障がい福祉サービスの業務は効率的に！ICTで電子化活用

障がい福祉サービスは障がいの程度や状況に応じて非常に多くの種類があり、各事業所で行う業務は利用者への支援以外にも情報の管理が非常に重要になります。しかし、管理するべき情報量が大変多いため利用者への支援と両立させることが困難なこともしばしばです。障がい福祉事業所の運営を円滑に行っていくには、ICTで情報を電子化し効率化を図ることが有効です。今回は障がい福祉サービスにおけるICTを活用した情報の電子化によってどのようなメリットがあるのかを解説します。

障がい福祉サービスとは

障がい福祉サービスは、「障がい者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律」を略して「障がい者総合支援法」という法律に基づき提供されるサービスです。
障がい者総合支援法は、すべての国民は障がいの有無にかかわらず尊厳ある個人として尊重されるという理念に則り、身体、知的、精神の障がいや難病を抱える方が自身の選択によって地域社会で他の人々と共生していけるよう必要な日常生活、社会生活への支援を行うものです。障がい福祉サービスは障がいや難病を抱える方の日常生活の支援や就労などの社会参加の支援を行うためのサービスで、個々のニーズに合わせて多岐に渡る種類のサービスが展開されています。

障がい福祉サービスは情報管理業務が忙しい！

障がい福祉サービスは居宅介護や重度訪問介護、同行援護などの介護給付、自立訓練や就労継続支援などの訓練等給付など非常に多くの種類があり、利用者の状態や能力、サービスごとの個別援助計画書、訓練内容の評価、支援内容の記録など残すべき情報が膨大です。さらに地域での生活や就労支援等のために自治体や関係機関、事業所間など情報を提供する機会が多いため常に適切な情報を残し、管理する必要があります。
それ以外にもサービスに応じた請求情報や職員の勤務表や事業所を運営するために必要な書類が加わるため、障がい福祉サービスはとにかく情報の管理業務が忙しいのです。その中で利用者への支援を提供していくため、職員間の情報共有が有効にできないばかりか、利用者へ十分な支援ができない状況にも陥ってしまいます。

ICTで電子化がおすすめ

膨大な情報管理を適切に行うことができないと、利用者への支援が明確かつ効率的に行えない、事業所の運営が適切に行えない、職員間の情報共有が図れずに支援の質が低下するなど様々な悪影響を及ぼします。
これらを防ぎ、業務の効率化や情報管理を適切に行うためには膨大な書類をICTで電子化しデータとして管理するペーパーレス化、障がい福祉サービスに対応したソフトを使いパソコンなどでネットワークを構築し利用者情報や支援記録などを管理することなど、実際に利用者にサービスを提供する以外のほとんどをICT化することがとても有効です。導入を今まで見送ってきた方の多くに「決して安価ではないので」という声もありますが、今現在わが国では障がい福祉サービスも含め幅広い分野でICTの活用を推進しています。「IT導入補助金」など導入に対して補助金を利用できるものが数多くありますので、ICTによる業務改善を取り入れるには絶好の機会といえるでしょう。

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▼過去コラム
「【2020年度】介護福祉施設や障害者施設事業者が使える助成金・補助金を活用しよう」
コチラもあわせてお読みください。

ICTで電子化するメリット

ICTで利用者情報や支援記録などのデータを電子化すると非常に多くのメリットが考えられます。
第一に、非常に多岐に渡る障がい福祉サービスでは、情報共有や情報管理がとても重要なため、利用者一人当たりの情報量が多くなります。さらに利用者の状態が変わるとさらに情報が増えていくため紙媒体での情報管理は利用者像の把握を困難にさせます。データを電子化して管理することで、常に最新の情報が得られるだけでなく紙を使わないので管理がとても楽になります。関係機関などに情報提供する際は必要分を印刷するだけですので手間がかかりません。

次に、障がい福祉サービスは利用者の居宅へ訪問するなどのサービスも多いため、職員間の情報共有を行うことが困難であるということです。支援のために利用者データを持ち出せば、その間は事業所内での情報閲覧は不可能になります。何か追記することがあったとしても支援が終わるまで待たなくてはならない…という間に追記すべき内容が分からなくなるなどのリスクもあります。ICT化すればデータはサーバーにすべて保存され、離れた場所からでもアクセスするだけで閲覧、参照が可能なほか職員共有に必要な情報もすぐに見ることができます。

