これで解決！介護記録ソフトの機能、コスト、選定ポイントを分かりやすく解説

そもそも介護記録ソフトとは

介護事業所の業務を効率化することに役立つ介護記録ソフトとは、ICTを活用して介護事業所の事務仕事に係る業務をデジタル化し、作業時間の短縮を図るものや作業効率の上昇を図るために用います。

介護事業所は利用者に質の高いケアを提供することが事業所としての質の高さに直結します。また利用者への直接ケアに十分な時間があるほどよいケアが提供できます。しかし事業所を運営するための事務作業が非常に多く、慢性的な人手不足もあり事務作業に多くの時間を取られがちです。結果として利用者のケアにあたる時間も少なくなりケアの質を上げるための見直しや改善に多くの時間を割くことができないことが多くの介護事業所の悩みとなっています。

介護記録ソフトは、手書きのため時間を取られていた記録作業の手間を省力化して記入時間を短縮する、様々な様式に分かれていて閲覧しにくかった情報をひとつの画面上で確認できる、Excel等で時間をかけて作成していたグラフなどの資料を、統計機能を活用して簡単に作成できるなど事務作業に多くの時間を取られてしまっていた事業所の悩みの多くを解決することに役立てることができます。

介護記録ソフトの基本的な機能

介護ソフトとひと口に言っても、色々な機能があり、用途別に分かれています。

介護業界においては2000年の介護保険施行時から保険請求の伝送が原則となってから様々な介護ソフトが存在していました。しかし当時はＩＴ技術がまだ発展途上だった背景等もあり、事務作業すべてをカバーするのではなく特定の業務のみをデジタル化するものがほとんどでした。

しかし今はひとつの介護ソフトで介護事業所にとって大切な事務作業の多くをカバーできるようになりました。

介護ソフトを活用できる重要な事務作業は大きく分けると以下の種類があります。

保険請求管理

利用者の実績管理や給付管理、国保連への保険請求の伝送を担う

計画書管理

利用者にケアを提供するために必須である介護計画書の作成、管理をデジタル化する

記録

日々のケアや特記事項等、毎日の記録作業をデジタル化する

その他

スケジュール管理や勤務表の作成、給与管理や財務管理、人事管理、職員間の情報共有など

なかでも記録に関しては管理者層から一般の介護職員まで携わる人間が多く、記録の様式が多すぎて複雑である等の理由から介護ソフトの活用にまでは至らずアナログ方式、いわゆる紙ベースで行っている事業所が多く見られます。

記録に関しては紙ベースの記録は職層や年齢層の違いに関係なく活用しやすく紙での運用がしやすいこともあるかと思います。しかし紙ベースでの運用では、記録作業そのものに多くの時間を取られていることで、ケアの時間が削られている課題が見えにくくなっているところも多いのではないでしょうか？

記録ソフト活用で期待できる変化

ひと言で記録といっても、先述した通り介護事業所の記録は様々な種類のケア記録や観察記録、伝達事項等を書き分ける必要があり、利用者に日々提供しているケアを記録するだけには留まりません。ほかにも事業所運営に必要な書類の作成や多職種協働に必要な情報連携のための申し送りや報告書などもあり、業務に必要な業務といえ、ケアそのものを行う時間を確保しにくいのが現状です。

介護記録ソフトを活用すると、それらの記録に関する業務がどのように変わるのか、以下に一例をまとめました。

実施記録の利便性向上

記録に係る業務の大部分を占めるのが毎日提供するケアの記録です。介護計画書に則ったケアを提供した証拠としての意味や、計画書通りのケアを提供した結果の利用者の状態を毎日記録することで利用者の小さな変化やケアの妥当性を評価するために役立てることができます。そのために残さなくてはいけない情報は膨大で、手書きでは時間も多く取られ、なおかつ評価に活用する際は何十枚もの記録を遡って参照しなくてはなりません。

記録ソフトを活用すると、テンプレート機能を利用して定型文を選択することで記録できたり、記載した内容を各所に連携できるため同じことを何度も記載する必要がないなど記録を書く時間の短縮に繋がります。また、過去の記録が簡単に検索できるため参照しやすくなり、評価の質を向上させることができるといった効果が期待できます。

