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「ほのぼのmore」ユーザーに聞いた！気になる４つの質問（障がい福祉サービス編）【前編】
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2023/10/30
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障がいを有する方々が本人の希望に応じた自立生活を送るためや、就労をはじめとする社会参加の支援を提供する障がい福祉サービスは、障がいを有する方々にとってなくてはならないサービスです。障がい福祉サービスを提供する事業所は年々増加しており、それぞれのニーズに応じ非常に多岐に渡るサービスが展開されていますが、高齢者介護の業界と同じく障がい福祉サービスも慢性的な人材不足が悩みの種となっています。利用者に質の高いサービスを提供するためにはサービスに集中できる時間をいかに確保するかが重要ですが、障がい福祉サービスは事務仕事が非常に煩雑なこともあり、思うようにサービスの時間を確保できない事業所も多い事かと思います。
事務仕事をはじめとするバックヤード業務を効率よく進めるためには、機械化できる部分を機械化し作業にかかる時間を減らす、作業の能率そのものを上げることが有効で、そのために役立つのが記録類のシステム化です。
今回はNDソフトウェアの障がい福祉サービス向けソフト「ほのぼのmore」をお使いのユーザーがシステムの導入前に抱えていた課題と「ほのぼのmore」を選んだポイント、導入後に取り組んだ運用の工夫と導入した結果実感できた効果をユーザーの声から紹介いたします。
目次
「ほのぼのmore」導入前の課題
ではユーザーの事業所で「ほのぼのmore」を導入する以前は、業務に関してどのような課題があったのかを見てみましょう。
記録の質が低い
以前は、請求は簡易入力ソフト、記録や計画書については法人統一フォーマットでのExcelやWordを利用していました。記録等の質を向上させるという目的のため、法人全体で情報共有をする仕組みを構築する必要がありました。情報共有が少ない状況だと、個人のやり方や資質で個別支援計画の内容に差が出来てしまうことがあります。またデータの保存や管理の仕方が各事業所でバラバラだったので、クラウドで管理したいという点も優先事項でした。
社会福祉法人 紡様（就労継続支援事業所B型・地域活動支援センター・グループホーム・特定相談支援）高齢者介護と比較すると障がい福祉分野に関する記録ソフトは充実しておらず、Excel等で独自のフォーマットを使用している事業所が数多く見られます。ひとつの事業所を運営しているのであれば特に問題点はなくとも、複数の事業所を運営する法人ともなると情報共有が十分にできないため、記録の質に個人差が生じていることがネックになっていますね。またそれぞれの事業所でデータを保存していることで管理方法がバラバラになっており、重要なデータを法人が一括で閲覧、管理できていないことも課題となっているようです。
紙記録が使いづらい
これまで使用していたシステムは請求機能のみを利用していましたので、利用者についての介護記録は「紙」で行っていました。ですが職員によって書き方や文体が異なり、後から振り返ると統一感がなく読みづらいという問題がありました。介護記録は利用者の状況や1日の様子など幅広く記録をし、一人ひとりに合ったサービスを提供することに役立ちます。また日にちが空いてから介護記録を見直すことがありますが、その際にすぐに探し出せること、保存状態を一定に保っていることが必要になってきます。このような様々な問題点を解消するため、介護記録を電子媒体に切り替えることを検討しました。そして、今回のシステム更新の段階で、新システムの導入を決定しました。
社会福祉法人 岐東福祉会 障害者支援施設 はなみずき苑様提供したサービスの詳細を記録に残すことは、利用者の状態像の把握や状態の変化を確認し、サービスの質の向上に役立てるために非常に重要です。そのためには記録を残すことだけでなく、記録を活用しやすい環境であることが何よりも大切です。しかし紙媒体での記録は、記録の日数が増えるにつれ量がかさ張り、参照しづらい状態になってしまいます。今日その日だけの記録を参照するのなら問題はありませんが、個別支援計画の評価やアセスメントとなると、膨大な記録を何枚も何枚も遡って確認する必要があり、非常に非効率的ですね。
様式が統一されていない
当時、記録方法や様式の統一を検討してみたこともあり、請求システムの導入に合わせて利用者情報の電子化をやっていきたいと考えました。
社会副法人県西福祉会 障害者支援施設 足柄療護園様大規模な障害者支援施設での仕事は、生活の支援だけでなく自立支援を目指した各種リハビリや請求等の事務仕事など、多くの部署に分かれていることが一般的です。ひとりの利用者に対し関わる部署がそれぞれ独自の記録方法をとっていると、情報の統一ができず同じ情報なのに連携できていないなど、業務効率の部分でもサービスの質の部分でも非効率であることが分かります。サービス記録だけでなく、利用者に関する情報の大部分を施設全体でトータルに電子化したいというニーズが生じていますね。
データ連携ができず転記が多い
以前使用していたシステムが、新法へ移行する際に多額の費用がかかることから他社システムの検討を始めました。以前使用していたシステムは、拠点間の情報連携ができませんでした。
これまでは日々の報告会をノートに記入し、それをケア会議の際に転記するなど二度手間でした。
社会福祉法人光道園様記録をシステム化していないことの大きなデメリットがいわゆる二度手間の頻発です。利用者の大元の記録を会議や報告書など、用途によって別の書類に転記する手間はほぼ毎日必要であり、同じ情報のはずなのに何度も何度も調べては転記するという、非常に無駄な時間が発生しています。また、せっかくシステム化しているにも関わらずそれぞれのデータが連携していない、制度改正が目まぐるしい障がい福祉の業界において新法への対応に困難が生じるなど使用しているシステムにも課題が見えます。
