介護記録ソフト導入にかかる費用、コストとは

介護記録ソフトにかかる費用とは

介護記録ソフト導入にかかる費用は、必要な環境や導入方法など各メーカーによって差異がありますが、共通して以下の費用が必要です。

ハード面

• パソコン
• タブレット端末（必要に応じて）
• ネットワーク環境の構築
• プリンタ

ソフト面

• 介護記録ソフト用のソフトウェア
  （月額、複数年使用権など提供形態は異なる）

その他

• メーカーによる操作説明、サポート、保守等のユースウェア

これらの費用の多くの場合はリース契約を結ぶことになります。 ソフトウェアについては各メーカーで以下のように提供形態、契約形態が異なります。

月額制

月額制は毎月一定の使用料を支払うソフトです。主にインターネットを通じてWebサイトやアプリ等にアクセスすることで介護記録ソフトを使用することをいいます。インターネットにつながる環境であればどこからでもアクセスできるため手軽に使えることも特徴です。
初期費用は安く抑えられる場合がほとんどですが、事業規模、利用者数によって金額が変動するものが多く見られます。
また機能のカスタマイズは後述する使用権購入型と比較すると困難なものが多く見られるため、介護記録ソフトの特長が事業所の求めている機能であるかを見定める必要があります。

使用権購入型

使用権購入型は、メーカーが提供する介護記録ソフトを使用する権利を複数年で契約することをいいます。前述の月額制と比較すると、事業所内のみで環境を構築する場合の多くはサーバが必要になったり、複数年契約なので導入段階でまとまった金額が必要になるなど、初期費用が高い場合がほとんどですが、初期費用以外のランニングコストは安く抑えられるものが多く、長期的に見ると結果的に安くなるケースもあります。またパソコンにソフトウェアをインストールして使うタイプが多いため、介護事業所の特色に沿って独自にカスタマイズしやすいものが多く、希望通りの介護記録ソフトを構築しやすいといえます。NDソフトウェアの「ほのぼのオンラインプラットフォーム」といった使用権購入型でソフトウェアをインストールせずに、Webサイトにアクセスして使用するクラウド型の介護記録ソフトもあります。こちらは月額制の特長とは異なりマスタ設定等により帳票を自由に設定できます。

導入費用、月額費用のほかにもかかるその他の費用としては以下の費用が挙げられます。

ソフト保守費用

介護記録ソフトのバージョンアップや、ソフトに何らかの異常が生じた際に対応してくれるソフト保守にかかる費用です。月額で必要になるケースが多く見られますが、使用権購入型の場合はそれらも初期費用に含まれるものもあります。

端末代

事業所内のPCから離れた場所や訪問先で記録を入力したい際には、介護記録ソフトに対応したタブレット端末やスマホなど、対応する周辺機器が必要になります。その際は、介護ソフトのメーカーからレンタルする場合と、メーカーを通して購入する場合があります。

サポート費用

導入時や使用中に分からないことがある時などにメーカーのサポートを受けるために必要になる費用です。サポート費の金額はメーカーにより異なりますが、介護記録ソフトを活用していくためにはサポート体制が整っており、十分なサポートを受けられることが重要です。費用のみで判断するのではなく、特に導入時に対面やWEBでの説明があるか、マニュアルや動画などの用意はあるか、電話やリモートなどのサポートはあるかなど、事業所が必要とするサポートを受けられるかどうかを判断基準としたほうがよいでしょう。

法改正時のソフト対応費用

介護保険改正時等は、新たな加算が創設されたり、従来の加算でも記録の仕方や算定基準が変わるなど変更が多く生じます。その際のソフト変更対応時にかかる費用です。
対応時に都度費用が生じるメーカー、費用に含まれているメーカーに分かれますが、費用が安い介護記録ソフトの場合はそもそも法改正に対応しておらず、対応しているソフトウェアを再度導入しなくてはならないものもあります。
法改正の影響で以前算定していた加算が取れなくなる、新設される加算を算定できないといった事態は事業所にとって死活問題です。法改正の影響を受けやすい事業所は特に、介護記録ソフトのメーカーがどのように対応してくれるのかを確認し慎重に導入を検討する必要があります。

