導入してガッカリ。失敗しない介護ソフト選びおすすめ運用5選

とにかく忙しい介護現場

介護現場の業務は、利用者のADL、QOLの向上を目指す計画に沿ったケアから日々の健康管理と、とにかく忙しいです。行ったケアや健康管理に必要なバイタルや食事、排泄、睡眠等の情報は記録に書く必要があり、さらにはサービス担当者会議や多職種での会議、事業所内での会議といった会議も多く、現場は常に人手不足といっても過言ではありません。

利用者のケアに関する仕事だけではなく、毎月の介護保険への請求や利用者への請求などの事務仕事、ケアマネジャーや関係機関への報告書づくりなど余裕なく走り回ったり、業務時間内にはすべてが終わらず残業を余儀なくされたりする事業所も数多く見られます。

こういった状態が恒常的に続いてしまうと、働く職員は心身を疲弊させてしまい仕事を続けられなくなる事態に陥ることも。それがさらに現場の業務を圧迫してしまうことにも繋がります。

「なぜ忙しい？」を可視化する

常にバタバタと走り回らざるを得ない介護現場ではありますが、その状況は決して健全とはいえません。できることなら仕事に余裕を持ち、利用者も職員も満足できるケアを提供したいと考えるでしょう。

重要なポイントは、「なぜ忙しいのか」の「なぜ」を追求することです。日々の業務をつぶさに見てみると、この業務で時間を取られすぎている、効率化が悪くて二度手間が発生しているなど常態化している非効率な部分が見えてきます。これらを解決できれば業務は効率化され、余裕のある業務にグッと近付くはずです。

介護事業所で大きく時間を取られる業務には、大きくではありますが共通の傾向があります。

記録に関する時間

日々のケアや健康管理の情報をケース記録等に記録していく業務ですが、書く内容が多いだけでなく、その場その場で記録できないことが大きく時間を取られる要因です。あとでまとめて記録するために、一覧表やメモなどに情報を書き、それをケース記録に転記するなどの転記作業も常態化していることが多く、非常に余計な労力です。

情報共有の不足による手間

チームケアが基本の介護現場では、職員間の伝達や申し送りなど、情報共有は質の高いケアやトラブル防止に必須です。連絡ノートを駆使したり、ミーティングで情報共有したりと様々な方法で情報共有を行っていると思われますが、これらの方法は非常に伝達速度や伝達精度に不安が残ります。ノートは見なければそこまでですし、ミーティングではその場にいなかった職員に情報は行き渡りません。結果的に把握している人としていない人が不明確な状態で入り混じることになり、情報が錯綜しあらぬトラブルを起こし対応に追われます。

請求等の事務仕事

介護事業所の運営にはケアだけでなく保険請求等の事務仕事も欠かせません。介護保険事業所の請求業務は、公的保険である介護保険への請求ですので、少し間違えるだけでも報酬は支払われず返戻となります。

また請求に関する業務は利用者ひとりずつのひと月の利用状況をパソコンに入力し国保連に伝送するシステムが基本です。提供票やケース記録から伝送用に転記する作業がここでも必要になり、一日～数日がかりで請求業務に追われることも珍しくありません。

業務の効率化は介護ソフトの導入が解決の糸口

介護現場の忙しさを可視化できたとしたら、次に考えるのはどうすれば解決できるかです。 必要な業務を省くことはできませんので、ここで考えるべきは、どうすれば高速化できるか、効率化できるかでしょう。

その解決には、介護ソフトの導入が糸口になります。介護ソフトは記録類を電子化することで手書きする分を減らすことで手間を減らす、保険請求の二度手間を減らすなど、時間を取られやすい業務を効率化し時間を有効活用できるきっかけになります。

現在多くの介護ソフトがリリースされており、業務の効率化の手助けをしています。

せっかく導入したのに……介護ソフト導入の失敗例

導入することで業務の効率化を図る介護ソフトですが、実は導入しても効率化がうまくいかず失敗してしまったという事業所も少なくありません。

便利になるはずなのに、なぜ失敗してしまうのでしょうか。

失敗してしまう場合、以下の傾向が見られます。

デジタル機器への拒否が強い

介護ソフトは記録を電子化するものですので、多くの介護ソフトが記録をパソコンで入力、管理する必要があります。しかし介護業界は有り体に言ってしまうと業務でデジタル機器にあまり触れてこなかった人たちのほうが多数です。手間がかかっても苦手なパソコンをやらされるくらいなら手書きでいいという意見もあるほどです。

これでは、いくら介護ソフトを導入しても受け入れられることは難しいでしょう。

記録の電子化のみが独立する

記録の手書きをやめてデジタルに移行したはいいが、ただそれだけになっているケースは非常に多く見られます。手書きがパソコン入力に代わっただけで、業務の流れそのものはまったく変わっていないのです。それどころか、介護ソフトを導入したにも関わらず紙のケース記録も併用しているため、入力する分の仕事が増えたという事業所もあります。介護ソフトの導入＝業務の効率化ではないのです。これは介護ソフトの導入に失敗した多くの事業所が陥るポイントです。