さらに請求に関して、今まで国保連の請求にのみ電子請求を使っていた事業所が多くありました。電子請求するにもサービスごとに紙媒体の記録から情報を打ち込み請求するという作業が必要でしたが、最近ではICTで専門ソフトを利用するケースが増えています。その背景には請求だけでなく多岐に渡すサービスの電子化や記録のICT化などにより働き方改革が進んでいると考えられます。専門ソフトを使うことで提供記録と請求データが連携し、重複して同じことを入力する必要がなく、また情報共有がスムーズになり、大きな業務改善に繋がっています。
このように、障がい福祉サービスのICT化は作業効率が飛躍的に向上し業務改善に大きく貢献できるなど、業務全体を円滑にするために非常に数多くのメリットがあるのです。あえてデメリットをあげるならば、障がい福祉サービスは非常に多岐に渡るため、自身のサービスに適したICTの活用、電子化の方法の選択を慎重に行わなくてはメリットをフルに活かすことができない点でしょうか。自身の障がい福祉事業所にはどのような方法が適しているのかを相談し、積極的にICTを活用した電子化に取り組むことが大切ですね。

ICTを導入した業務改善例

勤怠管理

すべての障がい福祉サービスに共通する作業に職員の勤怠管理があげられます。出勤～退勤、さらには残業時間などをタイムカードから計算して入力していく、もしくは計算機で計算するという作業は職員の数が多くなればなるほど打ち損じの確認なども含め大変になってきます。そのせいで締日は勤怠報告書などの作成に追われほかの業務に手を付けられないということもあるのではないでしょうか。ICTを使いICカードなどで勤怠管理を行えば、勤務時間から残業時間の計算までもすべて機械が行ってくれますので煩雑な作業が大幅に短縮され、ほかの業務に集中することができます。

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情報共有の統一

障がい福祉サービスは居宅介護等の訪問サービスや、施設入所支援といった施設系など多岐に渡るサービスがあり、そのいずれも職員の情報共有が支援の質を高めるために必要です。しかし業務に追われる中共有すべき大切な情報を個別に知らせたり、申し送りノートに書いて共有したりという方法では情報漏洩のリスクや全員が共有できたか確認しにくいという問題があります。ICTを使うことで情報をすべて電子化し、職員がアプリなどでそれを確認すれば大切な情報を見損ねて共有できない、自分のスマホで管理してしまい漏洩するなどのリスクを大幅に減らすことができます。職員間の申し送りなどもICTで行えば、スピーディーかつ確実な報連相が行えるため、支援の質を高めることが可能になります。

同じ情報を一元管理

同一法人においてのグループホームや就労継続支援など、複数の障がい福祉サービスの拠点を持つ利用者にサービスを提供する際、それぞれの事業所において利用者情報を記録することになります。同じ利用者の同じような情報を何度も記録していく中で情報の矛盾が生じることもあり、また請求の際にはそれぞれの記録をまた電子請求システムに入力していくといった似た作業の繰り返しが発生しやすくなります。これにより記録や入力にばかり時間を取られてしまい現場業務が疎かになってしまうこともあるのではないでしょうか。
ICTを活用して情報を一元管理すると、ひとりの利用者に提供したサービス内容などの情報はすべて同じシステムに入力していくことになります。別々のサービスであっても一括して記録を管理できるため情報の矛盾が生じにくくなり、また請求の際にも提供実績などを改めて入力する必要がなくなります。
サービスごとに管理していた記録のペーパーレスを図るとともに入力作業が最小限で済むことは大きな業務改善といえるでしょう。

まとめ

障がい福祉サービスは身体、知的、精神の障がいや難病により日常生活や社会生活に相当な制限を受ける方、それにより生きづらいと感じる方が障がいの有無にかかわらず地域で生活できるように必要な支援や訓練を行うほか、就労のために必要な知識や技能などを習得できる機会を提供し、社会参加できるよう支援するなど障がいを持つ方の状態やニーズに応じたサービスが非常に豊富に展開されています。その分障がい福祉サービスは利用者の状態やニーズの情報を細部にわたって把握する必要があり、支援記録や計画管理なども含め管理するべき情報が膨大であることが業務を圧迫しています。業務を効率化し事業所運営と利用者へ質の高い支援を提供するには情報管理をICTで電子化しペーパーレスを図っていくことが非常に有効ですが、事業所の環境やサービス内容により適切な方法の選択が困難な場合があります。
弊社の「ほのぼのmore」は障がい者総合支援法に基づく障がい福祉サービスや児童福祉法に基づく障がい児へのサービスに幅広く対応しているため事業所様のニーズに広くお応えすることが可能です。さらに事業所様の規模に応じて適切なICT化をサポートいたしますのでぜひお気軽にご相談ください。

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参考URL：
厚生労働省　障害福祉サービスについて
障害福祉サービス事業所のI CTを活用した業務改善ガイドライン①
障害福祉サービス事業所のI CTを活用した業務改善ガイドライン②
IT導入補助金

当コラムは、掲載当時の情報です。

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