居宅介護系向け　ほのぼのユーザーに聞いた「導入後に取り組んだ運用の工夫」と「導入後の効果」【後編】

訪問アプリの導入前は訪問介護の活動記録は紙で管理していました。約2,300件の訪問件数がありますので、活動記録用紙は1,150枚にも達し、紙代や書類を保管するための書庫の問題など効率が悪い状況でした。

事務管理等実務面においては連絡のやり取りを電話だけに頼るとなると職員が常駐する必要がありますが、タブレット入力なら訪問先から行えるので情報のやり取りが各段にスピードアップされました。

また居宅介護支援事業所への情報提供も迅速になったので、ケアマネさんからの評価も上がった様な気がします。さらに予定実績のデータをチェックする時間の余裕も生まれました。

予想外の成果もあり、特に大きかったのは前回までの訪問状況の把握が事前に知れるため調理において体調に合わせたものや前回と重複しないものを考える時間ができました。また利用者様宅が、朝夕のラッシュにかかる地区にあったり、離島にあったりする場合タブレット通信の効果はより絶大でした。

もう1点が職員における利用者様に対しての「気づき」の増加しました。手元でリアルタイムに情報把握ができることにより、利用者様に対する気づきの範囲が広がったという声が、ヘルパーから徐々に聞こえ始めました。殊に興味深いのが、ある利用者様と良好な関係が築けずに悩んでいたヘルパーが、同じ利用者様に関わっている他のヘルパーの記録を閲覧することにより先入観や苦手意識がある程度払拭され、いままで気づかなかった点に目が届くようになったということです。

気づきの範囲が広がると、同時にケアに対する提案も積極的に出されるようになります。すると、自ずから利用者様とのコミュニケーションが円滑になり、サービスの向上につながるのです。

タブレットによる情報共有は、登録ヘルパーが抱きがちな孤立感の解消につながり、連携意識を高め、モチベーションアップにつながっていることは確かです。

サービス記録の入力をしていた頃は1か月遅れでケースへ入力していた感じでしたが、今は記録と実績はその日のうちに「ほのぼのＮＥＸＴ」に入ってきますし、翌日には昨日の様子を職員全員で情報共有するためにケースを印刷し、大事なところにはラインを引いて事業所全体で情報共有をしております。実績も毎日確認しておりますので月末処理も1日で終わるようになりました。なんといってもサービス後にすぐサービスの状況を「ほのぼのＮＥＸＴ」やiPad上で確認できることです。ケアマネやご家族へリアルタイムで報告できることが大きいです。

また、ヘルパーさん達からもお客様宅に訪問する前に事前にタブレットで利用者様の様子がわかり、良かったと報告が上がっています。他のヘルパーさんからの伝達事項などがケース記録に入っているので、それを確認してから業務に入れるのが安心できたと報告がありました。

そのほか、皮膚の状態や薬の情報など環境が変わった場合には写真で送るように伝えています。文章で入力するよりも状態が把握でき、ケアマネやご家族への報告にも役立つのが良かったと思います。

あとは、急なシフトの変更があった場合でも事務所に戻らなくてもよくなったことはとても魅力的です。

手書きをして、そのまま紙で保存している書類はほとんどありません。PCで入力するための一時的なメモはもちろんあります。後は、送迎に関するものは紙で残してありますね。ペーパーレス化は８０％ぐらいだと思います。システムに入力したデータが反映するのと、全員に適用できる文章は一括入力が出来て、それから個別に記載していく形ですので、とにかく時間が短縮出来ています。利用者様は、40～50名いらっしゃいますが、職員は3名で連絡帳に掛かりっきりで1時間以上かけて記載していました。大体同じような文章でも、お一人ずつ手書きです。これが解消されただけでも圧倒的に速くなりました。今は、2名で大丈夫です。現場に入れる時間も増えました。また、職員によって文字の質が異なりますが、それも解決です。

手書きのノートから、システムから出力されるものに変わりましたが、ご家族からも見やすいと好評です。「ご家庭での生活状況」という欄は空白で設けてありますし、排便・食欲・服薬状況なども、○を付けるだけで伝えられるようにしましたので、記載量も高くなりました。コメントを書く欄が狭いという声もあったため、後から拡大したくらいです。

訪問介護、総合事業、自費サービスを同一画面でスケジュール管理して、その実績が賃金計算に結びついています。利用者請求ももちろんそのまま連動しています。なんと言っても、ここが一番の業務効率化です。

統計も利用しています。情報公表や公的なアンケートに対して、年齢、性別、訪問回数、件数といった数値は集計すれば出てきます。経営的な分析にも利用出来ます。実働時間、週に何回入っているのか、稼働率は？といった点と報酬のバランスはどうなっているのか。ある意味、人事評価的な指標にもなります。また、要介護度別であるとか、月別、年度別といった視点で、件数は変わっていないが、要介護度が下がってきている、サービスが身体よりも生活が増えてきている等、今後どういったサービス提供にシフトしていくべきかといった点まで分析を進めていけます。

システムを使うことで、逆にコミュニケーションが増えました。意識改革にも役立ったかもしれません。

入れ替えたメリットはとても大きいと思っています。まず、システム自体が安定していると思います。法改正の後でも、不具合が出ていません。以前のシステムでは表示できない、計算が合っていないといったこともあり、システム改修が間に合うのか？といった心配から始まりました。今は法改正とか消費税とか、その都度システム改修が大丈夫なのか、といった心配も一切ありません。この業界は転職が多いですが、以前の職場で「ほのぼの」シリーズを使われていた方が少なくなく、それも良いと思っています。シェアが高いのは良いことだと感じます。

一番役立っているのが、「チャットサポート」です。ホントに手軽に行える双方向通信なので、タイムリーにやり取りができて助かっています。文字で入力しないといけない反面、考えながら内容を整理して打てますし、記録が残るのも良いと思います。これでほとんどのことは解決できています。電話サポートは込み入ったことだけで利用している状況です。