記録の電子化でコスト削減と事務作業の効率化を実現

記録を電子化してペーパーレスにすることで、以下の効果が期待できます。

コスト削減

印刷代や用紙代にコピー機代、そのうえ保管スペース代金といった、多額のコストを削減することができます。保管する書類を電子化することで、コスト削減効果が期待できます。

事務作業の効率化

タブレット端末やPCなどからアクセスできるようにすれば、外出先から隙間時間を活用して報告や確認を行うようにでき、より効率よく仕事を進められます。手書きの介護日誌や食事摂取表、そして連絡帳などの書式が、電子化によって統一されすっきりと表示されます。印刷も見やすくなりますし、「急いで書いた手書きの文字が判読できない」といったトラブルもなくなります。さらに、必要な情報のみを知りたい情報を、見やすい形で表示することができるようになります。例えば、ケース記録の場合には、特定の日の記録だけを絞込み表示したり、特定の利用者様の記録だけを時系列で表示したりすることも可能です。スケジュール管理の場合、日別・一週間別・月別、利用者別、職員別などで表示ができ、一度情報を登録すれば、さまざまな視点から情報を見ることができます。また、紙の書類を分類してファイリングする工数も削減することができます。

環境負荷の軽減

サスティナブルな企業活動が注目を集める中で、環境負荷を軽減することも重要なポイントのひとつです。紙の消費量削減だけではなく、文書を輸送する際のガソリンを削減することができ、環境負荷の軽減につながります。

システムの導入で、事務作業をスムーズに！

ご紹介したように、ペーパーレスにすることで、コストや工数を削減することができます。しかし、記録の電子化を行っても、業務別に違うソフトやツールを使い分けていると、情報共有を円滑に行うことができないケースも多くあります。そこでおすすめなのが「システムの導入」です。しかし、単にシステムを導入しても、記録の電子化が成功するわけではありません。業務の実態に即したシステムを導入することで、業務効率をあげコストを削減することがでるようになるのです。特に多彩な事業所を抱える企業では、事業所ごとに業務内容が異なり、必要となる機能が違います。多様なニーズに応えられる拡張性の高いシステムを導入することで、事務作業の効率をあげることができます。

事例紹介

弊社では、記録の電子化にお悩みの介護事業者様のサポートを長年に渡り行ってきました。そこで、システムを導入して業務改善を行った事例を2つご紹介します。事業者様の課題をシステム導入でどう解決したのかまとめてみましたので参考になさってください。

株式会社中日エムエス　介護付有料老人ホーム　エイジトピア星ヶ丘様

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
onlineプラットフォーム
複数の事業所を運営なさっている企業様で、「事務作業量の増加や職種間での重複業務等の問題」を解決するために、システムを導入しました。記録に掛かる業務を半減することができ、情報共有もスムーズに行えるようになりました。二重管理していた記録の入力の抜け漏れが無くなったのも嬉しいポイントです。その結果効率化が進み働きやすくなったほか、利用者の方や入居者の方への対応の時間を確保しやすくなったのも大きなメリットといえます。
「ほのぼの」導入により事務作業が半減　＞＞＞

大分県大分市　恵の会グループ様

運用システム

ほのぼのNEXT
CarePalette
onlineプラットフォーム
大分県大分市　恵の会グループ様では、Excelを活用しデータ連携に関してはマクロで行っていたそうです。しかし法改正への対応や書式崩れの問題など、多彩な対応が必要になるためパッケージソフトへの切り替えをなさいました。その結果、タブレット端末を活用してリアルタイムでデータの更新を行うことで、迅速に情報を把握することができるようになりました。特に改善効果が見られたのが全体記録の入力です。従来では紙に記録したものをExcelに入力しており、1/4の時間で済むようになりました。早朝・夜間といった従業員の少ない時間帯でも、入居者の方のケアに専念できるようになったそうです。
Excel管理からパッケージソフトへの切り替えで大成功！　＞＞＞