介護に必要な効率的な申し送りのポイントを解説

申し送りはいくつかのポイントをつかんで伝えることが重要。効率的な申し送りができれば業務にもケアの質にもいい効果が生まれます。今回は申し送りの目的と、効率的な申し送りのポイントについて解説します。

申し送りが苦手という介護職もいる

介護職の中には、申し送りが苦手との声が時折聞かれます。 理由として
・何を申し送ればいいのか分からない
・どこまで申し送ればいいのか分からない
・どのように申し送ればいいのか分からない
・申し送る内容を覚えられず、忘れてしまう

という方が多いようです。その結果不要なことまで申し送ってしまい大切な情報がぼやけてしまう、申し送りに多くの時間がかかってしまうといった場合や、逆に伝えるべき情報を申し送れずに利用者のケアや運営業務に支障が出てしまうといった場合もあるようです。介護の仕事を適切に行っていくためには、過不足のない申し送りは非常に大切なのです。そのためには申し送りに必要なポイントをしっかり押さえておくことが重要です。

申し送りの目的とは

申し送りとは交代時に次の勤務者に必要な情報を伝えるものであり、必要な情報とは「利用者のケアのために必要な情報」となります。介護の仕事は利用者一人ひとりの介護計画に沿ってチームケアを行う必要があります。計画通りのケアを提供するためには、利用者の心身や健康状態、進捗状態などの情報を常にチーム全体で共有しておかなければなりません。一人の介護職員が提供したケアや観察した内容が他の介護職員に共有されていないと提供するべきケアが提供できない、または提供するべきでないケアを提供してしまうといったチームケアの乱れが生じます。申し送りが不十分な結果乱れが生じてしまうと、計画的なケアを受けるべき利用者は不利益を被る形になってしまいますよね。利用者のケアに必要な情報を正しく伝え、チームケアの進捗状態を全員で共有できる形にすることが申し送りの大きな目的となります。
そのほか、申し送りの目的として挙げられるのが「トラブル、事故を防止する」という目的です。利用者へのケアは計画に沿った内容以外にも様々な要素が関係してきます。例えば排便が数日出ていないため下剤を内服している場合や、体調不良で発熱がある場合などです。こうした情報を正確に伝達、共有できていないと情報を知らない介護職が適切な対応ができずトラブルや事故に発展する可能性があります。また認知症を有する方などが不穏である、入眠できていないなどの情報や利用者やその家族の希望、要望があった際もどのような対応をしたのか、結果がどうだったのかといった進捗状態を介護職全員で共有できていないと不適切な対応になってしまうかもしれません。利用者の健康と安全を守ることや利用者、家族の信頼を守ることも申し送りの目的といえます。
さらに申し送りの大切な目的として「介護計画の見直し」や「業務改善」の機会とすることが挙げられます。利用者へのケアは介護計画書に沿って行われるものですが、ケアの提供途中で思うように成果が出ない場合や、想定以上に成果が出る場合など計画通りに進まないことがしばしばあります。その際には介護計画の迅速な見直しが求められます。修正が早いほど利用者にとって適切なケアが提供できる機会を多く得ることができるためです。計画に沿ったケアの提供を行った際の反応や結果、気付いた点などを適切に申し送りすることでサービスが適切であるかどうかを都度確認していくことは大変大きな意味を持ちます。また業務中に発生した問題点や気付いた点などを申し送ることでトラブルに発展する前に業務改善に繋げられる機会にもなります。

このように申し送りの目的をしっかりと明確にし、チーム全体で常に共有しておくと、「何のために？」が分かりやすくなりケアの質の向上やリスクの軽減に繋げられる効果が期待できます。

申し送りを効率的に行うためのポイント

申し送りの多くは
・介護（業務）日誌に記入
・口頭で伝える
・連絡ノートに記入

を使用するものが多いと思われます。これらを組み合わせ、日誌に書いた内容を抜粋して口頭でも伝えるといった方法を取られている介護事業所もあるのではないでしょうか。申し送りを効率的に行うには