紙ベースであれば記録に必要な情報をメモに取り、事務所まで戻って記録に転記するという流れが一般的ですが、Wi-Fi環境がある上でのノートPCの持ち歩き以外にもスマホやタブレットでの記録に対応している記録ソフトであればケアの現場で記録できることで時間短縮や二度手間を削減でき、利用者のそばから離れなくてもよいという安全性向上と利用者の安心感に繋げることも期待できます。

円滑な多職種連携

老人保健施設や特別養護老人ホーム等の施設サービスでは、ひとつの事業所内で複数の業種が連携してケアにあたる場面が多くなり、施設サービスは利用者家族から「たくさんの業種の人が関わってくれるから安心」という信頼を寄せられます。だからこそ多職種連携をスムーズに行うことは質の高いケアを提供するために欠かすことができません。

しかし紙ベースではそれぞれの部署で記録が独立し、定期的な会議の場等でしか情報を共有することができません。ひとつの施設内で利用者の情報が統一できないのは非常に効率が悪く、なおかつ効果的とはいえません。

施設サービスに対応した記録ソフトは、施設の実情に応じた記録様式を備えているため、例えばリハビリはリハビリ、介護は介護の情報として残すこと以外に他部署の情報を一元化した管理が可能です。リハビリの情報が分かれば介護現場は日々のケアの参考にしやすく、介護の情報が分かればリハビリは利用者の日々の生活状況から利用者の状態を判断しやすくなり、適切なケアを提供することに役立ちます。結果として多職種連携が緊密になり、事業所の質を大きく向上させることにつながります。

情報共有とコミュニケーションを密にできる

多職種連携と同様に介護事業所で質の高いケアを提供するために欠かせないのが情報共有とコミュニケーションです。チームケアが基本であるケアの現場では、日々の利用者の小さな変化や出来事を都度取捨選択して必要な情報を共有することが求められます。そういった情報は口頭や連絡ノートを活用して共有することが多いと思われますが、見ていない、聞いていない等で把握している職員、把握していない職員に分かれてしまうと当然ケアの質は低下します。常に最新の情報にアップデートするために職員間の情報共有を効率化することは事業所の質に大きく関わるのです。

記録ソフトには職員間の情報共有に活用できる掲示板のような機能を持ったものがあり、記録した内容をそのままほかの職員の目に触れやすいように掲示板等に表示できる便利なものがあります。毎日欠かせない記録と情報共有をそれぞれ独立した作業にするのではなく、一体的に記録ソフト上で行うことができるようになるとタイムリーな情報共有が実現できます。

帳票類の作成、管理

利用者の日々のケア記録以外にも介護日誌や経営に必要な日報、通所介護等の場合は家族へのサービス報告書や連絡帳等の作成です。これらの帳票類作成には利用者数の数や利用者の健康状態、要介護度や認定期間はもちろん特記事項など一度記録したものと同じ内容を転記する二度手間が発生し、効率的とはいえません。

記録ソフトはデジタルのデータですので、数字等の計算に優れているだけでなく一度記録したものを他の各種報告書等に紐づけ転記できるなど、人の手では手間だった作業を大きく効率化させることができます。毎日業務終了後に一日の利用者情報をまとめて日誌を作成していた手間が、記録ソフトを活用すると少ない工程で作成できるため大幅に負担を減らすことができます。通所介護等で夕方頃からバタバタと書いていた家族への報告書や連絡帳についても、健康状態や提供したサービスは連携や転記が可能なため職員は特記事項のみ手書きや入力することで完成できるため、その分質の高い情報を残す時間を確保できます。

こうしたケアの提供記録と関連した帳票類の作成が容易になる点は記録ソフト活用の大きなメリットです。

介護記録ソフトにかかるコストとは

介護記録ソフトを導入し、運用していくためにはコストがかかり、事業規模や建屋の数、利用者の数によって費用は増していくのが一般的です。

必要な費用には介護記録ソフトの使用料のほか、請求ソフトなどを入れておらず一から導入となる場合はネットワーク構築費用、パソコン設置費用、必要に応じてタブレットやスマホ、プリンタをレンタルする場合にはレンタル費用、毎月のシステム保守料等がかかってきます。