失敗しないために必要な運用方法とは？

介護ソフトの導入で失敗しないためには、業務効率化に役立てるためにどのように介護ソフトを活用するかをしっかりと考えた上での運用が大切です。

ではどのように運用すれば失敗することを防げるのでしょうか。おすすめの運用方法を一部紹介します。

あくまでも運用は人

介護ソフトの導入で理解しておくべき大前提が、どんな便利なシステムでも「使うのは人であること」です。導入して終わりではなく、介護ソフトを導入し、そこに職員がどのように関わっていくのかをしっかりイメージしていくことがとにかく重要です。どのタイミングで入力するのか、誰が入力するのかなど、介護ソフトを導入することで変化する人の流れを把握することが大切です。

デジタル機器に慣れる

家電にしてもそうですが、使い慣れた物から新しいものに替える際は誰しもが戸惑います。ましてや介護ソフトは手書きというアナログからパソコン入力というデジタルへの移行です。ただ記録が楽になっただけでは終わらず、パソコンの操作が必要というハードルが出てきます。介護ソフトの運用を成功させるためには、業務に関わるすべての職員がデジタル機器の操作に慣れることが理想ですが、いきなり介護ソフトを使うとなると不慣れな人ほど混乱してしまいます。ですので、すべての操作を覚えてもらおうとするのではなく、業務に必要な分だけに絞り慣れてもらうように、介護ソフトの導入を決めた段階から必要なパソコンの操作を時間をかけて説明していく長期的な指導が大切です。

勉強会、研修会の実施

介護ソフトの導入、運用を成功させるには、現場で働く職員全員の理解を得ることが大切ですが、なかなかうまくいかないのが実情です。そこで、導入を決めた段階で導入に前向きな職員やパソコンに詳しい職員を中心に、導入のためのプロジェクトを組むことから始めるのは有効な手立てとなります。プロジェクトを進めて機が熟した段階で職員全員への勉強会などを行い、いかに業務の効率化につながるかをしっかりと説明していくとよいでしょう。

また導入を決めた介護ソフトの操作方法や、日々の使い方なども全員で議論しながら進めていくことで導入の不安の緩和や、導入後の期待を高めることにもつながります。

計画的に運用する

介護ソフトの導入時に考えておくべき運用の工夫として、事業所に合った運用の仕方を考えることが必要です。介護ソフトは便利な機能をすべて使いこなせればその分便利ですが、いきなりすべての機能を使う必要はありません。場合によっては、運用初期の段階ではごく一部の機能を使うことから始めるといった運用から開始し、慣れてきたら徐々に介護ソフトの比重を増やしていくなどの段階を踏んだ計画も有効でしょう。

導入する介護ソフトの機能で、どの機能を使いたいのかを見定め、その機能を使えるようにするためには、どの時期に訓練を始めていくべきかなど計画的に運用していくことが大切です。

メーカーのサポートを活用する

介護ソフトの導入時は常に不安がつきまとい、事業所全体が混乱して右往左往することもままある話です。ただ記録をデジタル化するだけなら介護ソフトじゃなくExcelで十分ですが、業務の効率化を目指して介護ソフトを導入しようとするからには当然覚えなくてはいけない機能や導入までのスケジュールなどは細かく把握しておくことが求められます。

その際に運用の工夫として積極的に活用したいのが介護ソフトのメーカーのサポートです。介護ソフトのメーカーは当然扱っている介護ソフトについて十分な知識を持っていますし、介護ソフトを扱っているのですから他事業所への導入実績も豊富でしょう。分からないことについて考えて混乱するよりメーカーにサポートをお願いすることで事態が一気にスムーズになることもあります。メーカーのサポートは積極的に活用しましょう。つまりサポートが整っているかどうかは、介護ソフトを選ぶ上での重要なポイントになります。

介護ソフトを買い替えるタイミングは？

介護ソフトの導入にあたっては、大きく分けて2パターンの事業所が考えられます。

ひとつは初めて介護ソフトを導入する事業所、もうひとつは他社からの乗り換えを行う事業所です。

初めて導入する事業所においては、介護ソフトを導入するタイミングはまさに業務効率化を図りたいと考えた段階がベストです。介護ソフトの導入には先述した通り、中長期的に計画を立てて運用していくことが成功させる秘訣です。業務効率化を図るために介護ソフトの導入を検討した段階からソフト選びを始めていかないと、現場の業務は非効率的なままです。導入を検討した段階から気になる介護ソフトメーカーに相談してみるのがよいでしょう。様々なソフトを比較し、事業所に合ったソフトを選ぶことが大切です。

