います。

特に便利さを実感できる機能はバイタル測定機器と「Care Palette」の連動です。体温計、血圧計、パルスオキシメーターを活用しています。「ほのぼの」シリーズ導入前はもちろん計測後に手書きでした。導入当初はiPadにタップしていました。連動をさせてからは計測後にかざすだけで記録完了です。転記ミスもありませんし早いです。体温計は非接触タイプのものを使用していますが、これも早いです。脇に挟むタイプだと側にいる必要がありますし、エラーだとそこからまた3分ぐらい待ったりします。表面温度だからと最初は躊躇していましたが、精度の高さに驚いています。ここでもかなり時間短縮出来ています。

また、「Care Palette」自体もおススメです。iPadを使っていると、PCの台数が減ります。デイサービスでは、PCは1台のみで、iPadを5台使っています。机もいらなくなります。どこでも事務所の机のPCのように仕事が出来ているのはすごく良いです。筆記用具も持ち歩く必要がありません。

職員の満足度も高くとても満足しています。働き方が変わりましたので、絶対に元に戻したくはないです。楽に出来ることを覚えてしまいましたが、慣れは怖いものでもっともっと活用して楽をしたいという気持ちになってきています。当事業所は開設から17年が経ち、職員が結婚・出産を迎える世代になってきています。ほぼ子育てしている職員ですので、遅くまで残業をしてられませんが、勤務表作成時は１００％要望を聞きます。授業参観等の行事は多いですから、みんなで協力し合って、やりくりします。希望通りに休みが取れるのは、効率化出来ているからでもあります。

iPadで簡単に入力出来るため、記録時間が短くなりました。空いた時間でおやつを作ったり計画書を作成する時間に充てたり、明日の準備まで出来るようにもなりました。もちろんケア提供に力を入れることにもつながっています。短時間で入力できるため、業務の合間に記録が出来て情報量も増えています。家族への連絡事項も手厚くなっています。また業務日誌が簡単に作成でき情報共有がスムーズになりました。そのため意識が高まり、情報量・精度も高まりました。連絡帳もケースから連動させて自動作成です。ご家族からも読みやすくなったという声が多いです。

iPadは記録のためだけではなく、利用者様が音楽を聴いたりレクリエーションにも使えたりするので、利用者様の満足度も上がったと思います。今後は、脳トレなどのアプリ活用も考えていきたいです。

ケアマネさんから、「利用者様の体重が増えてきているので、ここ最近の体重計測結果を教えて欲しい」という依頼があった際にも、すぐに情報が取り出せました。これまでだと、ケース記録ファイルを取り出して、該当のページを探して・・・といった手間がかかっていました。今は、基本的にすべてiPadで参照することで済んでいます。

長年手書きでの業務に慣れていましたが、最新機器の導入によって以前にも増して職員同士が団結でき、前向きな業務姿勢に変わったと思います。一時的なメモとしての食事摂取、排せつチェックは残っていますが、ペーパーレス化は実現しました。

また「Care Palette」で写真を残せるのが良いです。ケアマネさんにもパッと見せられます。文章よりも写真の方が的確です。ご家族にも、写真や動画で状況をお伝えできるため、好評です。

モニタリングや評価について、ケースから転記出来る点も良いです。文章に厚みが出たと思います。ケアマネさんからも有難いと評価されています。

記録システムは、一括記録が便利です。手書き時代の課題であった、「同じことを何度も書く」・「記録に追われて本来の仕事が出来ない」といったことは解決出来ています。

バイタル、食事、水分等がまとめて表示される統計は良いです。受診の際にドクターからも細かく書いてあるねと言われます。ご家族からの評価も良い部分です。水分のIN-OUTって大事なことですが、計測していても記録に載っていないともったいないですから。 ケース記録は種別も使い分けて、いろんな書式に飛ばせるようにしています。書式が自由に作成出来るのも良いと思います。連絡帳もケース記録や様々なデータが連動して入ってくるようにしています。

「パソコンで打つのは大変だなー」という声は聴きますが、手書きに比べたらどう？と聞くと、「時間が全然違います。ものすごく楽になった」と返ってきます。手書きだと、字が上手かどうかという問題もあります。書くこと自体へのプレッシャーが大きいようです。同じことを書かなくてよくなりましたから、一日を通すと相当な量が減って効率が上がっています。