費用以外にかかってくるコスト

介護記録ソフトの導入、運営にかかる費用は導入費用、月額費用以外にも時間や人に関するコストもかかってきます。

介護記録ソフトを導入する目的は介護現場の業務を効率化することであり、そのための手段として活用しようとするのが介護記録ソフトです。事業所の業務を効率化しようとする場合、まずは「この業務を効率化したい」と考えることから始め、その希望を叶える手段として介護記録ソフトを活用した効率化にたどり着くはずです。

介護記録ソフトは導入した後にいかに運用していくかが効率化の実現に重要ですが、既存の業務が大きく変わる上に、デジタル機器の活用という要素も新たに含まれてきます。このように環境が大きく変わる際、必ず最初は不慣れなところから始まります。そのために今まで以上に時間を取がかかってしまったり、人手が必要になったりのという効率の低下が起こります。しかしこれらは一時的なもので、新たなソフトに馴染んでくると効率は良化していきます。この一度は必ず効率が落ち、その後上昇していく法則を「U字の法則」といいます。

介護記録ソフトを導入したものの、逆に効率が低下してどうしても時間がかかってしまう、人手が必要になってしまうといったことは、業務効率化を目指して介護記録ソフトを運用していく上で必要なコストと捉えることが大切です。一般的に介護記録ソフトを導入または入れ替えた際に効率が低下し、以前と同じくらいの効率に戻るまで2～3カ月はかかると厚労省の資料でも明らかにされています。介護記録ソフトを導入した効果をはっきりと実感できるまではさらに時間が必要です。

＜参考：公益社団法人全国老人福祉施設協議会　介護ICT導入ガイドライン＞

この一時的に効率が低下する期間を少しでも短くするためには、導入を検討している段階から、現在の業務のどこを効率化したいのか、ソフトに早く慣れるためには職員への説明や研修はどれくらい必要なのか、誰が主導するのか等を決めるために運用委員会等のプロジェクトを立ち上げ、計画立てて進めていくことが重要です。また、こうしたコストがかかることも踏まえ、導入前から人員の確保やプロジェクトに割ける時間の確保の準備をしておくことがスムーズに導入を進めるために大切です。

費用、コストだけで判断しない

介護記録ソフトを導入しようと考える際、どれくらいの費用がかかるのか気になるのは当然です。できることなら安く抑えたいと考える方もいるでしょう。

しかし介護記録ソフトを導入は、業務の効率化に役立てることが最も重要であり、費用やコストだけを見て導入してしまうと思うように業務効率化にならずにかえって損をしてしまうかもしれないという点は念頭に置いておいた方がいいでしょう。また介護記録ソフトは導入する事業所・拠点の数や建屋の数で料金が変動します。ゆくゆくは事業拡大をと考える事業者は特に、目先の費用だけでなく先々を視野に入れて費用対効果を検討することが大切です。

では、自身の介護事業所にとって最も適した介護記録ソフトのメーカーをどのように選べばよいでしょうか。様々なメーカーを見比べていくとなかなか判断が難しいのが実情かと思われます。

そこで機能的な面ではなく、費用やコスト以外に重要視したほうが良いところを以下にまとめました。

対応可能事業種別数

複数の事業所を展開している法人が費用、コストのみを考えて介護記録ソフトを導入した際、場合によって起こり得る失敗が、他の事業所にも介護記録ソフトを活用しようと思ったが、介護記録ソフトがその業種に対応していなかったという問題です。例えば介護施設に導入していたが在宅サービスには対応していなかった、障がい者施設には導入していたが就労継続支援事業所には対応していなかった等の場合です。

この場合は、対応していなかった事業所には別のメーカーのソフトを導入するか、すでに導入していた事業所ごと新たなメーカーに入れ替える必要が生じます。事業所ごとに異なるメーカーを導入してしまうと、事業所間の情報連携が効率的に行えずせっかくの介護記録ソフトの機能を十分に活かすことができません。入れ替えを行うと再度新たなソフトに慣れるために一時的に効率が低下する期間が生じることになるだけでなく、新たに導入費用を要するため結果的にコストが高くなってしまうこともあり得ます。

こうした理由から、複数の事業所を展開している法人、または将来的に別事業所も手がける予定を立てている法人は、介護記録ソフトを検討する際にそのメーカーがどれくらい事業種別に対応しているかを重要視することをおすすめします。