なぜ「ほのぼのmore」を選んだ？ システム選びのポイント
次に、課題の解決のためにシステム導入を考えたユーザーは、なぜ「ほのぼのmore」の導入を決めたのか、そのポイントについて見てみましょう。
クラウドに対応しているなど機能の充実
やはりクラウド対応が大きかったと思います。管理職が現場に行かないと分からないという状況を打破したかったですし、情報共有が目的ですのでリアルタイムにデータが反映されるという点を重視しました。他社はいくつか見ました。工賃管理までしっかり出来ているソフトもありましたが、そこまでは必要としていませんでした。それよりも支援計画書の充実を優先していましたので、「ほのぼの」に決めました。
社会福祉法人 紡様（就労継続支援事業所B型・地域活動支援センター・グループホーム・特定相談支援）「クラウド」とは、「ほのぼの」シリーズ onlineプラットフォームのことで、「ほのぼのmore」のデータをお使いのパソコンそれぞれに保存するのではなく、NDソフトウェアが管理するサーバーに遠隔で保存する方式です。「ほのぼのmore」が利用可能な端末からなら、すべて同じデータにアクセスできるため情報共有には非常に大きなメリットがあります。またセキュリティにも万全を期しているため、非常災害時や万が一のデータ流出などにも安心の機能です。
使いやすさを重視
様々なメーカーを比較検討しました。最先端の技術ばかりにこだわるのではなく、職員がなじみやすく福祉施設にもなじみやすいシステムを導入したいと考えていました。iPadなどを持ち歩いて、どこでも入力・確認ができるといっても、急に全てを変更すると現場が混乱してしまう可能性があります。実際に既に電子化している施設を見学しましたが、あまりにも急激にIT化を進めてしまうと、本来のサービスに支障が出てしまう事態になってしまうことが多いようです。そこで、私たちの施設では段階的に導入を進めていくことにしました。
その後に少しずつですが高度なシステムへの移行を進めていきたいと考えています。 今回の選定ポイントは、本来の機能に加えて、職員が使いやすいという点を重視しました。福祉の世界ですから、あまりにも斬新なインターフェースにしてしまうと職員がついて行けません。あくまでも施設は利用者の生活の場所。できるだけ介護支援業務に支障が出ないように配慮しなければいけません。また、職員は、当時19歳から70歳ぐらいまでの幅広い構成でしたので、全員が無理なく移行できることも求められました。
社会福祉法人 岐東福祉会 障害者支援施設 はなみずき苑様システム化による効率化を目指すとなっても、急激に何もかも変えてしまうというのはやはり現場は混乱してしまい、結果的にサービス提供にも影響が出てしまいます。システム導入によって一時的に記録業務に時間がかかりますが、徐々にシステムに慣れていくことで効率化が図れるようになります。そのためには自事業所の職員の特性を踏まえた計画的な実施が必須です。「ほのぼのmore」はシンプルで使いやすいデザインを重視しており、その使いやすさが決め手になったようですね。
データ連携の手段が豊富
拠点間の情報連携に重点を置き、情報の連動が豊富な「ほのぼの」シリーズの導入を決定しました。
社会福祉法人光道園様「ほのぼの」シリーズは幅広い種類のある障がい福祉サービスの多くに対応しており、複数の事業を展開する場合でも同じデータをみて、共有し、連携できます。無駄な転記を極力減らし、業務の効率化を図ることに特化していますので、そこが選ばれたポイントになったようです。
サポートが信頼できる
利用者様へのサービスの提供であるため、事務処理をどれだけ軽減し、その分の時間をどれだけ利用者様へのサービス向上にあてられるかを重視しました。
「ほのぼの」シリーズは、財務の会計基準への移行を始め支援費制度からの取り組みなど、サポート面に信頼がおけると思い、他社メーカーも検討しましたが「ほのぼの」シリーズの導入を決めました。
社会福祉法人 山形県身体障害者福祉協会 社会就労センター 山形県リハビリセンター様「ほのぼの」シリーズは、制度改正により会計基準が変わったり、報酬改定などが行われても業務に支障が出ないよう迅速な対応を行っています。またシステムの利用方法だけでなく事業所がシステムを利用して実現させたい業務効率化に関するお悩み全体に対応しております。そのサポート体制を信頼していただけたようですね。
コストパフォーマンスに優れている
これまで一部の事業所では他社システムを使用していましたが、法人内ネットワーク構築による業務改善とご利用者様情報の一元管理の実現のため、全事業所にて「ほのぼの」シリーズに入替えを行いました。
また、5年使用権パックで導入する場合のコストパフォーマンスが良かった点も導入に至ったポイントです。
社会福祉法人 池田さつき会様多数の事業所を展開するほどにネックとなるのが、それぞれの事業形態に応じたシステムを別々に導入したことによる効率の悪化と、それぞれに費用がかかってきてしまうことです。「ほのぼの」シリーズは障がい福祉サービスだけでなく、介護福祉サービスにも幅広く対応しているため、同時に展開する法人様にとっては情報連携が大きく効率化するうってつけの製品です。また「ほのぼの」シリーズで統一し一元管理することでトータルでのコストが安く抑えられることも大きな魅力といえますね。
まとめ
今回のコラムではNDソフトウェアの障害者総合支援法対応版「ほのぼのmore」をお使いのユーザーがシステムの導入前に抱えていた課題と「ほのぼのmore」を選んだポイントを紹介いたしました。
次回のコラムは「ほのぼのmore」をお使いのユーザーが導入後に取り組んだ運用の工夫と導入した結果実感できた効果をユーザーの声から紹介いたします。
当コラムは、掲載当時の情報です。
介護事業者さまの現場をサポートする「ほのぼのＮＥＸＴ」は、事業所様の運用に合わせて機能を選んでご使用いただけます。
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その後、介護保険外サービスを運営。その傍らで初任者研修、実務者研修の講師としても活動中。