では、すでに介護ソフトを導入しておきながら他社メーカーに買い替える場合はどのようなタイミングが考えられるのでしょうか。

まず、契約年数が終了するタイミングです。介護ソフトは複数年の使用ライセンス契約を結ぶものがあり、契約期間が満了した場合は再契約することで引き続き使用できますが、契約を継続せず他社に乗り換えることも可能です。この場合は現在使用している介護ソフトの使用感についてのヒアリングを常日頃から職員から行い、実際に業務効率化に役立っているか、さらに効率化の余地がないかを検討するとよいでしょう。実際に他社に乗り換えられる事業所は、現システムになんらかの不満があり乗り換えを検討する傾向が強いです。乗り換えを検討するならば、契約が終了してからスムーズに移行できるよう余裕を持ったスケジュールが大切です。契約終了の1年前頃からメーカーに相談するのがよいでしょう。もう一点は、介護保険制度が改正されるタイミングです。他社メーカーをお使いの方の不満点に、制度改正への対応が遅いという不満があります。新設加算等ができた場合、介護ソフトの対応が遅れてしまうと加算を取りこぼしたり、メーカー側の体制が整うまで手書きを余儀なくされるなど手間が増えたりと不必要な負担を強いられることになります。そういったサポート体制や対応のスピードも検討の材料とするとよいでしょう。

また両パターンともに買い替えのタイミングといえるのが、補助金が出るタイミングです。経済産業省や中小企業庁では、IT導入を促進するために補助金を出しています。時期が決まっており申し込みも必要ですので、それぞれの補助金の期間を確認しながら申し込むことで費用負担を緩和することができます。

NDソフトウェア「ほのぼの」シリーズがおすすめの理由

NDソフトウェアが提供する介護ソフト「ほのぼの」シリーズは、初めての介護ソフト導入を検討する事業所、買い替えを検討している事業所どちらにもおすすめです。

全国の介護事業所で導入されており、業界で多くのシェアを獲得しているだけでなく、2022年のお客様満足度では94.3％という高い評価を受けています。

なぜ「ほのぼの」シリーズがおすすめなのかは以下の業務効率化を徹底し充実した機能と、運用を支えるサポート体制にあります。

介護ソフトの導入や買い替えを検討しているのであれば、「ほのぼの」シリーズでどこまで業務効率化を図ることができるのか、一度相談してみるのもよいでしょう。

記録、請求、情報共有がすべてできる

「ほのぼの」シリーズはただ手書きの記録をデジタル化するだけではなく、一度入力した情報を事業所の形態に応じ必要な記録に自動で転記する、日々入力した情報を基に請求に必要な情報と連動させ、請求業務の手間を大幅に削減するといった記録にまつわる業務の多くを紐づけることで効率化させることができます。また入力に関してもパソコンだけでなくiPadでの操作も可能ですので、事務所に戻らなくてもケアを提供したその場での記録が可能でありメモは最低限しか取る必要がありません。

さらに職員間のコミュニケーションを円滑にするデジタルインカムは、音声と文字両方を活用したリアルタイムの報連相を可能にします。

ほかにも見守りセンサーなどと連携でき、記録、計画、請求を一気通貫し、運用できることが魅力です。

導入時のサポートが手厚い

ＮＤソフトウェアでは「ほのぼの」シリーズの導入を検討している事業所へのサポート体制が充実しています。ただ操作方法を教えるだけのサポートではなく、事業所に合った効果的な運用方法など導入時に抱える不安に寄り添ってサポートしています。

デジタル機器に詳しい職員が少なくても、介護ソフトに熟知したサポートスタッフが手厚く支援してくれることは非常に嬉しい点です。

導入後のサポートも万全

もちろん導入前だけでなく、導入後のサポートも万全を期しています。

操作で分からないことがあれば、電話対応だけでなくチャットでの相談も可能です。また、動画による操作説明もご用意していますので、事前に理解したつもりでも、いざ使ってみると分からないことがたくさん出てくる際に役立ちます。

法改正に素早く対応

「ほのぼの」シリーズは介護サービス、障がい福祉サービス共に広範囲の事業形態をカバーしています。法改正のたびにシステムをアップデートする必要がありますが、介護保険制度開始時の当初から対応しているため、十分な経験がありますので安心してお使いいただけます。

BCP対策にも有効のクラウド対応

「ほのぼの」シリーズはもし事業所に自然災害等の不測の事態が発生した際、大切なデータを守るためにＮＤソフトウェアの管理するサーバーにすべての情報を保存するクラウドサービスも提供しています。また「ほのぼの」シリーズで作成したデータを安全なデータセンターに保管するオンラインバックアップサービスもご用意！自動バックアップ機能もありますので事業所が手動でバックアップを取る手間を省きます。急なパソコンの故障であっても大切なデータを復旧できるので安心です。2024年度から介護事業所に策定が義務付けられたBCP対策にも有効です。

まとめ

今回は、介護事業所が介護ソフトを導入した場合に陥りやすい失敗と、運用の工夫について解説しました。ソフトを導入し業務効率化を図ることは、業務の見直しや業務改善の機会を得ることにつながります。「ほのぼの」シリーズを導入することで事業所単体ではなく複数の事業所、さらには法人全体での情報連携や業務の効率化を図ることが可能です。介護ソフトの導入を成功させるためにも、検討の際は「ほのぼの」シリーズにお気軽に相談してみましょう。

当コラムは、掲載当時の情報です。