ほのぼのユーザーに聞いた「ほのぼの導入前の課題」と「システム選びのポイント」（介護居宅系編）

事業所の種別が多い居宅サービス

居宅サービスは、施設サービスと違い、利用者の生活の場が自宅であります。対して施設サービスは、施設に入所して介護サービスを受けます。この違いは非常に大きく、利用者の心身の状態が仮に同じ状態であったとしても、必要とするケアはまったく異なってきます。いわば施設介護は施設での生活で最大限自立した生活を送ることができるよう支援するのに対し、居宅サービスでは「可能な限り自宅での生活を続けられるよう支援すること」が求められます。

介護を必要とする方々それぞれ「自宅で生活を続けるため」には、自宅周辺の環境や設備、そして自宅の環境など千差万別のため、必要な支援は当然違ってきます。その多様なニーズに対応するため、居宅サービスはサービス種別がとても多いのが特徴です。居宅サービスと一括りにされてはいますが、その業務内容は大きく違っており、それぞれのサービスにちょうど良いシステムの構築がなかなかうまくいかず思うように業務の効率化を図ることができていない事業所が多く見られます。

利用者の在宅生活を支援するために様々なニーズに対応するがゆえに多忙な居宅サービスの業務効率化を図るためには、何を解決すれば業務を効率化できるのか課題を明確にし、その課題を解決する手段としてシステムの活用が有効的です。

「ほのぼの」ユーザーが抱えていた居宅サービスの課題

では実際に「ほのぼの」シリーズをお使いいただいているユーザーは、事業所にどのような課題を抱え、システムの導入を検討したのかを見てみましょう。

記録が手書きであった

以前もシステムは使用していましたが、記録については手書きでした。いろんな書類に同じようなことを記載している典型的な手書きの良くないケースでした。

そんなところへ、厚生労働省の「居宅サービス事業所における業務効率化促進モデル事業」に採択され、記録のシステム化へ踏み切りました。

株式会社ささら　デイサービスセンターささら様

特にシステムは使用しておらず、記録は手書きで請求も書面で行っていました。とにかく時間がかかっていたと思います。

医療法人社団　輔仁会様

介護事業所の業務の中で特に時間を取られるのは、やはり記録です。記録はケアの根拠をしっかりと残すことでケアの質を向上させるために役立ちます。しかし必要な情報をすべて手書きで記録しようとすると膨大な時間がかかり、必要以上に時間を取られたり時間に追われることでクオリティの低い記録になってしまったりと悪影響かつ悪循環に陥りやすいといえます。居宅サービスは特にケアマネジャーやご家族、他業種への報告や連携も多くなりがちで、残さなくてはならない記録もその分多くなります。手書きですべて行うのは非効率的であると言わざるを得ません。

転記、入力事項が多い

以前は別のソフトで請求機能のみ使用していました。小規模多機能型居宅介護を開設するタイミングで、事業所も大きくなるし、スタッフの人数も増えるということからシステムを変えていった方が良いと判断し、検討を始めました。手で書くことが多すぎるという課題があり、同じような内容を何度も複数人に書いている状況でした。職員の時間がどうしても記録に追われてしまう、利用者様のために時間を作りたい、ということから導入を検討しました。

有限会社　宗明会様

法人内で情報共有を図るために、ケース記録にサービス記録の入力を試みたのですが、入力することが困難で毎回山積みになっていました。一カ月前のものを一カ月後に入力するような感じでタイムリーに報告することができないことが課題でした。

株式会社とやまヒューマンサービス　ハッピーとやまヘルパーセンター様

記録が手書きであることと同時に、業務負担が大きいのは転記する記録の多さです。ケアの記録だけでなく、居宅サービスは業務に必要な書類がとても多くなりがちです。通所系の場合は送迎のための記録や運行予定表、食事や入浴の書類など、訪問系サービスでは訪問ヘルパーの予定表などです。特に訪問系でシステムを導入していない場合、ヘルパー同士の情報連携では、利用者宅にノートを置いておき必要な情報を記録する、その記録した情報をメモに残し事業所のケース記録にも記載するなど同じ記録を何か所にも記載する手間が発生しがちです。また特に訪問系サービスはヘルパーが訪問に追われケース記録に情報を書くまでタイムラグが発生しやすく、タイムリーな情報を把握や共有ができていないこともままあります。こうした効率の悪さも事業所の質としては大きな課題といえるでしょう。