介護記録ソフトをはじめとする様々なソフトウェアの使用料には大きく分けて月額制と、使用権購入があります。月額制は毎月一定の額を払って使用するもので、初期導入費用が安く抑えられる分毎月のランニングコストがかかります。対して使用権購入は介護記録ソフトを使用する権利を数年間購入する形で、初期費用は月額制に比べ高くなりますが毎月のランニングコストは比較的安く抑えられます。どちらについても優れている箇所があるためどちらがよいとは一概には言えません。

介護記録ソフトを活用することで、職員の手間を減らしたり、限られた人員で作業時間を効率化して負担を軽減したり、ケアの質を向上させるために人的、時間的なコストの削減に繋がること期待できます。

目先のコストだけを見るのではなく、検討する介護ソフトが事業所の環境に合っているか、手間を減らし、ケアの質向上に繋げやすいものになっているかを重視して選定することが大切であり、ケアの質向上や効率化に必要なコストであると備えることが重要です。

例えばNDソフトウェアの「ほのぼの」シリーズでは記録の手法にタブレットを用いますのでどのような場所でも記録ができ、さらに音声入力を備えていますので手を使わずとも声で記録できます。また、個別ケアの記録として、利用者ごとの一日の過ごし方が一覧で確認できケアの質を高めることに役立つ24Hシートシステムもタブレットで記録や確認ができるため、時間的コストを大幅に削減し質を向上させることに役立つ機能を備えています。このように事業所の状況に合わせてオプションの機能や商品を検討するとよいでしょう。

介護記録ソフトを選定する際のポイント

介護記録ソフトは非常に多くのメーカーがあり、どれを選べばよいか悩む方は少なくないでしょう。選定の際に、事業所に合った介護記録ソフトを選ぶことができるよう重視したいポイントを以下に紹介します。

記録の方法は適しているか

介護記録ソフトを使った記録は基本的にパソコンで行います。しかし訪問系の事業所ではパソコンが手元にある機会のほうが少なく、パソコン入力のみが記録の方法だと適していません。施設系にしても利用者が過ごす場所とパソコンが置いてある事務室が離れていれば利用者の見守りが不十分になり効率的とはいえません。また事業所によってはその場で都度記録するよりも、記録にまとまった時間を取り一気に入力できるほうが適している事業所もあるでしょう。これらの事業所の実態に則した記録方法が可能かどうかは必ず確認したいポイントです。

具体的にはタブレットやスマホでの入力が可能か、パソコンでの入力の場合、一気に入力するのに適した入力方式かを確認すると良いでしょう。

データ連携がしっかりできるか

介護記録ソフトを活用した業務の効率化は記録以外にもデータを連携させることで転記作業を減らすことも挙げられると先述しました。事業所にとって必ず発生する保険請求業務と日々のケアの実施記録は、利用日数がそのまま介護報酬の日数として加算を算定するために必要になるなどデータ上密接な関係にあります。

つまり日々のケア記録と請求管理とのデータ連携ができていれば保険請求業務は確認作業が主になり、新たな入力はほぼやる必要がありません。また質の高いチームケアを行うための護計画書を作成するには日々のケア記録から評価していくことが欠かせません。そのためケア記録と介護計画書がデータ連携できているかどうかも事業所の質に大きく関わってきます。

転記やデータ転送の手間を大きく省き、なおかつ記録に係る業務の質を向上させていくために、ケアの実施記録が加算等の請求や介護計画書に連動しているかなど、データ連携が事業所に合ったものを備えているかは確認したいポイントです。

記録項目のカスタマイズは可能か

介護記録ソフトを導入しても、入力可能な項目がすべて事業所にとって必要としているとは限りません。介護記録ソフトは一般的な項目を想定して作られますので事業所独自の項目は備えていない場合もあります。そうなると事業所にとってやはり使いづらい印象となってしまうでしょう。