・日誌、連絡ノートはメモを活用しこまめに記入
・記入する内容は要点をまとめる
・口頭で伝える内容は簡潔に分かりやすく

ということを意識するとよいでしょう。
まず業務中には利用者のケアにあたりながら必要な情報を記録し、さらに事業所運営業務までこなすという非常に忙しいスケジュールで動く必要があります。その中で目的に沿った申し送るべき内容を日誌に書くということは時間が取りづらい場合もあり、つい後に回されがちです。しかし後でまとめて書こうとすると内容を忘れてしまうなどで具体的に何を書けばいいのかが分からなくなってしまうことがしばしばあります。結果、必要な情報や重要な情報を申し送ることができなかったということも起こり得ます。そして口頭でのみ申し送られた内容は時間の経過や別の介護職員へと伝えられていくたびに内容が当初のものとは違うものになってしまうこともあります。それを防ぐために、申し送るべき内容が生じた際は要点をメモに残し、できる限りこまめに日誌に記入していくことが重要です。要点をメモに残す際は「5W1H」を意識して書くことが有効で「いつ、どこで、だれが、なにを、なぜ、どのように」がちゃんと分かる内容になっているか確認すると良いでしょう。日常から5W1Hを意識したメモを取るように実践していくことで、少しずつであっても確実に上達しますので苦手な方も根気強く取り組むことが重要です。
メモは要点を押さえてこまめに書き、日誌には一気に書かなくてもよいように時間が空いた時を使ってこまめに記入、そして口頭で伝える内容は長くなりすぎないようにメモの要点程度の内容で分かりやすく簡潔に伝えることが申し送りを効率的に行うためのポイントです。概要は口と耳で簡潔に伝え、詳細は目で日誌から確認するといった流れですね。

申し送りをさらに効率化するためには

申し送りを効率化するためのポイントとして上記の内容を解説しましたが、そもそも時間が取りにくくて実践できない！という介護事業所もあるかと思います。それは申し送りを情報としてしっかり残すにはメモから日誌、そして口頭という転記作業がどうしても必要になってしまうことが原因として多く挙げられます。介護記録も残さなくてはならない中でその時間はなかなか確保しにくい場合もあるでしょう。申し送りにかかる作業をさらに効率化していくためには一連の作業を簡略化していくことが有効になります。そのためにはICTを活用した介護記録システムで介護記録から申し送りまでを連動させてしまうことがおすすめです。

NDソフトウェアのICTを活用したケア総合記録システム「ほのぼのNEXT」は介護記録、ケース記録から介護日誌、申し送りなどの情報をパソコンなどで一元管理することができます。一度だけ入力すれば介護日誌にも申し送りにもなるため、二度手間がなくなり、記録にかけていた時間を大幅に削減することができます。また「Care Palette（ケアパレット）」のタブレット端末で入力することでその場すぐに記録できるため、パソコンに入力しなくとも記録が可能です。パソコンでの入力が苦手だという方でも操作が簡単で使いやすいのが嬉しいポイントです。さらに音声入力を標準装備しているため声だけで簡単に記録できます。「ほのぼのNEXT」の「Care Palette（ケアパレット）」で効率的な申し送りから日誌の作成、介護記録まで大幅に効率化を図ることに繋がります。
また迅速かつ正確な口頭での申し送りには新デジタルインカム「ほのぼのＴＡＬＫ++」が非常に有効です。スマホやタブレットをトランシーバーのように使うことで離れた場所にいる職員に申し送りをすることができるほか、口頭で伝えた内容が文字情報としても残るため聞き逃しや記憶違いなどのリスク軽減に役立つのでち申し送る内容を忘れてしまう、記録漏れしてしまう介護職の補助にもなり、文字情報を管理者も見ることができるため指導に活用できます。会話には首や耳に負担の少ないネックスピーカーを活用できるため、非常に利用しやすいデバイスです。
ICTを活用して申し送りに必要な情報の記載を大幅に効率化すること、職員間の情報共有の効率化を図ることで業務の負担を減らしながら利用者への質の高いケアを提供する体制を整えることができますのでぜひお役立てください。

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まとめ

介護の仕事において申し送りは計画に沿ったケアをチームで提供するため、トラブルを防ぐため、ケアや業務の質を向上させるためといった目的でチーム間の情報共有を図るために行う非常に重要な業務です。申し送りを円滑に行うためには適宜メモを取り、介護日誌や連絡ノートへ転記したのちに口頭でも伝える方法が多く、介護職によっては負担になることもしばしばです。ICTを活用した介護記録のシステム化や職員間の情報共有を効率化するデジタルインカムを導入し、質の高い申し送りができる体制をつくっていくことが事業所の質、利用者へのケアの質を向上させていくことに大きく繋がります。

当コラムは、掲載当時の情報です。

 

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