サポート体制

介護記録ソフトのメーカーはそれぞれでユーザーサポートを行っていますが、メーカーによりサポート方法の内容は異なります。事業所にとって適さないサポート体制の介護記録ソフトを導入してしまうと、有効活用は困難になってしまうおそれもあります。

サポート内容について事業所が確認しておきたい内容は以下の通りです。

対応方法

電話対応のみか、メール、チャット、リモートなどの方法が豊富にあるか

受付時間

サポート受付の時間が事業所の都合に合っているか

サポートについてのユーザー満足度

サポートに対してのユーザーの満足度が高いか（口コミなど）

ユーザー向けの専用サイトの有無

Q&Aや必要な資料や情報はユーザーが使いやすいサイトを備えているか

介護記録ソフトはメーカーによってインターネットが有線のみでも可か無線を要するか、パソコンの有無等、必要とする環境が異なります。また機能や操作方法もメーカーごとに異なるため、導入を検討するために事業所内でプロジェクトを立ち上げたとしてもなかなか思うように計画が進まないこともあります。また運用していく中でどうしても分からないことは都度出てきます。毎日の業務に比べると、月に一度の請求業務などは操作方法が分からなくなることが特に多いでしょう。そのような際に非常に役立つのがメーカーのサポートです。

メーカーのサポートは自社の介護記録ソフトに精通していますので、必要な環境からソフトの使用方法、活用方法について適切なアドバイスをしてくれます。またメーカーによっては導入までの説明会や研修会の開催、導入までのスケジュール策定もサポートしてくれます。サポートが手厚いメーカーは、導入後の質問にもすぐに応じてくれるなど、導入に不安を抱えていたり、ネットワークに詳しい職員がいないといった事業所ほど頼りになる存在です。

特に法改正時はソフトにも変更が生じる場合が多いので必要な操作が異なってくることもあります。このような場面においても即座にソフト対応できる、説明等のサポートを受けることができる体制が整っているかは安定した事業所運営と介護記録ソフトを活用した業務の効率化自体を効率化するために非常に重要な判断材料といえます。

事業所にとって満足のいくサポート体制が整っているかどうかは、非常に重要ですので必ず確認することをおすすめします。

長期的な目線で信頼できるメーカーに相談しよう

介護事業所の業務では記録を残し続けることがケアの根拠となるほか、利用者の状態を正しく把握できる有効な材料となり、ケアの質を高めることにつながります。

ですがその分、記録は書くことに時間や労力を要します。介護記録ソフトの活用は記録という大切な業務を効率化することに役立ちますが、それは介護記録ソフトの活用に慣れるからこそ実現できる効率化です。事業所に合わない介護記録ソフトを導入してしまい頻繁に入れ替えるなどの事態になれば、その恩恵を受けることは難しくなります。

ですので、介護記録ソフトの導入を検討する際は費用を気にかけるのと同じくらいの重要度で先述した対応可能事業種別数やサポート体制が整っているかを考えて、長期的に使うことを見越した信頼できるメーカーを選ぶことが大切です。

先述の通り、介護記録ソフトはあくまでも業務効率化を実現する手段のひとつです。費用面やコスト、サポート体制も重要ですが、まずは介護事業所のどのような業務を効率化したいのか、介護記録ソフトを導入、活用することでその目的は達成できるのかを考えることが何よりも大切です。

その上で事業所の希望に合った活用方法や業務効率化までのサポートをメーカーに相談し、もっとも信頼できるメーカーを選んでください。

NDソフトェアはサポート体制が非常に充実しており、専門の資格を持つスタッフが導入をご検討の段階から運用後も手厚くサポートしております。またND介護記録ソフトェアの介護記録ソフト「ほのぼの」シリーズは介護サービス、障がい福祉サービス共に幅広い事業種別に対応しているだけでなく、法改正に対応する際に追加費用が発生しません。

相談は気軽に受け付けておりますので、ぜひ一度ご相談ください。

まとめ

いかがでしたか。介護記録ソフトにかかる費用は月額制、使用権購入型で異なり、月額制のほうが初期費用は抑えられる傾向が強いですが、使用権購入型のほうが事業所に合った機能のカスタマイズを行いやすいなど、それぞれに長所があります。事業所に合った介護記録ソフトを導入し、長期的に活用していけるよう、対応の早さやサポート体制が充実しているメーカーを選ぶことを念頭に置いた上で気軽に相談してみるとよいでしょう。

当コラムは、掲載当時の情報です。