事業所が日々提供するケアについて介護記録ソフトの入力項目は適しているか、独自の項目があるならば、介護記録ソフトをカスタマイズして対応させることが可能かは確認したいポイントです。もし検討しているメーカーの介護記録ソフトに必要とする項目や記入欄がまったくなかった場合はすぐに諦めるのではなく、代替の運用ができないかをメーカー担当者に聞いてみると有益な提案をしてくれるかもしれませんので、質問してみることがおすすめです。

また帳票類も事業所独自のものを使用していることが多いため、カスタマイズで項目の追加やデータ連携が可能かも同様に確認したいポイントです。カスタマイズには、メーカーに依頼して別途料金が必要なケースと、費用はかからずマスタ設定で独自の記録項目や帳票に似た形で自由に作成できるケースがありますので、そちらも確認しておくとよいでしょう。

サポート体制は適しているか

介護記録ソフトは現場の環境を大きく変えるため、運用に慣れるためには数ヶ月の時間を要します。この期間は以前よりもさらに作業効率が落ちることが一般的で、その後徐々に慣れていくことで効率は上がっていきます。（これをU字の法則といいます）

運用に少しでも早く慣れるためには導入を検討している段階から計画的に進めていくことが肝心です。その際に役立つのがメーカーのサポートです。メーカーによっては導入から運用まで事業所に合ったスケジュールの策定や研修会の開催等親身になって事業所をサポートしてくれます。デジタルに不慣れな職員が多い場合や、一度にすべではなく少しずつ運用を進めたい場合など事業所の希望する形でのサポートをしてくれるのかどうかは非常に大切なポイントです。

ほかにも運用にトラブルが発生した場合に電話や訪問等の素早く対応してくれるか、サポート対応可能な時間は事業所に合っているか、介護保険法が改正された場合にシステムのアップデートに素早く対応してくれるかなども確認しておきたいポイントです。

特に介護保険改正時の対応には追加費用が必要としているメーカーも多く、中には対応していない場合もあります。保険改正は頻度が高いものでないだけに見落としがちな要素ですので注意しましょう。

セキュリティは万全か

今現在、法人の有する個人情報が漏えいした場合の罰則が厳罰化され最大で一億円の罰金刑となっています。利用者の大切な個人情報を多く取り扱う介護事業所は、その扱いには万全を期する必要があります。また情報漏洩だけでなく、近年は自然災害が頻発し水害に見舞われた際等にデータ類も被害に遭ってしまい、介護事業所の正常な運営が著しく困難になってしまうケースも見られます。

利用者データが被害に遭うと、万が一の急変時や救急対応時にどのような薬を飲んでいるかが分からない、既往歴が分からない、緊急で家族等に連絡が必要になっても連絡先が分からないなど、利用者の生命に直結する事態や事業所の信頼を大きく損ねるリスクになりかねません。

利用者情報や日々のケア記録を蓄積する介護記録ソフトのセキュリティ面は個人情報保護の観点や、災害時でも大切なデータを守るBCP対策の観点からも非常に大事なポイントです。

介護記録ソフトのデータの保管先とそのデータを守るシステム、クラウドを活用したバックアップが可能か等、メーカーがどのようなセキュリティ対策をしているのかは必ず確認した方が良いでしょう。

まとめ

介護記録ソフトはIT技術の進化で非常に便利になっています。記録等の事務作業を一気通貫で効率化し、事業所全体の質を向上させるため、事業所に適した介護記録ソフトの導入を積極的に検討してみましょう。

事業所に介護記録ソフトを導入した際のイメージをより良く感じるためには実際に触れてみることをおすすめします。気になったメーカーには気軽に問い合わせて、デモを見させてもらう、体験版を使わせてもらうなどして確認してみましょう。

NDソフトウェアの「ほのぼの」シリーズでは、訪問やオンラインでのデモを実施しています。担当者が親身に応対いたしますので、どのようなものか触れてみたいという興味がおありでしたら、ぜひお気軽にご相談ください。

当コラムは、掲載当時の情報です。