紙が多い

訪問系アプリの導入前は訪問介護の活動記録は紙で管理していました。約2,300件の訪問件数がありますので、活動記録用紙は1,150枚にも達し、紙代や書類を保管するための書庫の問題など効率が悪い状況でした。

社会福祉法人清心会　訪問看護在宅療養ステーション桃花様、喜楽苑訪問介護様

利用者宅に訪問する訪問系サービスの場合、それぞれ提供したケアを利用者宅の活動記録に書き、その写しを事業所で保管するなどの対応が今までの基本であったかと思います。そうなると必要になるのが記録の時間だけでなく、紙の消費です。訪問件数に比例して紙の消費量は増えていき、コストがかかるだけでなく保管場所に頭を悩ませる事業所が多いのも実情です。

前システムの使い勝手が悪い

以前もシステムは使用していましたが、会社の体制が変更となるタイミングで業務改善、効率向上を図ろうと考えた時、システムでは上手く出来ていないことが多い点に気が付きました。紙に印刷する、手集計する、Excelと併用するなど。ちょうど更新のタイミングとなったため、他メーカーも含めて検討を行いました。

株式会社日野福祉サービス様

以前は、訪問介護事業所のみシステムを利用していました。ずっと課題になっていたのが、訪問介護の事務作業のウェイトの半分ぐらいを障がい福祉サービスが占めていたことです。以前利用していたシステムでは、障がい福祉サービスのシステム対応ができておらず、Excelで管理していました。スケジュールも請求処理も二重管理でした。そんな中、どうせやるなら、法人全体で一緒にやろうということになりました。

株式会社　中日エムエス　介護付有料老人ホーム　エイジトピア星ヶ丘様

長年同じシステムを使い続けてきた状況で、同業他社が使用しているシステムがどんどん良くなってきているという話もよく聞くようになり、当法人も、より効率化を図りたいと思っていました。

その頃、法改正に向けた現行製品の改修を控えていましたが、カスタマイズ部分が多く、改修後の動作確認等に時間がかかっていました。そこで、システム入替も視野に入れ、最新の製品を複数比較検討することになりました。

社会福祉法人　世田谷区社会福祉事業団様

タブレット等を使用して、ペーパーレスにしようと思っていましたが、以前使用していたシステムにとても不満がありました。大きな課題として、離職率を抑える必要があり、そのためには職員の負担軽減が重要です。何が大変かというと、記録です。その辺の業務をいかに効率化出来るかがポイントでした。

株式会社航和様

当時使っていたシステムにも記録機能はあったのですが、書式の変更が出来ず当法人や県独自の書式に合わないため、全く使い物になりませんでした。介護請求業務のみに使っており、もったいない状況でした。そういうものだと思っていたのですが、他施設の見学をした際に、書式も自由に変えられて、iPadで自由なタイミングで入力しているのを見まして、非常に興味を持ちました。それが「ほのぼの」でした。

社会福祉法人　正瑛会　デイサービスセンター翆風園様

ユーザーの声から非常に多く聞かれたのが「すでにシステムは導入していたが、内容に不満があった」という声です。

先述した通り、居宅サービスは事業形態が多岐に渡るため自身のサービスにピッタリと合致するシステムを見つけるのは至難の業です。また介護保険サービスと障がい福祉サービスを同時展開する事業所にとっても、サービス内容は似通っていてもシステムはまったく違うことから一括で記録を管理できず請求等に手間がかかることもよくある話です。 せっかくシステムを導入しても事業所にとって使い勝手が悪いものであれば業務の効率化は見込めません。そればかりか手書きなどの以前のやり方を継続せざるを得ないところに、新たに電子記録まで残すという余計な手間が増えたと嘆く事業所も少なくありません。これでは業務効率の悪化から職員の負担はますます大きくなり、離職に拍車をかける事態を招くでしょう。

