ほのぼのユーザーに聞いた「ほのぼの導入後の効果」（介護入居系編）

記録をシステム化したことにより、業務全体にスピード感が出ました。利用者様の記録を遡ってみることもすぐに出来ますし、一気に必要なものだけ出力することも出来ます。行政からの問い合わせが結構多いのですが、その対応もすぐに出来ます。加算の要件チェックがしやすく、請求面でも確実に楽になっています。

紙記録の時代は勤務後に記載しており帰宅時間が遅くなってしまっていましたが、システム化後は作業効率が良くなり、ほぼ定時で帰宅出来ています。また、紙記録だと遡るのがものすごく大変です。今は検索してすぐに探せます。

記録全体を最後に集約して入力する業務がありますが、これまでは一旦紙に記録したものを後からエクセルへ入力していましたので、記録用紙の準備も含めると2時間ぐらいかかっていました。これが今では30分程度で済んでおり約1時間30分の短縮ができています。

日誌も40分ほどかけて作成していましたが、今は記載すべき内容がほとんどボタン一つで集まってきますので、ちょっとした追記と確認の10分ほどで完了します。

申し送りはシステムで出来ています。これまで30分ほどかかっていましたが、15分ぐらいで出来るようになり残りの15分はカンファレンスに充てられるようになりました。申し送りは顔を合わせないので、コミュニケーションがなくなる不安はありましたが、実際には逆にコミュニケーションが増えた感じがあります。

記録がシステム化出来たことによって、様々な効率化が図れました。電話一本なくなるだけでも手を止める必要がなくなりますし、相談員も階段を駆け上がらなくても良い、そういったことを積み上げていくと、時間短縮が出来て、業務の幅が拡がっています。電子化するのは、そういう目的がありましたので、働きやすさにもつながっていると思います。

手書きの頃は、ケース記録に記載する内容を、他の２～３種類の書類にも同じ文章を書いていました。まとめるだけで１時間ほどかかっていたと思います。ケースに記載する量は、利用者様お一人につき1日１０件以上はありますが、効率化できた分記載する内容が細かくなったように思います。今までは手書きの記録を複数の個所に記載するのはものすごく大変なことでした。看護日誌は階ごとにわかれていますし、夜勤日誌は６つのユニットごとにあります。介護日誌、相談員日誌、給食日誌とかなりの量がありますが、今はケースを飛ばして、様々な日誌で取り込んで作成できるのでかなり短縮できています。

転記作業は無くなりましたので、間違いなく時間短縮が出来ています。ケース記録は、後から探す際にも検索すればすぐに見つかりますし、紙とは大きく異なる点です。

記録については、現在ほぼ手書きはありません。また、連動がしっかり出来ているので、ケース・事故報告書・申し送りといった重複した書類を作らなくてもよくなりました。使いたいデータをサッと取り出せるのも良いです。以前、血糖値の推移を出したい時にも、統計ですぐに出せました。ここまで来るのに多少時間はかかりましたが、活用できる段階になったことで、もう手書きに戻りたいということはありません。

日誌を作成するにも取り込みボタン一つでかなりの情報量が自動的に入って来ますので、数秒で完成します。これはすごく大きな効率化です。他の施設の方に、実際の操作を見せると「あぁ！ここまでできるんですか！？」と驚かれます。この機能はみんなに使ってもらった方が良いと思います。慣れない人だと、ケースからデータを引っ張って、と操作をしているうちに10分以上かかってしまうところです。

日常の業務では、iPadで一括入力が可能です。基本的に紙に手書きをする記録はなくなりました。記録は全てシステムに入っていますので、確認したい時はすぐに探し出せます。例えば、「Care Palette」でバイタルを入力している際に血圧が異常値だった場合、「ここ数日の状況はどうだったかな？」とすぐに遡って確認が出来ます。個人のカルテを持ってこなくてもiPadやPCで全て把握出来ます。紙だと後から探すのも難しいですし、職種毎にファイルがありファイルのスペースもかなり取られていました。思い切って紙をなくしてしまったことで、システムに入れる情報も増えたと思います。

実施記録で日々の記録をとっていますが、ケース記録に種別があるので検索がしやすく過去のものを知りたい時も遡りやすいです。キーワード検索も出来ますし、探すのが簡単になったことで、様々なことに目を向けることが出来ています。記録を意識するようになってきました。

老人ホームの業務記録については一括入力をベースにしており、かなり時間短縮ができています。データ化されているので、排泄が何日出ていないか？といったことも紙をめくらなくていいですし、バイタルグラフも書かなくてもよく、ケース記録も必要な時にすぐに呼び出せます。感覚的にですが、記録に掛かる業務時間は、5割減といったところです。

デイサービスではiPadとバイタル測定機器を連動させています。浴室にもiPadを置いてあり、測定した結果がすぐに確認できるようにしています。以前はメモして、まとめてPCに入力していました。また、浴室への情報共有をするための時間もかかっていました。1日30分ぐらいは短縮できています。

一番おススメしたいのは、バイタル測定機器と「Care Palette」の連動です。これは素晴らしいです。現場職員も大絶賛で、記録時間の削減効果が如実に表れた部分です。この効果があったため「Care Palette」の台数を増やしました。今では「ほのぼの」シリーズはなくてはならない存在になっています。

