NDSコラム

仕事 2020/04/09
施設内で複数の介護ソフトを
導入しているメリットとデメリット

一施設(建物)の中で、特養と居宅と訪問介護・通所介護の様に、複数の事業を運営しているケースも珍しくありません。そんな施設では事業所ごとに異なる介護ソフトを利用しているケースも多く見られます。そこで今回は、このような施設でのメリットやデメリットをご紹介します。


 

施設内で事業所ごとに複数の介護ソフトを
導入しているメリット

 

 
施設内で複数の介護ソフトを導入しているメリットは次のようなものがあります。

 

事業所の実態に合わせたソフトを利用できる

事業所の実態に合わせたソフトを利用することができるので、使い勝手が良くシステムの導入がスムーズです。必要な書式などが揃っており、業務効率をあげることができます。
 

リスクに備えられる

ソフト開発会社が倒産してしまったり、撤退してしまったりした場合の影響が限定的で済みます。ひとつのソフトに不具合が見つかった場合も、施設全体に影響を及ぼすことがないのもメリットと言えます。
 

事業所ごとに異なる介護ソフトを入れているデメリット

 

 
事業所ごとに異なる介護ソフトを入れているのは、メリットだけではなくデメリットも多くあります。
 

コストが掛かる

用途を限ってソフトを購入するので、複数のソフトを購入することになり、結果としてコストが嵩んでしまいます。
 

導入研修が大変

ソフトを導入するたびに研修を行うようなので、導入研修が大変です。ソフトが統一されていないと、同一施設内に所属する事業所が異なる職員同士で教えあうこともできません。研修機会を確保するのが難しいのもデメリットと言えます。
 

データの連携や統合が難しかったり
膨大な時間が掛かったりする

事業所ごとの業務は快適に行うことができますが、施設単位で情報を管理する際にデータ連携が難しかったり、データ連携に時間が掛かったりするのはデメリットと言えます。データ連携が難しい場合では、紙の資料を活用することで二度手間になったり、事業所間で資料の受け渡しをする必要が生じたりします。更に、データ連携や共有が正しくされているかの確認をする工数もかかります。
 

重複や抜け漏れの確認が必要になる

システム上でのデータ連携ができないと、重複や抜け漏れを確認する必要が生じます。
介護記録などの伝達ミスはサービスの質の低下やトラブルに直結するため、Wチェック・トリプルチェックを行うケースもあり、確認工数が掛かります。
 

書式が統一されない

異なる介護ソフトを使用することで、書式が統一されず作業効率がさがってしまうことがあります。また書式が統一されないことで、違う事業所の方が記入や入力を行った場合、抜け漏れが生じたりミスが生じたりする可能性も高まってしまいます。
 

所属する事業所が変更になった場合、
介護ソフトの操作をイチから覚える必要がある

施設内で異動があり所属する事業所が変更になった場合、同じ事務員であっても異なる介護ソフトを使用していると操作をイチから覚える必要があります。研修コストや工数が掛かり、スムーズに業務に取り組むことができないのもデメリットです。そして、せっかく操作を覚えても別の事業所では使えないので、スキルが無駄になってしまいます。
 
従業員1人当たりの教育研修費用は、2018年度の予算額40,297円(前回調査45,917円)、同実績額34,607円(同38,752円)、2019年度予算額39,841円(同47,138円)で、予算、実績ともに前回調査を下回った(図表1)。中小企業で増加している一方、大企業で大幅に減少したことが影響している。
 
産労総合研究所「2019年度(第43回)教育研修費用の実態調査」
 
産労総合研究所「2019年度(第43回)教育研修費用の実態調査」によると、従業員1人当たりの教育研修費用は約4万円近く掛かっています。ここで注意したいのがこの金額は「教育研修に関する全てのもの」という点です。
 

 
産労総合研究所「2019年度(第43回)教育研修費用の実態調査」
 
上図を見ると、教育研修には多彩な研修があり、ソフトウェアの研修はその中のひとつにすぎません。
つまり、介護ソフトの操作をイチから覚えるということは、単に研修コストが掛かるだけではなく、これらの研修を受ける機会を損失してしまうのです。「前職で身に着けたスキルが使えなくなる」のは他の研修や成長の機会を奪ってし合うことにつながり、企業にとっては大きな損失となるのです。
 

新しい機能に対応することができない

新しい機能が必要になっても新機能を増やすことができないケースがあり、別々のソフトを使い分けているケースも珍しくありません。一つひとつの業務は快適になるかもしれませんが、結果として工数が増えたりコストが嵩んだりしてしまう可能性もあります。
 

アップデートに対応するコストが嵩むことがある

法律の改正や改訂に対応する際に、複数のソフトをアップデートする必要が生じます。有料でアップデートを行うソフトが多いと、コストが嵩んでしまう可能性があるのもデメリットのひとつです。更に、アップデートの作業に掛かる工数も、複数の介護ソフトを使用しているとその分負担が多くなってしまいます。
 

おわりに

施設内で事業所ごとに異なる介護ソフトを使用していると、導入コストは高くなり、工数が掛かったりミスにつながったりしてしまう恐れがあります。
スムーズな運営を実現するためにも、全ての事業所で共通で利用できる介護ソフトを導入するのがおすすめです。
 
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※コラムの内容については、掲載当時のものです。
 
 
最後までお読みいただきありがとうございました。
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