「ほのぼの」シリーズを選んだポイントとは？

介護業界ならではの悩みから、居宅サービスだからこその課題がユーザーの声から見えてきましたが、見えてきた課題の解決手段としてシステムを導入する際、なぜユーザーは「ほのぼの」シリーズに決めたのでしょうか。引き続きユーザーの声を見てみましょう。

スピード感が良い、一括入力できる

サービス記録についてどうにかならないかと思っていたところ、NDソフトウェアから「Care Palette Home」の紹介がありました。話を聞いたところサービス記録や実績請求業務などが一括してできることを聞き、「これは！」と思い、導入を決めました。

株式会社とやまヒューマンサービス　ハッピーとやまヘルパーセンター様

当時は、インターネット環境があまりよくなかったため、ASPのシステムも検討しましたが、レスポンスが遅すぎて話になりませんでした。

システムのスピード感を追求すると、ほのぼのが良いということになりました。

また、1度の入力で済むということは大変魅力的でした。

有限会社　宗明会様

「ほのぼの」シリーズを選んだポイントとして「システムそのもののスピード感」「記録や請求を一括で操作できる」といった点が挙げられました。

システムを導入しても通信が遅い、入力完了までに時間を取られるなどといった問題があると、結果的に拘束時間はあまり変わらないという感想も以前はよく聞かれました。「ほのぼの」シリーズは業務効率化を図るために必要な機能を盛り込んでいるため、それが決め手で選んでいただけたようです。

使いやすい

その時使用していたシステムは使いづらかったため他社を検討していましたが、以前に「ほのぼの」を使用したことがありその時の良い感触が残っていたため「ほのぼの」に決めました。

株式会社ささら　デイサービスセンターささら様

使用していたメーカーに「ほのぼの」と同じようなことが出来ないか問い合わせましたが、やはり書式は変えられず、携帯端末はあるがiPadには対応していないとのことで「ほのぼの」に入れ替えることを決めました。

社会福祉法人　正瑛会　デイサービスセンター翆風園様

カスタマイズせずにパッケージのままで使えるというポイントが大きく、あらゆる条件をクリアできたのが「ほのぼの」でした。比較的文字が大きく画面構成も見やすい。ユーザビリティに優れていたのも良かった点です。

社会福祉法人　世田谷区社会福祉事業団様

システムを導入する際重要になるのが、やはり現場で使う職員の使いやすさです。いくら多機能でも操作が複雑すぎたり、画面が分かりにくいものだったりすると、現場の職員が使いこなせず結局無用の長物になることもしばしばです。

また訪問先でも入力ができないシステムとなると、訪問系サービスにとってはまったく役に立たないといってもよいでしょう。

「ほのぼの」シリーズはスマホだけでなくiPadにも対応しているため画面が見やすい、かつ見やすさを意識したデザイン構成など使いやすさを重視しています。以前に「ほのぼの」シリーズを使用したことがある方が好感触を抱いてくださるのも、他のシステムより使いやすいといった点があったからだともいえるでしょう。

対応事業が多く、他システムと連携できる

以前使用していたメーカーに相談した結果の提案ではあまり連携もできずかえって業務量が増えると感じました。もっと良いものはないかと探していたところ、定期巡回を始める際に「ほのぼの」を紹介していただきました。職員の負担軽減を図るポイントとしては、連携がしっかり出来る、請求の負担にならない、二度手間にならないことでした。これが「ほのぼの」だとクリア出来ました。また定期巡回だけではなく、事業所と施設の情報共有が必要でしたので、全ての事業所を「ほのぼの」に統一していきました。まだ以前のシステムのリースが残っていますが、二重にコストがかかっていることを加味しても職員の業務負担が軽減出来ており、経営者としての決断でした。