各現場にiPadを３～４台配置していますので、利用者様の状態を見たり、排泄の記録をしたり、食事量であったり、個別機能訓練の記録であったりが、その場で終わります。これまでは、手書きしたものを後からPCに入力していました。記録する紙がいらなくなりましたね。導入の際、メモを取らずに打ってみようということで始めましたが、上手く稼働できています。基本的にペーパーレスです。

ペーパーレス化については完全にペーパーレスまでには至っていませんが、8割以上はシステム化されました。本稼働して1年後、職員アンケートを実施したところ、「作業量が減った」「記録時間が短縮された」「時間内に終わるようになった」等、業務効率化のコメントが多かったです。

ペーパーレスを目指してはいますが、入浴チェック表と持ち物チェック表が紙で残っています。あと数パーセントといったところでしょうか。

夜間帯もかなり短縮できています。これまでは合間に少しずつ記録をして、朝にまとめて入力をしていましたが、その都度の入力で完了していますので、朝の集中記録時間がなくなりました。朝の時間帯は、夜勤と早出の職員だけになりますが、PCに向かう時間がなくなったので、少ない人数でも利用者様へのケアに集中できています。

褥瘡予防で写真を撮影することもあります。主治医の先生には口頭では伝わりにくいので、iPadの画像を見せてしまう方が分かりやすいです。

職員からは手書きと比べて良くなったという声が多いです。最近の若い人たちは、字を書くのが苦手な人も多いですし、手書きよりキーボードで打つ方が断然早いです。システム化が職員の定着率にも寄与してくれていると良いと思います。様々な施策によって、離職率は1.1％まで下がっています。

当法人では、働きやすい職場づくりにも注力しています。現在は定着率も上がっていますし、求人の応募が増えています。親の職場を見学する子ども参観もやっており、システム化による効率化とともに職員の満足度向上に寄与していると思います。

人材採用の際に、学生たちの動機として「ユースエール認定」があるという点もありました。現在働いている職員も誇りを持っている人たちが多いと思います。

昨年度の正職員の離職率は6～7%に落ち着いています。今年度も数えるぐらいしか退職していません。

「ほのぼの」シリーズを使って業務削減出来たので、ユースエール認定に辿り着けたと言っても過言ではありません。

経過記録は、ドクターアプローチに使えます。ドクターからは常に根拠となる数値を求められますが、エクセルを使っていた頃は熱であったり血圧であったりで、それぞれバラバラのデータでしたが、ほのぼのだと相関データがすぐに出せます。

R4は完全に、「ほのぼの」シリーズだけで完結しています。補完的資料は一切ありません。誰がいつまでに入力する、そしてカンファレンスに臨む、といった役割分担、流れが完成しており、多職種連携が出来ています。

各事業所間でのデータ連携が便利です。ショートとデイを利用されている方で、さらに当法人のケアマネだったりすると、これまで別々の情報だったものが一目で分かるようになっています。」ショートの時はしっかり食べていらっしゃるが、なぜデイでは残されるのだろう？」といったことも把握出来ます。

統計を活用しています。月の利用人数、入浴の回数、年間の利用者数など、運営に関わる資料を作成するのに役立っています。経過記録は、グラフと同時にあらゆる数値も確認出来ますので便利です。そういえば、以前はグラフも手書きでしたね。今では考えられません。

統計の事故分析で、月間で集計してその月に発生した事故ごとの件数を把握し、リスクマネジメント委員会で利用しています。何が多かった、先月より増えた要因は？といった分析をしています。これまでは、紙を一枚ずつめくって調べていましたので、かなりの業務効率化になっています。また管理栄養士も同じシステムを使用していますので、バイタル測定の数値や食事の摂取量、水分等をグラフで見れますし、経口維持計画書に反映させたり、ドクターへ報告して指示内容を変えてもらったりと活用しています。

請求業務は、これまで本部で根拠となるデータを各事業所から集めて実績管理をしていました。それが現場で簡単に実績確定ができてその結果が本部に集約される流れとなったため、かなり短縮できています。エラーが拾いやすく確認がしやすいですし、事務長の話では作業時間は半減しているとのことです。

老人ホームの事務はかなり効率化できています。これまでエクセルを駆使していました。ただ、関数がズレていたりと検証が大変です。「ほのぼの」シリーズは基本情報や介護保険証のデータも連動していますし、食事の摂取状況も現場から入ってきます。請求書に前回領収金額も載せられますし、請求金額の回収管理もできるので、こちらも感覚的にですが作業時間は5割減といったところです。

本部としても情報が共有されているので、いろんな事象に対する反応が早くなりました。利用者様の基本情報がしっかり把握できます。スケジュールもしっかり登録されるようになりましたので、ヘルパーさんの給与計算も実績に基づいて一元管理できています。

会計システムはバージョンアップの度に機能が良くなっています。まとめて印刷、任意の区分を合算したものを集計出来るのが良いです。人事と給与はデータが一元管理されていますし、必要な情報がすぐに取り出せます。以前は人事台帳は手書きでしたから、どんな研修を受けたとか大事な情報を書き忘れることもありました。現在は、勤怠管理のシステムも導入しており、勤怠データを給与システムに取り込んでいます。給与計算は一瞬で終わります。本部として、介護請求や利用者様への請求は一括で管理しています。口座振替のデータもシステムから出力出来ますので、スムーズで間違いもありません。