株式会社航和様

選定のポイントは、パッケージ製品であることや法改正等に伴う機能改修について充実したサポートがあるメーカーであること。また、当法人は比較的サービスの範囲が広いため、全ての事業種別に対応している製品であることで、それをクリアしたのが「ほのぼの」でした。

社会福祉法人　世田谷区社会福祉事業団様

法人によっては居宅サービスだけでも複数の事業を運営し、さらには施設サービスも展開しています。広範囲に事業展開する場合に重要となるのがシステムの連携という点です。業務効率を最適にするためには、様々な業種がひとつのシステムで情報連携できることは絶対的に必要な機能です。それぞれの事業所で別のシステムを導入しても全体で共有できなければ、結果的に情報連携ができない、データ連携ができない等で職員の根本的な負担軽減ならず、経営の効率化までには至りません。「ほのぼの」シリーズは事業全体をトータルでサポートできる点で選ばれたといえるでしょう。「ほのぼの」シリーズのサポート体制については、他にも下記の様々な声をいただきました。

サポートがしっかりしている、コスパが良い

ネットで情報収集し、特徴をまとめたサイトなどで費用や機能、サポート体制等を調べたほか、ネット上の口コミも見てみました。重要視したのは、サポート体制です。コストも大事ですが、サポートがしっかりしていて使いこなせるようにならないといけません。以前のシステムはあまり良い印象はありませんでした。ほのぼのは、サポートがしっかりしているという評価が多かったです。ちょうど営業の方も訪問してくれていましたので、デモは「ほのぼの」だけを見ました。

株式会社日野福祉サービス様

全国的なシェアも高く、安定感がある「ほのぼの」に決めました。最低5年間は使用することになりますので、信頼性が大事です。

医療法人社団　輔仁会様

エヌ・デーさんにご提案いただいたタブレットを使用することで情報共有がしやすくなり、また、「電話連絡の煩雑さも軽減されるのでは？」との期待を抱きつつ導入を決定しました。

社会福祉法人清心会　訪問看護在宅療養ステーション桃花様、喜楽苑訪問介護様

5年使用権パックで導入する場合のコストパフォーマンスが良かった点も導入に至ったポイントです。

社会福祉法人 池田さつき会様

NDソフトウェアの「ほのぼの」シリーズが業界で大きなシェアを獲得している点や、多くのユーザーからの口コミを参考にしていただけた点も選ばれたポイントとなったようです。

また「ほのぼの」シリーズのサポート体制へ好評価を多くいただいており、実際にデモンストレーションにより現場の実情に即した導入が可能か、タブレット端末等の実際の使用感はどうかなどユーザーに寄り添ったご提案やサポートが選ばれたきっかけとなった事業所様もあるようです。

新たなシステムは、使いこなすことがまずは大きなハードルになります。職員全員が機械に強ければ問題ありませんが、実際、全員が強いことはなくどちらかというとこれまで必要としてこなかったため、弱い人のほうが多いといえます。新たなシステムを導入する際に使いこなせるかどうかは大きな不安点となるでしょう。「ほのぼの」シリーズでは、導入にあたっての事業所様の不安を理解し、事業所様の運用に合わせたシステムの活用をサポート体制が喜ばれていることが分かります。「ほのぼの」シリーズのサポートセンターは94.3％のお客様にご満足いただいていることも安心してご利用いただけるポイントとなり、トータルで判断し、と評価された点は非常に嬉しいポイントです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は居宅サービスを運営する「ほのぼの」シリーズユーザーの声からシステムを導入しようと検討に至った事業所の課題と「ほのぼの」シリーズを選んだポイントについてまとめました。

時間に追われやすい、記録が後回しになりやすい、情報連携が困難な居宅サービスだからこそ、トータルで業務効率化を図ることができる「ほのぼの」シリーズを検討するきっかけとなれば幸いです。

次回は居宅介護サービスの「ほのぼの」シリーズユーザーが導入するために取り組んだ運用の工夫と、実際に導入した後の効果についての声を紹介しますのでぜひご覧ください。